Concept : modèles de messages de calendrier
Les modèles de messages de calendrier dans Workday vous permettent de personnaliser les notifications que les apprenants et les instructeurs reçoivent pour les événements d’apprentissage. Ils fournissent un moyen de communiquer des informations importantes de manière cohérente et efficace, ce qui améliore l’expérience d’apprentissage. Elles permettent également aux administrateurs de gagner du temps en automatisant le processus de notification. En fournissant des messages clairs et informatifs, les modèles contribuent à une expérience d’apprentissage plus positive et plus efficace.
Workday permet la configuration de modèles de messages au niveau du locataire, en les appliquant à toutes les invitations au courriel générées à partir de l’intégration de Microsoft Outlook et de Google Calendar. Workday fournit également des messages par défaut pour les modèles. Vous pouvez personnaliser les modèles pour afficher des renseignements précis dans l’objet et le corps du courriel. Workday utilise les mêmes modèles pour les instructeurs et les apprenants.
Workday vous permet de créer des modèles de courriels dans différentes langues. Pour envoyer une invitation de calendrier aux apprenants dans la langue précisée d’une offre de cours, vous devez :
- Précisez une seule langue dans l’offre de cours.
- Activez la traduction de modèles de messages pour l’intégration de calendrier dans votre locataire.
- Créez un modèle de message dans la langue de l’offre de cours.
Workday ne traduit pas les champs de rapport dans la langue de l’offre de cours. Workday vous recommande de créer des cours distincts pour chacune de vos langues prises en charge et de sélectionner le cours traduit lors de la création du modèle de message pour le calendrier d’apprentissage de traduction.
Workday n’exécute pas les intégrations de Microsoft Outlook et de Google Calendar tant que vous n’avez pas configuré de modèles de messages, ce qui vous empêche d’envoyer des invitations de calendrier vides aux apprenants.
Workday ne vous oblige pas à reconfigurer le modèle de message de calendrier si vous modifiez votre intégration de Microsoft Outlook à Google, ou inversement.
Types de modèles de messages de calendrier
Lorsqu’un événement d’apprentissage est planifié ou modifié, Workday utilise le modèle approprié pour générer et envoyer une invitation de calendrier aux participants concernés. Workday fournit différents types de modèles de messages de calendrier pour répondre à divers scénarios d’apprentissage.
- En classe : Workday déclenche ce modèle lorsqu’un apprenant inscrit ou annule une inscription à des leçons en classe en personne, et que les administrateurs de l’apprentissage annulent des inscriptions avec des leçons en classe en personne. Workday déclenche également ce modèle lorsque vous modifiez une offre de cours comprenant des leçons en classe en présence de l’instructeur.
- Classe virtuelle : Workday déclenche ce modèle lorsqu’un apprenant inscrit ou désinscrit une inscription contenant des leçons en classe virtuelle, et lorsque les administrateurs de l’apprentissage annulent des inscriptions contenant des leçons en classe virtuelle. Workday déclenche également ce modèle lorsque vous modifiez une offre de cours comprenant des leçons en classe virtuelle.
- Annulation : Workday déclenche ce modèle uniquement lorsqu’une offre de cours est annulée.
Vous pouvez personnaliser chaque modèle pour y inclure des détails pertinents, tels que l’heure de l’événement, l’emplacement et l’information sur l’instructeur.
Le fait de refuser l’invitation du calendrier ne désinscrit pas un étudiant de l’offre de cours. Les étudiants doivent se désinscrire manuellement des offres de cours dans Workday.
Workday déclenchera les modèles de messages pour la classe ou la classe virtuelle si vous mettez à jour les champs ci-dessous dans la tâche
Modifier une offre de cours
:
- Information supplémentaire
- Nom de l'emplacement ad hoc
- Adresse de l'emplacement ad hoc
- Salle dans un emplacement ad hoc
- Description
- Date de fin
- Instructeur
- Ordre de la leçon
- Détails d'ouverture de session
- Leçon obligatoire
- Mot de passe
- Fuseau horaire
- Titre
- Date de début
- Adresse URL de la classe virtuelle
Exemple : lorsqu’un apprenant se désinscrit d’une leçon en classe virtuelle, Workday envoie une invitation de calendrier avec le statut Annulé ajouté à l’
objet
et le corps
du courriel affiche l’information définie pour la leçon en classe virtuelle.Si vous utilisez des champs calculés pour les modèles de messages, assurez-vous que votre utilisateur du système d’intégration (ISU) pour l’intégration du calendrier d’apprentissage a accès aux champs calculés. Si votre ISU n’a accès à aucun champ, il ne sera pas affiché dans le courriel envoyé aux apprenants et aux instructeurs. Si vous souhaitez utiliser des champs calculés personnalisés pour le modèle de message de calendrier, vous devez créer des champs calculés dans l’objet de gestion Leçon avec instructeur avec accès administrateur de l’apprentissage.
Modèles de messages de calendrier nouveaux et mis à jour
Workday applique un nouveau modèle uniquement aux nouvelles offres de cours. Workday applique un nouveau modèle aux offres de cours existantes uniquement lorsque vous mettez à jour les offres de cours.
Workday applique les modèles mis à jour aux offres de cours lorsque vous modifiez des offres de cours. En outre, Workday envoie par courriel un modèle mis à jour aux apprenants et aux instructeurs inscrits existants lorsque vous mettez à jour une offre de cours, et non aux apprenants qui s’inscrivent ou qui abandonnent des inscriptions après que vous avez mis à jour un modèle.