Éléments à prendre en compte pour la définition : communications aux travailleurs ad hoc
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des communications ad hoc aux travailleurs. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La solution Communications aux travailleurs ad hoc vous permet de communiquer des messages urgents à vos travailleurs par le courriel, les notifications poussées sur appareil mobile et les SMS.
Avantages pour l’entreprise
- Donne accès à des populations de travailleur qui ne sont pas facilement accessibles par courriel, ce qui améliore la réactivité.
- Vous permet de communiquer avec les travailleurs en utilisant plusieurs canaux simultanément, améliorant ainsi l’efficacité de vos communications.
- Réduire le besoin d’utiliser des fournisseurs de tierce partie pour la messagerie, ce qui améliore la convivialité.
- Vous permet d' postuler une marque de courriel à partir de modèles de notification et de courriel, en associant vos messages à des couleurs, à des graphiques et à des liens personnalisés qui transmettent la culture de votre société .
- Permet d'utiliser des modèles de messages contenant du texter précomposé, ce qui vous fait gagner du temps et vous aide à mettre à jour la cohérence de vos communications écrites.
Cas d’utilisation
- Créez et envoyez des messages aux travailleurs par courriel, au moyen de notifications poussées sur appareil mobile ou par SMS, ou une combinaison de ces canaux.
- Émettre des communications urgentes à des travailleurs qui n’ont peut-être pas un accès fréquent aux courriels.
- Communiquer les communiqués et les rappels essentiels à l’échelle de la société à 20 000 travailleurs maximum.
- Sélectionnez un public en fonction des données sur les travailleur . Exemples : profil d’emploi, emplacement, organisation de supervision.
- Sélectionner des groupes de travailleurs spécifiques pour les messages ciblés des administrateurs RH.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels canaux souhaitez-vous utiliser pour communiquer avec les travailleurs? | Tous les clients de Workday HCM peuvent envoyer des communications aux travailleur à l’aide des notifications poussées sur appareil mobile et par courriel. Pour envoyer des messages par SMS, vous devez également être un client du produit Workday Messaging.
|
Comment incorporer la marque de votre organisation dans la tâche Envoyer des communications aux travailleurs ? | Vous pouvez postuler votre marque de locataire existante en :
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Quels modèles souhaitez-vous utiliser pour ajouter une marque de courriel aux messages des travailleur ? | Lorsque vous accédez à l’invite Marquer comme courriel dans la tâche Envoyer des communications aux travailleurs , vous pouvez sélectionner des modèles pour ajouter une marque visuelle existante à votre message. Vous pouvez sélectionner :
Pour créer et utiliser des modèles de notification , vous devez configurer Notification Designer. |
Comment voulez-vous ajouter du texter à vos messages de travailleur ? | Vous pouvez :
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Comment envoyer des messages SMS sur le téléphone mobile personnel d’un travailleur? | Par défaut, Workday transmet les messages des travailleur aux numéros de téléphone mobile de travail, mais vous pouvez envoyer des messages au téléphone mobile personnel d’un travailleur si le travailleur:
Si un travailleur indique à la fois un numéro de téléphone mobile de domicile et un numéro de téléphone mobile de travail, il ne peut sélectionner qu’un pour les notifications par SMS . |
Comment utiliser l’IA pour vous aider à rédiger vos communications ad hoc aux travailleurs? | L’éditeur de texte d’IA des communications aux travailleurs ad hoc propose deux options de fonctionnalité d’IA :
Les deux options sont marquées d'une icône de bouton scintillant pour indiquer qu'elles utilisent l'IA. Assurez-vous que les meilleures pratiques de révision, de modification et d’approbation du contenu des messages sont définies avant d’envoyer des communications aux populations de travailleur . Cette approche s’aligne sur le maintien d’un « humain » dans le boucle de tout contenu généré par l’IA, tout en permettant aux créateurs de communications d’ affiner les messages en fonction de divers scénarios. |
Recommandations
- Configurez et testez la solution Communications aux travailleurs ad hoc dans un locataire qui n'est pas en production avant d'utiliser la fonction dans votre locataire de production.
- La tâcheEnvoyer des communications aux travailleursvous permet d’envoyer des messages à un maximum de 5 000 travailleurs. Pour atteindre un maximum de 20 000 destinataires, sélectionnez une recherche enregistrée existante créée dans le rapportRechercher des travailleurs.Assurez-vous d’utiliser le rapport standardRechercher des travailleursprédéfini par Workday; sinon, l’ optionEnvoyer un messagene sera pas disponible.
- Lorsque vous créez la règle de routage des notification pour les canaux sélectionnés, sélectionnez la fréquence par défautImmédiatement: . Ne pas le faire pourrait avoir une incidence sur la fréquence des notifications de ce canal dans l'ensemble de vos processus de gestion personnalisés.
- Affectez des groupes de sécurité fondés sur des rôles aux politiques de sécurité pour donner à des utilisateurs comme les gestionnaires ou les partenaires RH la aptitude d’envoyer des communications.
Exigences
- Vous devez configurer Notification Designer pour créer et utiliser des modèles de notification .
- Les travailleurs doivent choisir d'utiliser de réceptionner des SMS.
Limites
- La fonctionnalité SMS dans la solution Communications aux travailleurs ad hoc n’est disponible que pour les numéros de téléphone mobile dans certains pays. Voir Éléments à prendre en compte pour la définition : Workday Messaging .
- Vous pouvez uniquement utiliser la tâcheEnvoyer des communications aux travailleurspour envoyer des messages aux adresses de courriel de travail.
Configuration du locataire
Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
pour :
- Créez une règle de routage pourla messagerie ad hoc des travailleursen remplaçant les paramètres du type de notification parent HCM.
- Sélectionnez un ou plusieurs des canaux de notification suivants :
- Un courriel.
- notification poussée sur appareil mobile : .
- SMS.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Messages aux travailleurs ad hoc dans le domaine fonctionnel Staffing | Permet aux utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité sans contrainte d’accéder à la tâche Envoyer des communications aux travailleurs . Vous devez rattacher un accès sécurisé à ce domaine à la tâche Envoyer des communications aux travailleurs dans le rapport Rechercher des travailleurs . |
Dans le domaine fonctionnel System :
| Vous permettent d’utiliser Workday Drive et Notification Designer pour créer et sélectionner des modèles de notification dans la solution Communications aux travailleurs ad hoc. |
Manage SMS dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité sans contrainte d’accéder aux rapports suivants :
|
Set Up: Message Templates dans le domaine fonctionnel System | Permet d’utiliser des modèles de messages dans la tâche Envoyer des communications aux travailleurs . |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les notifications par SMS sortantes
| Affichez toutes les notifications par SMS sortantes dans un intervalle de dates précis : . Les détails comprennent :
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Notifications de processus de gestion et d'intégration indexées
| Affichez les détails de toutes les notifications terminées pour l' intervalle de dates précisé, notamment :
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Événement de notification par SMS ( détail des rangées)
| Affichez toutes les notifications par SMS pour la période précisée. Les détails de chaque notification incluent les éléments suivants :
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Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Drive | Drive vous permet de créer, de action et de gérer des modèles de notification , que vous pouvez sélectionner lorsque vous envoyez des messages à des travailleurs. |
Notification Designer | Vous pouvez utiliser Notification Designer pour gérer la disposition, la conception et le contenu des modèles de notification . |
Workday Messaging | Vous permet d’envoyer un message à des travailleurs par SMS. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.