Éléments à prendre en compte pour la définition : plans d’accueil et d’intégration
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification et de l’utilisation des plans d’accueil et d’intégration. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les plans d’accueil et d’intégration Workday vous permettent d’ offre une expérience personnalisée et motivante aux nouvelles embauches, à des stades définis dans leur transition entre candidats et travailleurs. Les plans d’accueil et d’intégration garantissent que les nouveaux membres de équipe se sentent informés, liés et prêts à réussir dans leur rôle. Vous pouvez utiliser les plans d’accueil et d’intégration pour :
- Nouvelles embauches
- Postulants
- Nouveaux travailleurs auxiliaires
Avantages pour l’entreprise
- Favorise la réussite de l’entreprise en s’assurant que les nouvelles embauches se sentent informées, préparées et soutenues dès le début.
- Crée une culture de travail positive et renforce la confiance dès le premier jour.
- Réduit le nombre de défauts de se présenter dès le premier jour, améliore la maintien en poste du personnel et réduit les coûts liés à la rotation du personnel.
- Améliore la productivité en aidant les nouvelles embauches à s’adapter rapidement à leurs tâches.
- Renforce l’engagement des employé en favorisant un sentiment d’ connexion avec la culture de société .
- Améliore l’efficacité des gestionnaires et des RH en centralisant les tâches administratives liées à la création et à la mise à jour de accueil et intégration et de l’intégration des .
- Prend en charge les quatre piliers de accueil et intégration: les connexions, la conformité, la clarté et la culture.
Cas d’utilisation
- Combler le fossé entre le candidat et le travailleur jusqu’à ce qu’il réceptionner l’accès à Workday . Exemple : fournissez des vidéos sur l’historique, la mission et les valeurs de votre organisation.
- Envoyez un message de bienvenue pour garder les nouvelles embauches satisfaites de leur nouveau rôle et réduire le risque de « défaut de se présenter ».
- Autorisez les nouvelles embauches à accéder aux formulaires et aux documents à réviser et à remplir.
- Recueillir des documents essentiels. Exemple : lettres offre ou documents d’identification signés.
- Définir la paie, les avantages sociaux et d’autres exigences en matière de conformité au moyen des tâches du processus de gestion
- Fournir du soutien et des ressources en continu pour aider les nouvelles embauches à s’intégrer correctement. Exemple : les connecter avec un collègue.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous définir le plan d’accueil et d’intégration? | Pour configurer à quel moment les plans d’accueil et d’intégration deviennent disponibles pour les nouvelles embauches, vous pouvez définir l’affectation d’un plan d’accueil et d’intégration comme étape dans les processus de gestion suivants :
|
Avez-vous besoin de plans accueil et intégration uniques pour différents groupes accueil et intégration ? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des publics de plans d’accueil et d’intégration pour affecter des plans à des publics. Vous pouvez créer des publics à l’aide de règles de condition pour envoyer du contenu personnalisé à des groupes de nouveaux démarrages en fonction de critères définis. |
Voulez-vous affecter manuellement des plans accueil et intégration’ intégration? | Vous pouvez également utiliser la tâche Affecter un plan d'accueil et d'intégration pour affecter manuellement un plan accueil et intégration en dehors d'un processus de gestion. L'affectation de plan accueil et intégration respecte la configuration de public du plan , ce qui signifie que vous ne pouvez pas sélectionner manuellement un plan précis pour une personne. Toutefois, vous pouvez sélectionner une personne, et si la personne a plusieurs événements admissibles, Workday vous invitera à sélectionner l’ événement approprié. |
Voulez-vous désactiver un plan accueil et intégration ? | Vous pouvez désactiver les plans d'accueil et d'intégration en vous assurant qu'ils ne peuvent plus être mappés à un public. Vous pouvez toujours modifier, copier ou afficher un aperçu des régimes désactivés. Vous pouvez désactiver les plans d’accueil et d’intégration dans le menu des actions connexes du plan en sélectionnant Plan d’accueil et d’intégration> Désactiver .Vous pouvez également désactiver les plans d’accueil et d’intégration à partir de la section Plans du rapport Planificateur de l’accueil et de l’intégration en sélectionnant Désactiver dans l’invite Modifier . Vous ne pouvez pas désactiver un plan s'il est affecté à un public . Vous pouvez retirer le public affecté à l'aide de la tâche Mettre à jour les publics des plans d'accueil et d'intégration . Vous pouvez également désactiver des affectations de plans précises à l’aide de la tâche Désactiver l’affectation d’un plan d’accueil et d’intégration . Vous pouvez également désactiver une affectation de régime dans le menu des actions connexes d’une affectation de régime précise. Vous pouvez utiliser cette tâche pour corriger une affectation de régime incorrecte. Un utilisateur ne peut avoir qu’une seule affectation de régime active. Vous devez désactiver une affectation de régime avant d'en réaffecter une autre. |
Quel type de contenu accueil et intégration souhaitez-vous créer pour le public de l'accueil et de l'intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer un contenu d’accueil et d’intégration pour créer :
Vous pouvez entrer manuellement les renseignements dans chaque section de la vignette ou utiliser un champ externe. Pour les champs externes, vous pouvez créer un champ de calcul pour obtenir des informations précises à partir de l’un des objets de gestion suivants :
Vous pouvez créer un communiqué à inclure dans un plan d’accueil et d’intégration. Vous pouvez incorporer des liens, des rapports personnalisés, des messages, des images et des vidéos dans les communiqués, qui figureront dans le plan accueil et intégration , ce qui permettra aux nouvelles embauches d’utiliser plusieurs types de contenu.
Vous devrez peut-être prendre des étapes supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’accord sur les service d’abonnement de votre organisation. Consultez ce communiqué dans Community pour de plus amples renseignements. |
Comment voulez-vous informer les nouvelles embauches du nouveau contenu accueil et intégration ? | Vous pouvez créer une vignette d’accueil et d’intégration à afficher sur la page d’accueil Workday pour aider les nouveaux employés à suivre la progression de leur accueil et intégration et à accéder rapidement à leurs plans. |
Voulez-vous afficher le contenu d’apprentissage obligatoire pour les nouvelles embauches? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de section de l’accueil et de l’intégration pour afficher la section Apprentissage obligatoire pour vous dans les plans accueil et intégration . Dans cette section, vous pouvez afficher du contenu d'apprentissage préconfiguré à l'aide de jusqu'à 20 vignettes, ce qui permet aux nouvelles embauches d'accéder facilement à la formation essentielle et de les suivre. Pour afficher le contenu de la section Apprentissage obligatoire pour vous , vous devez :
Nécessite le SKU d’apprentissage. |
Voulez-vous aider les nouvelles embauches à build des liens en suggérant des collègues lors de accueil et intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de section de l’accueil et de l’intégration pour afficher la section Établir une connexion avec un collègue dans les plans accueil et intégration . Cette section met à profit l’apprentissage automatique pour suggérer des collègues avec lesquels la nouvelle embauche doit se connecter, ce qui les aide à build des liens, à naviguer dans leur nouvel environnement et à équipe rapidement.Nécessite le produit Talent Optimization. |
Voulez-vous aider les nouvelles embauches à rester sur la bonne voie et à rester engagées en affichant des parcours lors de l' accueil et intégration? | Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour des configurations de section de l’accueil et de l’intégration pour afficher la section Parcours pour vous dans les plans accueil et intégration . Les parcours organisent des tâches et des ressources clés en un espace unique et facile à naviguer, ce qui permet aux nouvelles embauches d’accéder rapidement à ce dont elles ont besoin, de rester sur la bonne voie et de rester engagées pendant leurs premières semaines et plus tard. Cette expérience personnalisée les aide à build la confiance dès le premier jour et à naviguer plus efficacement dans leur accueil et intégration .
Nécessite le produit Journeys. |
Voulez-vous utiliser la marque de votre organisation? | Vous pouvez utiliser la tâche Créer une marque externe d’accueil et d’intégration pour mettre à jour une marque cohérente pour la préaccueil et l’intégration externe en téléversant les éléments suivants de votre organisation :
Consultez la documentation sur les sites de carrières pour le recrutement pour obtenir des recommandations de mise en équilibre pour les images suivantes : Éléments à prendre en compte pour la définition : marque dans les sites de carrières externes L'expérience d'accueil et d'intégration interne tire sa marque de la marque du locataire . Voir des recommandations pour le dimensionnement des images : Référence : tailles des images recommandées pour la marque du locataire |
Purge des données | Vous utilisez le champ de rapport Has Active Onboarding Plan Assignment dans les objets de gestion Candidature et Candidat pour purger le candidat ou la candidature du candidat , ou les deux. |
Voulez-vous générer et distribuer de manière dynamique des documents aux nouvelles embauches? | Vous pouvez configurer l’étape d’action Générer un document dans le processus de gestion Accueil et intégration pour utiliser des documents créés dynamiquement avec Workday Docs. Vous pouvez ensuite utiliser l'étape Document à passer en revue pour distribuer ces documents aux nouvelles embauches lors de accueil et intégration des. Exemple : lettres d’offre. |
Recommandations
Si vous utilisez à la fois le processus de préintégration externe et l’expérience interne, Workday vous recommande de configurer des règles de condition propres aux public pour la candidature et le travailleur afin de vous assurer que les nouvelles embauches conservent l’accès au contenu lorsqu’elles deviennent des travailleurs. Une fois qu’un travailleur existe, Workday ignore les règles candidature et utilise uniquement les règles de condition aux public des travailleur . (clients de Workday Recruiting uniquement)
Exigences
La préintégration externe dépend de l'utilisation d'un site de carrières externe. (Clients de Recrutement uniquement) L'accueil et l'intégration peuvent être utilisés dans le processus de gestion suivant :
- Entente d’embauche(clients de Workday Recruiting seulement)
- Offre(clients de Workday Recruiting uniquement)
Limites
- Les nouvelles embauches peuvent uniquement stade suivant dans leur plan accueil et intégration et ne peuvent pas revenir aux stades précédents.
- Non pris en charge pour les processus de gestion suivants :
- Effectuer un changement lié à l’emploi
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Démarrer une affectation à l’étranger
- Actuellement, le système ne prend pas en charge l'authentification unique (authentification unique) dans la préintégration externe.
Configuration du locataire
Deux tâches
d'accueil et d'intégration
sont utilisées pour accéder au tableau de bord Accueil
et intégration et aux plans d'accueil et d'intégration
existants (à partir de la recherche globale ou des éléments du menu de la page d'accueil). L'un d'entre eux est conditionnel et concerné par la case à cocher Désactiver le tableau de bord Accueil et
intégration dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM
, tandis que l'autre indique toujours le tableau de bord Accueil et intégration
existant.Pour la tâche conditionnelle, lorsque vous ne cochez pas la case
Désactiver le tableau de bord de l'accueil et de l'
intégration, Workday dirige les utilisateurs ayant une affectation de plan d'accueil et d'intégration
active ou les utilisateurs qui ont déjà eu un plan d'accueil et d'intégration actif, y compris les réembauches, vers la nouvelle page d'accueil du plan d'accueil et d'intégration
. Les utilisateurs sans affectation continueront de voir le tableau de bord Accueil et intégration
existant, soit .Quand vous cochez la case
Désactiver le tableau de bord Accueil et intégration
, Workday dirige tous les utilisateurs vers la nouvelle page d’ accueil Plan d’accueil et d’intégration
. - Pour les utilisateurs sans plan actif et qui n’ont jamais eu de plan, lorsque la caseDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationn’est pas cochée :
- Les tâches statiques et dynamiques sont directes dans le tableau de bord Accueil et intégration existant.
- Lorsque la caseDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationest cochée :
- La tâche statique est transférée au tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique est menant à la nouvelle expérience d'accueil et d'intégration.
- Pour les utilisateurs avec un plan actif ou qui ont eu un plan incluant les réembauches, lorsque la caseDésactiver le tableau de bord de l’accueil et de l’intégrationn’est pas cochée :
- La tâche statique est transférée au tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique est directe dans la nouvelle expérience Plans d’accueil et d’intégration.
- Lorsque la caseDésactiver le tableau de bord Accueil et intégrationest cochée :
- La tâche statique est transférée au tableau de bord Accueil et intégration existant.
- La tâche dynamique est menant à la nouvelle expérience d'accueil et d'intégration.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Onboarding
| Permet aux administrateurs d'accéder aux tâches du planificateur de l'accueil et de l'intégration. |
Self Service: Onboarding
|
|
Afficher : Aperçu des plans d'accueil et d'intégration
| Permet aux utilisateurs d'afficher un aperçu de la configuration des détails du plan d'accueil et d'intégration d'une personne ou d'une affectation de plan. |
Manage: Onboarding Public Condition Rules
| Permet aux utilisateurs de gérer les règles de condition aux publics pour les plans d'accueil et d'intégration. |
Worker Data: Onboarding
| Permet d’accéder aux rapports associés aux plans accueil et intégration . |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer l’étape de service
Affectation d’un plan d’accueil et d’intégration
aux processus de gestion suivants pour établir le point de départ à partir duquel un plan d’accueil et d’intégration peut être mis à disposition des nouvelles embauches :- Entente d'embauche(recrutement seulement)
- Embauche
- Offre(Recrutement seulement)
Lorsqu’une nouvelle embauche atteint un stade dans un processus de gestion avec une
affectation de plan d’accueil et d’intégration
configurée, l’étape elle est immédiatement :
- Se sont vu affecter l’affectation d’un plan d’accueil et d’intégration.
- Placez le stade admissible le plus récent que vous avez configuré.
- Recevez toutes les notifications admissibles configurées pour ce stade.
Une nouvelle embauche n'aura accès qu'à un seul plan accueil et intégration actif à la fois. Workday subvention l'accès à ce plan lorsque la nouvelle embauche atteint le premier stade configuré.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affectations de plans d'accueil et d'intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour obtenir un aperçu des détails de l'affectation d'un plan accueil et intégration et intégration pour les travailleurs ou les postulants affectés au plan. |
Récapitulatif du statut du processus de gestion de l'accueil et de l'intégration
| Les gestionnaires peuvent utiliser ce rapport pour afficher un récapitulatif du statut accueil et intégration d’un travailleur embauché récemment pour une organisation de supervision. Exemple : les coordonnées du travailleur , la date d'embauche, le poste, le gestionnaire d'embauche, et le statut du processus de gestion de l’accueil et de l’intégration . |
Avis relatifs à l'accueil et à l'intégration
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour traiter les problèmes potentiel pendant le processus accueil et intégration , par exemple dans le cas de tout nouveau travailleur ou postulant qui peut manquer une affectation de plan accueil et intégration . |
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manager Insights Hub | Avec la Console centrale des enseignements pour les gestionnaires, les gestionnaires ont une visibilité directe sur la progression de accueil et intégration de leurs nouvelles embauches, notamment :
En sélectionnant Afficher tout, vous ouvrez la fenêtre modale d'accueil et d'intégration de mon équipe , où les gestionnaires peuvent basculer entre les tâches En retard et Échéance bientôt , trier les colonnes et afficher toutes les tâches accueil et intégration en attente pour leur équipe.
Remarque : Les tâches obligatoires ont priorité sur les tâches facultatives , même si la tâche facultative est en retard le. |