Éléments à prendre en compte pour la définition : expérience d’accueil et d’intégration
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de l’expérience d’accueil et d’intégration. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday Onboarding Experience vous permet d’offrir une expérience personnalisée et engageante aux nouvelles embauches à des stades définis de leur transition de candidats à travailleurs. L’expérience d’accueil et d’intégration garantit que les nouveaux membres de l’équipe se sentent informés, connectés et préparés pour réussir dans leur rôle. Vous pouvez utiliser l’expérience d’accueil et d’intégration pour :
- Nouvelles embauches
- Postulants
- Nouveaux travailleurs auxiliaires
Avantages pour l’entreprise
- Favorise le succès de l’entreprise en veillant à ce que les nouvelles embauches se sentent informées, préparées et prises en charge dès le départ.
- Crée une culture positive au travail et génère la confiance dès le premier jour.
- Réduit les défauts de se présenter au premier jour, améliore la fidélisation du personnel et réduit les coûts de rotation du personnel.
- Améliore la productivité en aidant les nouvelles embauches à s’adapter rapidement à leurs tâches.
- Renforce l’engagement des employés en créant un sentiment d’appartenance à la culture de la société.
- Améliore l’efficacité des gestionnaires et des RH en centralisant les tâches administratives liées à la création et à la mise à jour de l’accueil et de l’intégration.
- Prend en charge les quatre colonnes fondamentales de l’accueil et de l’intégration : les connexions, la conformité, la précision et la culture.
Cas d’utilisation
- Créer un rapprochement entre les candidats et les travailleurs jusqu’à ce qu’ils reçoivent un accès Workday. Exemple : fournissez des vidéos sur l’historique, la mission et les valeurs de votre organisation.
- Envoyez un message de bienvenue pour garder les nouvelles embauches ravies de leur nouveau rôle et réduire le risque de défaut de se présenter.
- Autoriser les nouvelles embauches à accéder aux formulaires et aux documents à réviser et à remplir.
- Recueillir des documents essentiels. Exemple : lettres d’offre ou documents d’identification signés.
- Définir les exigences liées à la paie, aux avantages sociaux et à la conformité à l'aide des tâches de processus de gestion
- Fournir un soutien et des ressources continus pour aider les nouvelles embauches à s’intégrer correctement. Exemple : créez une connexion avec un collègue.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous définir le service Plan d’accueil et d’intégration? | Pour configurer à quel moment les plans d’accueil et d’intégration deviennent disponibles pour les nouvelles embauches, vous pouvez définir l’affectation de plans d’accueil et d’intégration comme étape dans les processus de gestion suivants :
|
Avez-vous besoin de plans d’accueil et d’intégration uniques pour différents groupes d’accueil et d’intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des publics de plans d’accueil et d’intégration pour affecter des plans aux publics. Vous pouvez créer des publics à l’aide de règles de conditions pour envoyer du contenu personnalisé à des groupes de nouveaux démarreurs en fonction de critères définis. |
Voulez-vous affecter manuellement des plans d’accueil et d’intégration? | Vous pouvez également utiliser la tâche Affecter un plan d’accueil et d’intégration pour affecter manuellement un plan d’accueil et d’intégration en dehors d’un processus de gestion. L’affectation du plan d’accueil et d’intégration respecte la configuration du public du plan, ce qui signifie que vous ne pouvez pas sélectionner manuellement un plan précis pour une personne. Toutefois, vous pouvez sélectionner une personne. Si la personne a plusieurs événements admissibles, Workday vous invitera à sélectionner l’événement approprié. |
Voulez-vous désactiver un plan d'accueil et d'intégration? | Vous ne pouvez pas désactiver les plans d'accueil et d'intégration, mais vous pouvez désactiver des affectations de plans précises.
Vous pouvez utiliser la tâche Désactiver une affectation de plan d’accueil et d’intégration pour désactiver une affectation de plan. Vous pouvez également désactiver une affectation de régime à partir du menu des actions connexes pour une affectation de régime précise. Vous pouvez utiliser cette tâche pour corriger une affectation de régime incorrecte. Un utilisateur ne peut avoir qu'une seule affectation de régime active. Vous devez désactiver une affectation de régime avant d'en réaffecter une autre. |
Quel type de contenu d’accueil et d’intégration souhaitez-vous créer pour votre public qui reçoit l’intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer un contenu d’accueil et d’intégration pour créer :
Vous pouvez entrer manuellement l’information dans chaque section de la vignette ou utiliser un champ externe. Pour les champs externes, vous pouvez créer un Champ de calcul pour obtenir des informations précises à partir de l’un des objets de gestion suivants :
Vous pouvez créer un communiqué à inclure dans un plan d’accueil et d’intégration. Vous pouvez incorporer des liens, des rapports personnalisés, des messages, des images et des vidéos dans les communiqués qui figureront dans le plan d’accueil et d’intégration, ce qui permettra aux nouvelles embauches de participer à plusieurs types de contenu.
Il se peut que vous deviez prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’accord sur les services d’abonnement de votre organisation. Consultez le communiqué suivant dans Community pour en savoir plus. |
Comment voulez-vous informer les nouvelles embauches des nouveaux contenus d’accueil et d’intégration? | Vous pouvez créer une vignette d’accueil et d’intégration à afficher sur la page d’accueil de Workday pour aider les nouveaux employés à suivre la progression de leur accueil et de leur intégration et à accéder rapidement à leurs plans. |
Voulez-vous afficher le contenu d’apprentissage obligatoire pour les nouvelles embauches? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de la section de l’accueil et de l’intégration pour afficher la section Apprentissage obligatoire dans les plans d’accueil et d’intégration. Dans cette section, vous pouvez afficher du contenu d’apprentissage préconfiguré avec un maximum de 20 vignettes, ce qui permet aux nouvelles embauches d’accéder facilement à la formation essentielle et de la suivre. Pour afficher le contenu dans la section Apprentissage obligatoire pour vous , vous devez :
Nécessite le produit Learning SKU. |
Voulez-vous aider les nouvelles embauches à créer des liens en suggérant des collègues lors de l’accueil et de l’intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de la section de l’accueil et de l’intégration pour afficher la section Établir une connexion avec un collègue dans les plans d’accueil et d’intégration. Cette section tire parti de l'apprentissage automatique pour suggérer des collègues avec lesquels les nouvelles embauches pourront communiquer, ce qui les aidera à tisser des liens, à naviguer dans leur nouvel environnement et à se sentir membre de l'équipe rapidement.Nécessite le produit Talent Optimization |
Voulez-vous aider les nouvelles embauches à rester sur la bonne voie et à participer en affichant des parcours lors de leur accueil et de leur intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de la section Accueil et intégration pour afficher la section Parcours pour vous dans les plans d’accueil et d’intégration. Les parcours regroupent les tâches et les ressources clés dans un seul espace facile à parcourir, ce qui permet aux nouvelles embauches d'accéder rapidement à ce dont ils ont besoin, de rester sur la bonne voie et de demeurer engagés durant leurs premières semaines de travail et au-delà. Cette expérience personnalisée les aide à développer leur confiance dès le premier jour et à naviguer plus efficacement dans leur processus d’accueil et d’intégration.
Exige le SKU Journeys. |
Voulez-vous utiliser la marque de votre organisation? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer une marque externe pour l’accueil et l’intégration afin de assurer la cohérence de la marque pour le préaccueil et l’intégration externe en téléversant les données suivantes :
Consultez la documentation du site de carrières pour le recrutement pour obtenir des recommandations sur la meilleure taille des images suivantes : Éléments à prendre en compte pour la définition : marque dans les sites de carrières externes La marque de l’expérience d’accueil et d’intégration interne dépend de la marque du locataire. Consultez les recommandations relatives au dimensionnement des images : Référence : formats d’image recommandés pour la marque du locataire |
Purge des données | Vous utilisez le champ de rapport Has Active Onboarding Plan Assignment dans les objets de gestion Candidature et Candidat pour purger le candidat, la candidature du candidat ou les deux. |
Voulez-vous générer et distribuer de façon dynamique des documents aux nouvelles embauches? | Vous pouvez configurer l’étape d’action Générer un document dans le processus de gestion Accueil et intégration pour utiliser des documents créés de manière dynamique avec Workday Docs. Vous pouvez ensuite utiliser l’étape Document à passer en revue pour distribuer ces documents aux nouvelles embauches lors de l’accueil et de l’intégration. Exemple : lettres d’offre. |
Recommandations
Si vous utilisez à la fois la préinscription externe et l’expérience interne, Workday vous recommande de configurer des règles de conditions propres au public pour la candidature et le travailleur afin de vous assurer que les nouvelles embauches conservent l’accès au contenu lorsqu’elles deviennent des travailleurs. Une fois qu’un travailleur existe, Workday ignore les règles propres aux candidatures et utilise uniquement les règles de conditions propres au public des travailleurs. (Clients de Workday Recruiting uniquement)
Exigences
Le préaccueil et l’intégration externes reposent sur l’utilisation d’un site de carrières externe. (Clients de Workday Recruiting uniquement) L’accueil et l’intégration peuvent être utilisés pour les processus de gestion suivants :
- Entente d’embauche(clients de Recrutement seulement)
- Offre(clients de Workday Recruiting uniquement)
Limites
- Les nouvelles embauches peuvent uniquement progresser dans leur plan d’accueil et d’intégration et ne peuvent pas revenir aux stades précédents.
- Non pris en charge pour les processus de gestion suivants :
- Effectuer un changement lié à l’emploi
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Démarrer une affectation à l’étranger
- Non pris en charge sur une application mobile native.
Configuration du locataire
Deux tâches
Accueil et intégration
sont utilisées pour accéder au tableau de bord Accueil
et intégration et aux plans d’accueil et d’intégration
existants (à partir des éléments de recherche globale ou de menu de la page d’accueil). L'un est conditionnel et est affecté par la case à cocher Désactiver le tableau de bord d'accueil et d'intégration
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM
, tandis que l'autre indique toujours le tableau de bord d'accueil et d'intégration
existant.Pour la tâche conditionnelle, lorsque vous ne cochez pas la case
Désactiver le tableau de bord d’accueil et d’
intégration, Workday dirige les utilisateurs ayant une affectation de plan d’accueil et d’intégration
active vers la nouvelle page d’accueil du plan d’accueil et d’intégration
. Les utilisateurs sans affectation continueront de voir le tableau de bord Accueil et intégration
existant : .Lorsque vous cochez la case
Désactiver le tableau de bord d’accueil et d’intégration
, Workday dirige tous les utilisateurs vers la nouvelle page d’accueil du plan d’accueil et d’intégration
. Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Définition : Accueil et intégration
| Permet aux administrateurs d'accéder aux tâches du planificateur d'accueil et d'intégration. |
Libre-service : Accueil et intégration
|
|
Afficher : Aperçu des plans d'accueil et d'intégration
| Permet aux utilisateurs d'avoir un aperçu de la configuration des détails du plan d'accueil et d'intégration pour une personne ou une affectation de plan. |
Manage: Accueil et intégration - Règles de conditions
| Permet aux utilisateurs de gérer les règles de conditions propres aux publics pour les plans d'accueil et d'intégration. |
Données sur les travailleurs : Accueil et intégration
| Permet d’accéder aux rapports associés aux plans d’accueil et d’intégration. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer l’étape de service
Affectation de plan d’accueil et d’intégration
pour les processus de gestion suivants afin d’établir le point de départ à partir duquel un plan d’accueil et d’intégration peut être mis à la disposition des nouvelles embauches :- Embaucher un travailleur auxiliaire par contrat
- Entente d’embauche(recrutement seulement)
- Embauche
- Offre(recrutement seulement)
Lorsqu’une nouvelle embauche atteint un stade dans un processus de gestion avec une
affectation de plan d’accueil et d’intégration
configurée, elle passe immédiatement à l’étape :
- Ont affecté leur plan d’accueil et d’intégration.
- Être placé au stade admissible le plus récent que vous avez configuré.
- Recevez toutes les notifications admissibles configurées pour ce stade.
Une nouvelle embauche n'aura accès qu'à un seul plan d'accueil et d'intégration actif à la fois. Workday accordera l’accès à ce régime une fois que la nouvelle embauche aura atteint le premier stade configuré.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affectations du plan d'accueil et d'intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour obtenir un aperçu des détails des affectations de régimes d'accueil et d'intégration pour les travailleurs ou les postulants auxquels ce régime est affecté. |
Récapitulatif du statut du processus de gestion de l'accueil et de l'intégration
| Les gestionnaires peuvent utiliser ce rapport pour afficher un récapitulatif du statut d’accueil et d’intégration d’un travailleur embauché récemment pour une organisation de supervision. Exemple : les coordonnées du travailleur, la date d’embauche, le poste, le gestionnaire d’embauche et le statut de leur processus de gestion Accueil et intégration. |
Avis d’accueil et d’intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour corriger les problèmes potentiels pendant le processus d’accueil et d’intégration, comme tout nouveau travailleur ou postulant qui pourrait ne pas être affecté à un plan d’accueil et d’intégration. |
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.