Éléments à prendre en compte pour la définition : production du formulaire 1099

Administrator Guide

Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation de la production de rapports 1099. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La fonction de production de rapports 1099 génère des formulaires IRS 1099 à partir de vos paiements aux fournisseurs, aux travailleurs auxiliaires, aux investisseurs, aux bénéficiaires ad hoc et aux bénéficiaires divers.

Avantages pour l’entreprise

Vous aide à mettre à jour conformer à IRS lors de la soumission des formulaires 1099 MISC et 1099 NEC.

Réduire le fardeau administratif lié à l’exportation des données de paiement vers des applications tierces.

Maintient intégrité des données en calculant automatiquement les montants retenus d’impôts et de résultat net fédéraux et d’État à partir de vos données Workday .

Cas d’utilisation

Pendant que votre organisation se prépare pour le traitement du formulaire 1099 :

Vous exécutez le

rapport d’audit du formulaire 1099

pour vous assurer d’avoir correctement configuré vos bénéficiaires 1099. Vous rechercher des bénéficiaires 1099 dont l’adresse principale ou le numéro d’identification fiscale est manquant. Mettez à jour ces bénéficiaires et réexécutez le

rapport d’audit du formulaire 1099

Vous affichez un aperçu des détails du paiement 1099. Vous déterminez qu’un paiement à déclarer qui a eu lieu dans un système existant est manquant. Vous créez un ajustement du formulaire 1099 de façon à ce que le formulaire 1099-NEC délivré au bénéficiaire reflète tout ce que votre organisation a payé cette année. Vous affichez de nouveau un aperçu des détails du paiement 1099, puis continuez d'apporter des corrections à votre configuration, aux bénéficiaires et aux paiements, au besoin.

Vous générez un fichier de test à partir de Workday et le téléverser dans le système de test de IRS FIRE pendant la période de test.

Vous générez un fichier à partir de Workday et le téléverser sur le portail payé par l’IRS de l’ IRS .

Lorsque votre organisation commence le traitement du formulaire 1099 :

Vous générez des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC que vous imprimez et envoyez par courriel à tous vos bénéficiaires 1099. Vous sélectionnez Copier B et imprimez sur une feuille en blanc avec des numéros d’identification fiscale tronqués.

Vous générez des formulaires électroniques 1099-MISC et 1099-NEC dans Workday et les téléverser dans le système IRS FIRE ou dans le portail fiscal de IRS IIRS.

Après avoir envoyé les formulaires 1099 aux bénéficiaires et les avoir déclarés à l’ IRS:

Un fournisseur vous contacte, car il n’a jamais reçu son formulaire 1099. Vous réimprimez le formulaire 1099 pour ce bénéficiaire individuel.

Un fournisseur appelle votre organisation pour vous informer que son formulaire 1099 le déclare par erreur comme étant FATCA. Vous créez un changement fournisseur dans Workday, imprimez un formulaire corrigé pour le bénéficiaire et générez un fichier corrigé que vous soumettez à l’ IRS.

Vous vous rendez compte que vous avez manqué un bénéficiaire. Vous créez une exécution de formulaire 1099 supplémentaire, imprimez un formulaire 1099 que vous envoyez par courriel au bénéficiaire et générez un fichier électronique 1099 pour le bénéficiaire manqué uniquement, que vous téléverser dans le système IRS FIRE ou sur le portail fiscal de IRS .

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quelles cases 1099-MISC et 1099-NEC doit-on produire des rapports?	Avec la tâche Mettre à jour la configuration du formulaire 1099 , vous pouvez : Mappez des catégories de dépenses ou des hiérarchies de catégorie de dépenses aux cases des formulaires 1099. Précisez les montants des seuils dans une ou plusieurs catégories. Workday exclut les formulaires avec des paiements excédentaires des passagers des fichiers électroniques FIRE, car ces montants ne peuvent plus être soumis au système FIRE. Vous devez produire ces formulaires 1099 séparément. Voir Générer des fichiers électroniques pour le formulaire 1099le
Comment soumettre vos retours d’information 1099 à l’ IRS?	Workday vous permet : Générez des formulaires électroniques 1099 que vous pouvez téléchargement et déclaration produite par voie électronique manuellement à l’aide du système IRS FIRE ou du portail fournisseur d’impôt de IRS . Imprimer des formulaires 1099 pour vos bénéficiaires. Vous pouvez produire des données pour plusieurs sociétés avec un seul code de contrôle du préparateur.
Produisez-vous des déclarations pour le formulaire 1099 pour des États qui participent au programme combiné de déclaration fédérale et d’État (CFSF)?	Workday peut générer des retours de formulaire électroniques sous forme de formulaires qui satisfont aux exigences du programme CF/SF.
Lorsque vous consolidez les paiements aux fournisseur au nom de plusieurs sociétés pour le même fournisseur, quelle société délivre le formulaire 1099?	Workday indique pour le payeur dans les formulaires 1099 la société qui paie la facture ou crée le lot de règlement.

Recommandations

Lorsque vous migrez vers Workday en milieu d’année et chargez les soldes initiaux du formulaire 1099 avec les ajustements du formulaire 1099 :

Créez un ajustement dans Workday pour chaque paiement existant .

Entrez les informations existant aux paiements dans le champ de note afin de pouvoir les consulter plus tard.

N'utilisez les ajustements du formulaire 1099 que lorsque vous ne pouvez pas corriger la transaction initiale dans Workday.

Exigences

Pour une déclaration à l' IRS par voie électronique :

Obtenez un code de contrôle du numéro d’identification fiscale émis par l’ IRS pour la société qui produit une déclaration.

Définissez une intégration de
la production de déclarations par voie électronique 1099 pour
. Voir Étapes : définir l’intégration de la déclaration électronique 1099 .

Définissez les codes de retenue d'impôt qui contiennent des taux de taxe/impôt pour les administrations fiscales suivantes :

L’ IRS.

États dans lesquels vous produisez le résultat net 1099.

Voir Étapes : définir les taxes sur les transactionsEtÉtapes : définir les retenues d’impôt le

Pour que Workday inclue un paiement dans un formulaire 1099 pour une année de déclaration et une administration fiscale fédérale ou d’un État, vous devez :

Incluez le paiement dans l’une des transactions suivantes :

Ajustements du formulaire 1099.

Paiements ad hoc.

Paiements divers.

Factures de fournisseurs.

Définissez le destinataire de votre paiement comme bénéficiaire 1099.

Sélectionnez les catégories de dépenses et les montants que vous avez mappés aux catégories 1099 de IRS .

Utilisez un code de taxe/impôt que vous avez mappé :

Un taux d’impôt fédéral.

Un taux d’impôt d’un État, lorsque vous déclarez à l’État.

Workday utilise le code de taxe de votre paiement pour déterminer l’ administration fiscale à laquelle vous déclarez le paiement. Exemple : vous déclarez des paiements sans retenue d'impôt à la Californie. Vous utilisez un code de taxe qui contient le taux de taxe fédéral et un taux de taxe/impôt de l’État de Californie de zéro pour cent.

Payez ou réglez la transaction au cours de l’exercice de déclaration.

Workday utilise la date de paiement pour la production de rapports 1099, et non la date de la transaction. Exemple : un travailleur auxiliaire indépendant soumet une facture de fournisseur le 25 décembre, et votre société la paie le 2 janvier. Le paiement s’applique à la production de rapports 1099 pour la nouvelle année.

Assurez-vous que le paiement a le statut Accepté
lorsque vous utilisez la fonction d’accusé de réception de paiement.

Limites

Workday prend uniquement en charge les formulaires suivants :

1099-MISC.

1099-NEC.

1096.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA et Set Up: Payee Tax Authority Information dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.	Les utilisateurs ayant accès aux deux domaines peuvent sélectionner des dispositions de formulaires 1099 et 1096.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts .	Les utilisateurs peuvent : Utilisez l’ espace de travail 1099 . Exécutez le rapport 1099 . Exécutez le rapport d'audit du formulaire 1099 . Créez des exécutions de formulaires 1099. Créer des exécutions de formulaires 1099 corrigées. Imprimez les formulaires 1099 et 1096.
Reports: Supplier Accounts dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts .	Les utilisateurs peuvent exécuter le rapport de numéros d’identification fiscale de fournisseur en double .
Set Up: Payee Tax Authority Information dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.	Les utilisateurs peuvent mapper : Les catégories 1099 pour les catégories de dépenses et les hiérarchies. Une administration fiscale aux retenues d’impôt fédéral ou d’État 1099.
Set Up: Tax dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Les utilisateurs peuvent définir les détails sur les taxes société pour la production du formulaire 1099.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Ajustement du formulaire 1099	Les utilisateurs peuvent ajuster les catégories de dépenses et les soldes d’ouverture du formulaire 1099.
Événement de transmission électronique du formulaire 1099	Les utilisateurs peuvent générer des formulaires électroniques 1099.

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rapport d'audit du formulaire 1099	Affichez les bénéficiaires 1099 avec activité de facture ou de paiement qui nécessitent des informations fiscales supplémentaires pour s’afficher sur les formulaires 1099, telles que : Un numéro d’identification fiscale États-Unis. Une adresse de déclaration fiscale ou une adresse principale.
Détails des paiements pour la production du formulaire 1099 -	Révisez toutes les transactions de paiement des bénéficiaires 1099, y compris les paiements : Inférieur aux seuils 1099. Appartiennent à des catégories de dépenses et à des hiérarchies de catégorie de dépenses que vous n’avez mappées à aucune case de IRS . Avec les types de paiements que vous excluez de la production du formulaire 1099. Vous pouvez accéder au rapport à partir de la tâche Créer des détails de paiement 1099 et du rapport Rechercher des détails de paiement 1099 . Voir Étapes : afficher un aperçu des détails du paiement 1099le Nous vous recommandons de ne pas accéder aux tâches Exécuter ou Planifier à partir du menu des actions connexes du rapport Détails des paiements 1099 , car cela pourrait retourner des informations incomplètes. Vous ne pouvez pas copier le rapport Détails des paiements 1099 .
Rapport de numéros d'identification fiscale de fournisseur en double	Repérez les fournisseurs qui ont peut-être des numéros d’identification de contribuable en double.
Rechercher un formulaire 1099	Sert à afficher les détails du formulaire 1099 pour la société et année d'imposition sélectionnées.
Rechercher des ajustements 1099	Affiche les ajustements du formulaire 1099 pour une ou plusieurs sociétés, années d’imposition ou bénéficiaires.
Rechercher des exécutions de formulaires 1099	Affichez les exécutions du formulaire 1099 que vous avez déjà générées pour les sociétés et les années calendrier sélectionnées.
Afficher la configuration du formulaire 1099	Affichez le mappage des catégories de dépenses ou des hiérarchies de catégorie de dépenses et des seuils aux cases de formulaires 1099 MISC ou 1099 NEC pour l’année sélectionnée.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Obtenir le formulaire 1099 MISC	Récupérez des données d'une exécution de formulaire 1099-MISC ou 1099-NEC, en vue de filtrer par société.
Get Company 1099 MISC Data	Récupérez toutes les données d’une exécution complète du formulaire 1099 MISC ou du formulaire 1099 NEC, y compris des informations récapitulatives par payeur.
Put 1042-S Income Code	Ajoutez ou mettez à jour les codes de résultat net 1042-S ainsi que les catégories de dépenses ou les hiérarchies de retenues.
Soumettre un ajustement 1099	Lorsque vous migrez vers Workday en milieu d’année, vous pouvez utiliser un Créateur d'interfaces Entreprise (EIB) et créer des ajustements pour charger vos soldes initiaux de formulaires 1099.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Comptant	Workday utilise les données de vos paiements ad hoc à des fournisseurs, à des travailleurs auxiliaires, à des bénéficiaires ad hoc et à des investisseurs pour calculer vos montants 1099.
Règlements	Workday inclut uniquement les montants des documents payés ou réglés dans vos montants 1099. Lorsque vous utilisez la fonction d’accusé de réception de paiement, l’accusé de réception de paiement doit avoir le statut Accepté de l’ institution financière. Workday utilise les données de paiements divers à des bénéficiaires divers pour calculer vos montants 1099.
Comptes de fournisseurs	Workday utilise les données de factures de fournisseur et d’ajustements de facture de fournisseur pour calculer les montants de vos formulaires 1099.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la Workday Touchpoints Kit, visitez le Workday Community.

2022R2 What’s New Post : 1099-MISC et 1099-NEC Combined Federal and Statement Filing (CFSF)

Workday Community: Traitement du formulaire 1099