Éléments à prendre en compte pour la définition : projets immobilisables
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des projets immobilisables. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Cette fonction vous permet d’effectuer le suivi de vos dépenses sur les projets qui aboutissent à des actifs immobilisés.
Avantages pour l’entreprise
Avec les projets immobilisables, vous pouvez percevoir les coûts d’un projet et les convertir en actifs de l’entreprise.
Cas d’utilisation
Vous pouvez effectuer le suivi des dépenses sur les projets d’envergure que vous immobilisez et amortissez au fil du temps. Exemples :
- Améliorations de l’immeuble
- Installations de matériel
- Nouveaux immeubles
- Logiciels et mises en œuvre
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment votre organisation immobilise-t-elle les coûts de main-d’œuvre? | Vous pouvez comptabiliser les coûts de main-d’œuvre d’un projet à titre d’actifs à long terme plutôt qu’à titre de dépenses à court terme. Vous pouvez capitaliser les coûts de main-d’œuvre en utilisant les méthodes suivantes :
|
De quels coûts voulez-vous effectuer le suivi par rapport à votre projet que vous n’incluriez jamais dans un actif lié au projet? | Vous pouvez créer des règles d’exclusion des travaux en cours pour résoudre automatiquement ces transactions à l’aide de la règle d’inscription comptable Dépenses. Cette règle d’inscription rationalise la comptabilisation et élimine le besoin de révision. |
Votre organisation utilise-t-elle des worktags de mise en équilibre principaux? | Si tel est le cas, vous devez définir un worktag de mise en équilibre principal dans votre projet immobilisable à utiliser dans la comptabilisation des travaux en cours. |
Quels types de worktags de mise en équilibre facultatifs votre organisation utilise-t-elle? | Vous pouvez préciser jusqu’à cinq worktags supplémentaires pour générer des écritures entièrement équilibrées. Vous pouvez utiliser ces worktags supplémentaires avec ou sans vos worktags de mise en équilibre principaux dans vos transactions de travaux en cours. |
Comment voulez-vous affecter les transactions de votre projet immobilisable aux actifs du projet? | Vous pouvez affecter des transactions de projet immobilisable aux actifs du projet :
L’affectation automatique réduit l’effort de gestion des transactions de votre projet immobilisable. |
Voulez-vous activer la comptabilité multilivre pour les transactions de projets immobilisables? | Pour configurer votre locataire afin qu’une comptabilité multilivre soit créée pour les transactions de projet immobilisable, assurez-vous de configurer la règle d’inscription comptable Règlement multilivre - Actifs de l’entreprise . |
De quelle manière voulez-vous que Workday génère la comptabilisation de vos récapitulatifs des coûts de main-d’œuvre? | Pour générer la comptabilité intersociétés, sélectionnez Tous les projets dans la tâche Définir la configuration de la récapitulation des coûts de main-d’œuvre de projet .
Pour générer la comptabilisation des heures de projet immobilisable admissibles, sélectionnez Projets immobilisables seulement. Lorsque les transactions satisfont à une règle d’exclusion des travaux en cours, Workday ne génère aucune comptabilité. |
Recommandations
Nous vous recommandons de faire ce qui suit :
- Créez une ou plusieurs règles d’exclusion des travaux en cours. Vos règles d’exclusion peuvent classer automatiquement les transactions de projet immobilisable à titre de dépenses ou d’actifs, éliminant ainsi la comptabilisation manuelle des travaux en cours.
- Créez une ou plusieurs règles d’affectation d’actifs liés à un projet. Vos règles d’affectation permettent à Workday d’affecter automatiquement les transactions de projet immobilisable aux actifs liés au projet. Cette affectation automatique élimine l’effort manuel de révision des transactions de votre projet immobilisable.
- Utilisez laConsole des projets immobilisablespour :
- Réviser plus efficacement vos transactions dans les travaux en cours.
- Affecter automatiquement les transactions du projet immobilisable aux actifs liés au projet.
- Immobiliser des actifs liés à un projet.
Exigences
Lorsque vous configurez vos projets immobilisables, vous devez créer des règles d’inscription comptable pour :
- Travaux en cours
- Dépenses
- Dettes
- Recouvrement des coûts de main-d’œuvre d’un projet
Si vous utilisez des worktags de mise en équilibre, vous devez configurer les règles d’inscription comptable Dettes interworktags et Créances interworktags.
La société, au niveau des lignes pour les notes de frais, les factures de fournisseurs et les écritures manuelles, doit correspondre à la société du projet immobilisable figurant sur cette ligne de transaction.
Limites
Vous devez créer des écritures manuelles pour rendre compte des modifications apportées aux transactions une fois que vous les avez passées en charges.
Pour déplacer le coût d’une transaction par carte d’approvisionnement vers un actif lié au projet immobilisable, vous devez créer une écriture manuelle et l’associer au projet immobilisable.
Vous pouvez uniquement définir des worktags de mise en équilibre principaux et facultatifs sur les projets immobilisables sans transaction. Une fois que votre projet contient des transactions, vous ne pouvez plus modifier les worktags de mise en équilibre sélectionnés dans le projet. Vous pouvez uniquement sélectionner des types de worktags de mise en équilibre facultatifs définis pour le locataire avant la création de votre projet.
Configuration du locataire
Dans la tâche
Modifier la configuration du locataire – Gestion financière
, vous pouvez :
- Définir le niveau de détail des lignes d’écriture générées à partir de la règle d’inscription des travaux en cours. Vous pouvez ajouter ces types de worktags dans la sectionInclure les types de worktags dans les travaux en courspour :
- Lignes et détails de la note de frais.
- Récapitulatifs des coûts de main-d’œuvre issus de méthodes de récapitulation des coûts standard et incluant toutes les charges.
- Ligne de facture de fournisseur et fractionnements de ligne et ligne d’ajustements de facture de fournisseur et fractionnements de ligne.
- Activer l’inscription des travaux en cours aux codes de livre d’actifs de la société pour la comptabilisation d’actifs Multibook.
Sécurité
Affectez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Projet immobilisable :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Capital Projects
| Gérer le projet :
|
Manage: Project Labor Cost Accounting
| Gérer les récapitulatifs des coûts de main-d’œuvre dans les rapports et les tâches et y accéder. |
Set Up: Capital Projects
| Gérer :
|
Set Up: Project Labor Cost Summary Accounting
| Configurer la comptabilisation du récapitulatif des coûts de main-d’œuvre pour les projets immobilisables et non immobilisables. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Vérifier les charges d’un projet immobilisable
| Réviser et approuver les transactions reclassées à titre de charges. |
Vérifier la récapitulation des coûts de main-d’œuvre d’un projet
| Réviser et approuver les coûts de main-d’œuvre récapitulés selon les méthodes de répartition des coûts standard et des taux. |
Événement d’enregistrement d’un actif
| Enregistrer et affecter des données comptables aux actifs immobilisables du projet. |
Événement de retrait d’un actif
| Annuler l’immobilisation des actifs liés au projet. |
Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Détails des transactions de projet immobilisable
| Vérifiez toutes les transactions du projet immobilisable. |
Console des projets immobilisables
| Révisez les transactions et immobilisez les actifs liés au projet. |
Rechercher des récapitulatifs de coûts de main-d’œuvre de projet
| Affichez les récapitulatifs des coûts de main-d’œuvre créés à partir des méthodes de récapitulation des coûts standard et chargés. |
Afficher un projet
| Révisez et modifiez les détails du projet, notamment les dates, l’organisation et le propriétaire. |
Rapport sur le rapprochement des travaux en cours
| Comparez les activités liées aux projets immobilisables du point de vue d’une transaction opérationnelle, et non du grand livre, et rapprochez l’activité. |
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour gérer vos projets immobilisables :
- Obtenir un actif lié au projet
- Mettre un actif lié au projet
Connexions et interactions
Projets immobilisables interagit avec les domaines suivants de Workday :
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.
Fonction | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Actifs de l’entreprise | Désignez les actifs de votre projet pour les convertir en actifs de l’entreprise et immobiliser les coûts associés. |
Frais | Les notes de frais sont transmises aux projets immobilisables et sont désignées comme actifs ou dépenses de l’entreprise. |
Comptabilité générale | Les écritures manuelles sont transférées aux projets immobilisables. |
Traitement de la paie | Immobilisez les coûts de main-d’œuvre issus de la paie pour un projet en tant qu’actif à long terme. |
Comptes de fournisseurs | Les factures de fournisseurs sont transmises aux projets immobilisables et sont alors désignées comme actifs ou dépenses de l’entreprise. |
Suivi des heures | Vous pouvez immobiliser les coûts de main-d’œuvre provenant du suivi des heures sur un projet en tant qu’actif à long terme. |
Projets | Vous pouvez immobiliser les coûts de main-d’œuvre des transactions d’heures de projet ad hoc. |