Étapes : configurer le calendrier Microsoft Outlook pour l’apprentissage
Vous pouvez créer des invitations de calendrier qui se synchronisent automatiquement avec les mises à jour des offres de cours et les événements d’inscription. L’intégration garantit que les apprenants disposent des informations les plus récentes dans leur calendrier lorsqu’ils reçoivent des invitations mises à jour lorsque l’offre de cours change. Si l’offre est annulée, que le participant se désinscrit ou est désinscrit de l’offre, il reçoit un courriel d’annulation.
Workday n’ajoute pas rétroactivement l’intégration de calendrier pour les offres de cours existantes. De plus, Workday vous empêche de télécharger le type de fichier iCalendar (.ics) pour les offres planifiées après l’activation de la fonctionnalité.
L’intégration de calendrier traite uniquement les événements de calendrier créés dans le même type de locataire. Exemple : les événements créés pour d’anciennes offres de cours dans un locataire de mise en œuvre ne seront pas récupérés dans votre locataire de production. Workday vous recommande d’annuler de telles offres de cours en production et de créer de nouvelles offres ou de copier les anciennes offres avant d’inscrire des apprenants.
Workday recommande d’être prudent lors du test de cette fonctionnalité dans des environnements qui ne sont pas en production, car les apprenants recevront de réelles invitations par courriel.
Pour créer des événements de calendrier, l’intégration nécessite un accès en lectureécriture à une seule boîte aux lettres définie dans la configuration du locataire. Workday utilise cette fonction pour envoyer des événements de calendrier aux apprenants et aux instructeurs.
Voir Configurer la politique d’accès à l’application et limiter les autorisations de l’application à des boîtes aux lettres spécifiques d’échange de lettres pour configurer des règles de politique à l’aide de Microsoft Power Shell afin de limiter l’accès en lectureécriture à une boîte aux lettres.
- Enregistrez l’intégration d’apprentissage avec Microsoft Outlook.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCreate Integration System User.Créez un utilisateur du système d’intégration (ISU). Nous vous recommandons d’utiliserLearning_Integrations_Usercomme nom d’utilisateur.Sécurité : domaineIntegration Securitydans le domaine fonctionnel Integration.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.
- Dans la section Apprentissage, sélectionnez la case à cocherActiver l’intégration de calendrier.
- Pour la sectionIntégration de calendrier d’apprentissage, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fournisseur de calendrierSélectionnezCalendrier Microsoft Outlook.Utilisateur du système d'intégrationSélectionnez l’utilisateur de système d’intégration que vous avez créé.Sécurité :Set Up: Tenant Setup - HCMdans le domaine fonctionnel System. - Pour la page d’arrivée, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type of Tenanted Security GroupSélectionnezGroupe de sécurité pour intégrations (contraint)ouGroupe de sécurité pour intégrations (non contraint).NomNous vous recommandons d’utiliserLearning_Integrations_Group.Affectez votre ISU au groupe de sécurité de système d’intégration que vous créez. - Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.Dans la sectionApprentissage, entrez des valeurs pour ces champs dans la grilleParamètreafin de personnaliser vos modèles de messages. Consultez votre service des TI pour obtenir les valeurs suivantes :
- Identifiant de client
- Clé secrète client
- Boîte aux lettres
- Identifiant de locataire
Workday masque les valeurs que vous entrez pour l’identifiant de clientet laclé secrète clientlorsque vous configurez cette intégration pour la première fois. Une fois la configuration terminée, nous n’affichons pas les valeurs entières afin de mieux protéger ces informations sensibles. Nous vous recommandons de définir une nouvelle boîte aux lettres pour gérer vos invitations, car la boîte aux lettres peut devenir occupée. - Accédez à la tâcheGérer des modèles de messages pour le calendrier d’apprentissage.Créez et gérez du contenu pour vos modèles de classe, de classe virtuelle et de messages d’annulation.
- Workday vous permet de configurer des modèles de messages au niveau du locataire et de les appliquer à toutes les invitations par courriel générées à la suite de cette intégration.
- L’intégration ne s’exécute pas tant que vous n’avez pas configuré de modèles de messages afin que les invitations de calendrier vides ne soient pas envoyées aux apprenants.
Sécurité :Set Up: Learning Catalogdans le domaine fonctionnel Learning Core.
- Les instructeurs et les participants inscrits reçoivent la même version de l’invitation. Les participants ne peuvent pas voir les autres participants sur les invitations.
- Workday utilise le fuseau horaire de l’apprenant pour envoyer des invitations et les afficher correctement dans son calendrier.
- Workday envoie des invitations par courriel aux apprenants avec n’importe quel client de messagerie.
- Workday limite le nombre de participants sur une seule invitation à 500 et crée automatiquement une autre invitation lorsque vous atteignez cette limite. Vous pouvez générer un maximum de 9 900 courriels en 24 heures.
Accédez au rapport
Statut de l’intégration de calendrier d’apprentissage
pour afficher :
- Si l’intégration est en cours d’exécution à ce moment précis. L’intégration est définie pour s’exécuter toutes les 15 minutes.
- Le nombre d'invitations envoyées au cours des dernières 24 heures.
- Le nombre d'invitations exécutées au cours des 24 dernières heures.
- Offres de cours et leçons connexes pour toute invitation en attente