Étapes : configurer Google Agenda pour l’apprentissage
Vous pouvez créer des invitations de calendrier qui se synchronisent automatiquement avec les mises à jour des offres de cours et les événements d’inscription. L’intégration garantit que les apprenants disposent des informations les plus récentes dans leur calendrier lorsqu’ils reçoivent des invitations mises à jour lorsque l’offre de cours change. Si l’offre est annulée : ou si le participant se désinscrit ou est désinscrit de l’offre, il reçoit un courriel d’annulation.
Workday n’ajoute pas rétroactivement l’intégration de calendrier pour les offres de cours existantes. De plus, Workday vous empêche de télécharger le type de fichier iCalendar (.ics) pour les offres planifiées après l’activation de la fonctionnalité.
L’intégration de calendrier traite uniquement les événements de calendrier créés dans le même type de locataire. Exemple : les événements créés pour d’anciennes offres de cours dans un locataire de mise en œuvre ne seront pas récupérés dans votre locataire de production. Workday vous recommande d’annuler de telles offres de cours en production et de créer de nouvelles offres ou de copier les anciennes offres avant d’inscrire des apprenants.
Workday recommande d’être prudent lors du test de cette fonctionnalité dans des environnements qui ne sont pas en production, car les apprenants recevront de réels courriels.
- Enregistrez l’intégration d’apprentissage avec Google.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCreate Integration System User.Créez un utilisateur du système d’intégration (ISU). Nous vous recommandons d’utiliserLearning_Integrations_Usercomme nom d’utilisateur.Sécurité : domaineIntegration Securitydans le domaine fonctionnel Integration.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.
- Dans la section Apprentissage, sélectionnez la case à cocherActiver l’intégration de calendrier.
- Pour la sectionIntégration de calendrier d’apprentissage, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fournisseur de calendrierSélectionnezGoogle Agenda.Utilisateur du système d'intégrationSélectionnez l’utilisateur de système d’intégration que vous avez créé.Sécurité :Set Up: Tenant Setup - HCMdans le domaine fonctionnel System. - Pour la page d’arrivée, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type of Tenanted Security GroupSélectionnezGroupe de sécurité pour intégrations (contraint)ouGroupe de sécurité pour intégrations (non contraint).NomNous vous recommandons d’utiliserLearning_Integrations_Group.Affectez votre ISU au groupe de sécurité de système d’intégration que vous créez. - Mettez à jour les autorisations des groupes de sécurité.Ajoutez le domaineSet Up: Learning External Content Integrationsà la sectionAutorisations de rapports/tâchesavec un accèspour Afficheretmodifier, et la sectionAutorisations d’intégrationavec un accèspour Charger.
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - HCM.Pour la sectionIntégration de calendrier d’apprentissagedans la grilleParamètres, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Clé du propriétaire du serviceWorkday utilise ce texte une fois que vous avez défini le projet sur Google Cloud Platform. Communiquez avec votre service informatique ou votre administrateur Cloud pour définir cette option.Boîte aux lettresEntrez l’adresse de courriel à partir de laquelle vous souhaitez générer les invitations dans le calendrier. Assurez-vous que cette adresse de courriel correspond à l’adresse entrée dans Google Cloud Platform. Nous limitons le nombre de courriels que vous pouvez générer en 24 heures à 10 000 courriels internes et à 3 000 courriels externes.Limité à l'environnementLorsque vous sélectionnez un environnement, Workday empêche vos paramètres de prévisualisation de remplacer vos paramètres de production lorsque les données de votre locataire de production sont utilisées pour actualiser les données de vos locataire de prévisualisation. - Accédez à la tâcheGérer des modèles de messages pour le calendrier d’apprentissage.Créez et gérez du contenu pour vos modèles de classe, de classe virtuelle et de messages d’annulation.
- Workday vous permet de configurer des modèles de messages au niveau du locataire et de les appliquer à toutes les invitations par courriel générées à la suite de cette intégration.
- L’intégration ne s’exécute pas tant que vous n’avez pas configuré de modèles de messages afin que les invitations de calendrier vides ne soient pas envoyées aux apprenants.
- L’intégration n’utilise pas de délégation à l’échelle du domaine, ce qui garantit que Workday n’a pas un accès en lecture et en écriture à toutes les boîtes aux lettres de votre locataire.
Sécurité :Set Up: Learning Catalogdans le domaine fonctionnel Learning Core.
- Les instructeurs et les participants inscrits reçoivent la même version de l’invitation. Les participants ne peuvent pas voir les autres participants sur les invitations.
- Workday utilise le fuseau horaire de l’apprenant pour envoyer des invitations et les affiche correctement dans son calendrier.
- Workday envoie des invitations par courriel aux apprenants avec n’importe quel client de messagerie.
- Workday limite le nombre de participants sur une seule invitation à 500 et crée automatiquement une autre invitation lorsque vous atteignez cette limite. Vous pouvez générer un maximum de 9 900 courriels en 24 heures.
Accédez au rapport
Statut de l’intégration de calendrier d’apprentissage
pour afficher :
- Si l’intégration est en cours d’exécution à ce moment précis. L’intégration est définie pour s’exécuter toutes les 15 minutes.
- Le nombre d'invitations envoyées au cours des dernières 24 heures.
- Le nombre d'invitations exécutées au cours des 24 dernières heures.
- Offres de cours et leçons connexes pour toute invitation en attente