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Dernière mise à jour : 2024-11-01
Éléments à prendre en compte pour la définition : communications ad hoc aux travailleurs

Éléments à prendre en compte pour la définition : communications ad hoc aux travailleurs

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des communications ad hoc aux travailleurs. Elle explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Comment cette définition s’intègre dans Workday.
  • Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
  • Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Ad Hoc Worker Communications vous permet de communiquer des messages urgents aux travailleurs par courriel, au moyen de notifications poussées sur appareil mobile et de SMS.

Avantages pour l’entreprise

  • Permet d’accéder à des populations de travailleurs qui ne sont pas facilement atteignables uniquement par courriel, ce qui améliore la réactivité.
  • Vous permet de communiquer avec les travailleurs en utilisant plusieurs canaux simultanément, ce qui améliore l’efficacité de vos communications.
  • Réduire le besoin d’utiliser des fournisseurs tiers pour la messagerie, ce qui améliore la fonctionnalité.
  • Vous permet d’appliquer la marque aux courriels à partir de modèles de notification et de courriels, en associant vos messages à des couleurs, à des graphiques et à des liens personnalisés qui transmettent la culture de votre société.
  • Permet d’utiliser des modèles de messages contenant du texte précomposé, ce qui vous permet de gagner du temps et de maintenir la cohérence dans vos communications écrits.

Cas d’utilisation

  • Créer et envoyer des messages aux travailleurs par courriel, au moyen de notifications poussées sur appareil mobile ou de SMS, ou une combinaison des canaux suivants.
  • Émettre des communications urgentes aux travailleurs qui n’ont peut-être pas un accès fréquent aux courriels.
  • Communiquer des communiqués et des rappels critiques à l’échelle de la société à un maximum de 20 000 travailleurs.
  • Sélectionnez un public en fonction des données sur les travailleurs. Exemples : profil d’emploi, emplacement, organisation de supervision.
  • Sélectionner des groupes précis de travailleurs pour des messages ciblés de la part des administrateurs des RH.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Quels canaux souhaitez-vous utiliser pour communiquer avec les travailleurs?
Tous les clients Workday HCM peuvent envoyer des communications aux travailleurs par courriel et au moyen de notifications poussées sur appareil mobile. Pour envoyer des messages par SMS, vous devez également être un client du produit Workday Messaging.
Comment intégrer la marque de votre organisation dans la tâche
Envoyer des communications aux travailleurs
 ?
Vous pouvez appliquer votre marque de locataire existante en :
  • Configurer une règle propre à la marque.
  • D’utiliser la tâche
    Configurer la marque du locataire
     pour associer une bannière à la règle.
Quels modèles souhaitez-vous utiliser pour ajouter une marque de courriels aux messages des travailleurs?
Lorsque vous accédez à l’invite
Courriel en fonction de la marque
 dans la tâche
Envoyer une communication aux travailleurs
 , vous pouvez sélectionner des modèles pour ajouter une marque visuelle existante à votre message. Vous pouvez sélectionner :
  • Modèles de courriels.
  • Modèles de notification.
Pour créer et utiliser des modèles de notification, vous devez configurer Notification Designer.
Comment voulez-vous ajouter du texte aux messages de vos travailleurs?
Vous pouvez :
  • Rédigez un message ad hoc en ajoutant du texte directement dans les champs des modes de communication que vous avez sélectionnés dans la tâche
    Envoyer des communications aux travailleurs
     .
  • Sélectionnez un modèle de message, qui chargera le texte précomposé dans le brouillon de message pour chaque mode de communication.
Comment envoyer des messages SMS au téléphone mobile personnel d’un travailleur?
Par défaut, Workday fournit les messages aux travailleurs aux numéros de téléphone mobile de travail, mais vous pouvez envoyer des messages au téléphone mobile personnel d’un travailleur si ce dernier :
  • Définit son numéro de téléphone de domicile ou de travail comme type d’appareil
    mobile
     et ajoute son numéro de téléphone mobile personnel.
  • Choisissez de recevoir des notifications par SMS pour ce numéro.
Si un travailleur répertorie un numéro de téléphone mobile à domicile et au travail, il ne peut en sélectionner qu’un pour les notifications par SMS.
Comment puis-je utiliser l’IA pour créer mes communications ad hoc aux travailleurs?
L’éditeur de texte sur l’IA pour les communications des travailleurs ad hoc fournit deux options de fonctionnalité d’IA :
  1. Raccourcir - Ceci peut s'appliquer aux notifications poussées et aux SMS.
  2. 2. Rendre plus long : cette option peut être appliquée pour développer le contenu des courriels.
Les deux options sont marquées d’une icône étoile violet pour indiquer qu’elles utilisent l’IA.
Assurez-vous que les meilleures pratiques de révision, de modification et d'approbation du contenu des messages sont définies avant que les communications soient envoyées aux populations de travailleurs. Cette approche permet de rester dans la boucle de tout contenu généré par l'IA, tout en permettant aux créateurs de communications d'affiner les messages pour divers scénarios.

Recommandations

  • Configurez et testez les communications ad hoc aux travailleurs dans un locataire qui n’est pas en production avant d’utiliser la fonction dans votre locataire de production.
  • La tâche
    Envoyer des communications aux travailleurs
     vous permet d’envoyer des messages à un maximum de 5 000 travailleurs. Pour atteindre un maximum de 20 000 de destinataires, sélectionnez une recherche enregistrée existante créée dans le rapport
    Rechercher des travailleurs
     .
    Assurez-vous d’utiliser le rapport standard
    Rechercher des travailleurs
     prédéfini par Workday; sinon, l’option
    Envoyer un message
     ne sera pas disponible.
  • Lorsque vous créez la règle de routage de notifications pour les canaux que vous avez sélectionnés, sélectionnez la fréquence par défaut
    Immédiatement
    . Ne pas effectuer cette action pourrait avoir une incidence sur la fréquence des notifications pour ce canal dans tous vos processus de gestion personnalisés.
  • Affectez des groupes de sécurité fondés sur des rôles aux politiques de sécurité pour permettre aux utilisateurs tels que les gestionnaires ou les partenaires RH d’envoyer des communications.

Exigences

Limites

  • La fonctionnalité SMS dans Ad Hoc Worker Communications est disponible uniquement pour les numéros de téléphone mobile aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Canada.
  • Vous pouvez uniquement utiliser la tâche
    Envoyer des communications aux travailleurs
     pour envoyer des messages aux adresses de courriel de travail.

Configuration du locataire

Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
 pour :
  • Créez une règle de routage pour
    la messagerie ad hoc des travailleurs
     en remplaçant les paramètres du type de notification parent HCM.
  • Sélectionnez un ou plusieurs des canaux de notification suivants :
    • Un courriel.
    • Notification poussée sur appareil mobile.
    • SMS.

Sécurité

Domaines
Éléments à prendre en compte
Ad Hoc Worker Messages
 dans le domaine fonctionnel Staffing
Permet aux utilisateurs des groupes de sécurité non contraints d’accéder à la tâche
Envoyer des communications aux travailleurs
 . Vous devez sécuriser l’accès à ce domaine pour accéder à la tâche
Envoyer des communications aux travailleurs
 à partir du rapport
Rechercher des travailleurs
 .
Dans le domaine fonctionnel System :
  • Drive
  • Notification Designer
Vous permettent d’utiliser Workday Drive et Notification Designer pour créer et sélectionner des modèles de notification dans les communications ad hoc aux travailleurs.
Manage SMS
 dans le domaine fonctionnel System.
Permet aux utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité non contraints d’accéder aux rapports suivants :
  • Toutes les notifications SMS sortantes
  • Événement de notification par SMS (détail des rangées)
Set Up: Message Templates
 dans le domaine fonctionnel System
Permet d’utiliser des modèles de messages dans la tâche
Envoyer des communications aux travailleurs
 .

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Rapport
Éléments à prendre en compte
Toutes les notifications SMS sortantes
Sert à afficher toutes les notifications SMS sortantes dans un intervalle de dates particulier. Les détails comprennent :
  • Expéditeur.
  • Bénéficiaire
  • Numéro de téléphone.
  • Texte du message.
  • Type de processus de gestion.
Notifications de processus de gestion et d'intégration indexées
Affiche les détails de toutes les notifications terminées pour l’intervalle de dates spécifié, notamment :
  • Courriel du destinataire
  • Modèle de notification.
  • Modèle de message.
  • Messages par courriel, de notification poussée et de SMS.
  • Canaux.
  • Objet de la notification.
Événement de notification par SMS (détail des rangées)
Sert à afficher toutes les notifications par SMS pour la période précisée. Les détails de chaque notification incluent les éléments suivants :
  • Durée
  • Objet
  • Message
  • Destinataire

Intégrations

Aucune incidence.

Connexions et interactions

Fonctions
Éléments à prendre en compte
Drive
Drive vous permet de créer, de partager et de gérer des modèles de notification que vous pouvez sélectionner lorsque vous envoyez des messages aux travailleurs.
Notification Designer
Vous pouvez utiliser Notification Designer pour gérer la disposition, la conception et le contenu des modèles de notification.
Workday Messaging
Permet d’envoyer des messages SMS aux travailleurs.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.