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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Concept : directives pour le stockage des soldes de congés

Concept : directives pour le stockage des soldes de congés

Lorsque les travailleurs accèdent aux tâches et aux rapports liés aux congés dans votre locataire, Workday calcule les soldes des régimes de congés et les montants des cumuls de manière dynamique en fonction des règles des régimes de congés définies. Workday accède à des rapports en arrière-plan qui effectuent des calculs à partir d’un moment précis pour accéder aux valeurs des soldes.
Tous les travailleurs ont un historique des congés. Workday extrait de nombreux événements dans leur profil de travailleur, notamment les événements liés aux congés, les cumuls et les reports d’une période de solde à l’autre. Selon que vous configurez ou non Workday pour stocker les soldes, les mêmes renseignements sont accessibles à des vitesses différentes :
  • Si vous ne configurez pas le locataire pour stocker les soldes, le traitement de ceux-ci prend beaucoup plus de temps. S’il n’y a pas de point de référence précis, Workday exécute les calculs à partir du moment où les soldes ont été entrés pour la première fois dans Workday. Workday doit revenir à l’historique initial des travailleurs pour calculer toutes les composantes des absences et générer les résultats de leurs soldes d’absences.
  • En revanche, si vous stockez les soldes à intervalles réguliers, Workday affiche les résultats calculés à partir des soldes stockés les plus récents lorsque les travailleurs accèdent aux soldes de leurs régimes de congés. Étant donné que Workday utilise une date plus récente, le temps de traitement est beaucoup plus rapide, ce qui offre une expérience utilisateur améliorée et plus efficace.
Pour optimiser la performance, vous pouvez planifier des traitements pour stocker régulièrement les soldes pour tous les régimes de congés qui effectuent un suivi des soldes. Lorsque vous utilisez la tâche
Planifier le traitement du solde calculé des congés
 pour stocker les soldes à 91 jours ou plus et les cumuls, Workday utilise les soldes stockés et les montants des cumuls comme point de départ pour les calculs dynamiques ultérieurs.
Vous pouvez stocker les soldes à la date de début de toute période dans le calendrier de périodes du régime de congés. Vous ne pouvez pas stocker de soldes pour une date future.
Si vous rencontrez des problèmes de performance liés aux absences, utilisez le rapport
Afficher des calendriers du traitement des soldes calculés de congés
 pour vérifier si vous avez des calendriers pour stocker les soldes de congés. Sinon, créez-les.

Meilleures pratiques pour la performance

Pour maintenir un niveau de performance minimum, Workday vérifie chaque mois si un régime de congés comporte des soldes stockés à une date donnée dans les 13 derniers mois. Sinon, Workday stocke automatiquement les soldes à une date de 13 mois avant le troisième dimanche du mois. Toutefois, Workday vous recommande de planifier manuellement des traitements personnalisés selon vos régimes de congés et les exigences de votre entreprise.
Nous vous recommandons de faire ce qui suit :
  • Ne pas stocker les soldes à la date du jour.
  • Exécuter la tâche
    Planifier le traitement du solde calculé des congés
     avec une date de référence de 91 jours ou plus. Lors du stockage des soldes, Workday utilise la date de début de la période, dérivée du calendrier de périodes du régime.
  • Ne lancez pas le traitement
    Planifier le traitement du solde calculé des congés
     plus souvent que la fréquence de votre calendrier de périodes. Exemples : si la fréquence du calendrier de périodes pour le régime de congés est :
    • Toutes les deux semaines. Vous pouvez exécuter le traitement toutes les deux semaines. N’exécutez pas le traitement toutes les semaines.
    • Mensuelle. Vous pouvez exécuter le traitement tous les mois ou à une fréquence moindre. N’exécutez pas le traitement toutes les semaines ou toutes les deux semaines.
    • Trimestrielle. Exécutez le traitement tous les 3 mois. N’exécutez pas le traitement toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois.
    N’exécutez pas le traitement pour la période en cours. Définissez la valeur du champ
    Nombre de jours avant la date d’exécution
     à plus de zéro. Il est recommandé d’entrer une valeur d’au moins 91 jours. Le fait de définir la valeur à 91 jours ou plus a pour principal avantage de s’assurer que Workday stocke le cumul, ce qui améliore davantage la performance.
  • Modifiez la planification de la tâche pour traiter moins de régimes en même temps ou augmentez la fréquence de récurrence.
  • Planifiez l’exécution du traitement de nuit.
    Pour les projets de déploiement initiaux de Workday ou pour les fusions et acquisitions, tenez compte de l’ordre des opérations, car cela peut avoir une incidence sur les délais de traitement des calculs. Pour une performance optimale, lors du chargement des soldes des travailleurs dont l’emploi a pris fin dans vos locataires Workday, Workday vous recommande d’effectuer les étapes ci-dessous dans l’ordre suivant :
    1. Charger des congés
    2. Stocker les soldes.
    3. Mettre fin à l’emploi d’un travailleur.
  • Utilisez les services Web Import pour les congés et les absences dont les transactions d’enregistrements à volume élevé comportent plus de 2 000 rangées par chargement.
  • Tenez compte des calendriers de production de rapports et de leur synchronisation. Veillez à exécuter des rapports avant d’exécuter les soldes calculés associés aux congés planifiés. Exécutez vos rapports tous les trimestres et calculez les soldes stockés au moins une fois par trimestre. Le fait de fournir un point de départ pour le calcul des soldes permet à la structure de production de rapports de rappeler l’information. Si vous exécutez des rapports trimestriels concernant les cumuls des absences à l’échelle de la société, il est préférable d’exécuter les rapports peu de temps après la dernière exécution programmée du stockage des soldes. Les rapports personnalisés et les sources de données indexées, telles que Workers for HCM Reporting, sont des éléments clés à prendre en compte pour une performance efficace, car ils permettent d’évoquer les soldes d’absences stockés de manière plus performante.
  • Si votre organisation compte plus de 100 000 travailleurs HCM actifs, vous devriez évaluer le rendement de votre locataire en raison du volume de transactions que vous êtes susceptible de générer. Prendre en charge ce nombre de travailleurs peut nécessiter une attention particulière pour évaluer l’exécution du locataire et l’expérience de l’utilisateur final.
  • Exécutez le processus
    Planifier le traitement du solde calculé des congés
     une fois que les employés ont terminé l’entrée des congés pour la période.
    Exemple : attendez que les employés entrent leurs congés à la fin de l’année avant d’exécuter le traitement pour décembre. Cette méthode réduit le nombre de fois où Workday doit recalculer et stocker les soldes en réponse à des entrées rétroactives.

Configuration du locataire

Passez en revue la façon dont le worklet Absences affiche les soldes. Si vous remarquez que le chargement est long ou que le worklet met beaucoup de temps à se charger, accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
 et accédez à la section
Congés
. Sélectionnez l’option
Désactiver les soldes dans les worklets des absences
. Les travailleurs peuvent continuer à consulter leurs soldes dans le calendrier lorsqu’ils consultent leurs absences ou demandent une absence.
Passez en revue les paramètres du locataire pour Paie. Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
, accédez à la section
Fiches de paie
 et activez les options
Rendre persistantes des données d’absence pour des fiches de paie
 afin d’améliorer la performance des fiches de paie et du service Web
Get Payroll Payslips
. La persistance a lieu entre le calcul de la paie et l’achèvement du traitement de la paie. Workday analyse les données d’absence persistantes à partir du résultat de la paie, sauf lorsque la paie a été finalisée avant l’activation de l’option.

Incidences sur le rendement

Les facteurs suivants ajoutent à la complexité des calculs du solde de congés. Déterminez si vous devez ou non exécuter le traitement plus souvent pour tous les régimes ou certains d’entre eux :
  • Fréquence du calendrier de périodes. Exemple : hebdomadaire ou mensuel. N’utilisez pas les calendriers de périodes quotidiens dans les régimes de congés. Workday vous recommande de sélectionner au moins un calendrier hebdomadaire.
  • Limites : limite supérieure, limite inférieure et report maximum autorisé.
  • Cumuls multiples associés au solde.
  • Congés multiples associés au régime.
  • Solde d’un régime qui dépend du solde d’un autre régime.
  • Nombre de périodes traitées dans le calendrier de périodes.
  • Nombre d’employés admissibles au régime. Configurez l’admissibilité des pays aux régimes de congés ou aux calendriers des jours fériés.
  • Volume des remplacements et des ajustements.
  • Volume des demandes de congés avec calculs du temps entré au moyen de Workday Time Tracking.
  • Volume des congés et des corrections chargés à l’aide des services Web.
Quelques recommandations générales :
  • Incluez chaque régime dans un seul calendrier.
  • Envisagez de stocker les soldes pour les cumuls complexes et pour ceux qui utilisent des cumuls mobiles. Ne pas le faire peut avoir une incidence négative sur les résultats du locataire et les délais d’exécution.
  • Assurez-vous que les calendriers de périodes sont limités à la durée nécessaire pour le chargement des soldes des travailleurs. Si vous créez des calendriers de périodes trop éloignés dans le passé et que vous ne stockez pas ces soldes de manière cohérente, Workday met plus de temps à calculer les soldes de manière dynamique.
  • Faites en sorte d’utiliser des calculs de table de consultation avancés.
  • Lorsque vous utilisez les calculs associés de la composante des absences
    Congés payés
    , ces calculs doivent évaluer d’autres calculs, tels que la limite inférieure pour retourner une valeur. Bien souvent, il n’est pas nécessaire d’utiliser ce calcul associé de la composante des absences non payées si le régime utilise une limite inférieure et la validation
    Maximum autorisé d’unités de congés non payés
    . Dans la mesure du possible, utilisez plutôt le calcul associé de la composante des absences
    Time Off Total
    , car il n’évalue pas les autres calculs.
  • Passez en revue vos configurations de sécurité. Les configurations complexes des domaines liés aux absences et des politiques de sécurité des processus de gestion risquent d’avoir une incidence sur l’accès aux tâches et aux processus de gestion.

Intégrations

De nombreuses intégrations utilisent la structure de production de rapports pour récupérer les données des services Web externes. Si les soldes ne sont pas stockés et que le service Web s’exécute, cela peut avoir une incidence sur les temps d’exécution des intégrations planifiées. Tenez compte de l’incidence sur la performance du locataire envoyant ou extrayant des données pour les transactions entrantes et sortantes.
Pour les transactions sortantes, vérifiez si l’intégration accède aux soldes en fonction d’une période. La quantité de données et la plage de temps risquent d’avoir une incidence sur la performance. Si possible, essayez de limiter ces plages de temps. Si vous savez qu’une intégration prend beaucoup de temps à s’exécuter, envisagez de l’exécuter à un moment différent ou voyez si le stockage des soldes peut accélérer l’intégration.