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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : créer des budgets de projets

Étapes : créer des budgets de projets

Créez un projet avec des dates de début et de fin.
Le plan des coûts d’un projet vous donne un aperçu des coûts approximatifs à partir des ressources affectées à votre projet, tandis que le plan des produits d’un projet vous aide à estimer les produits futurs qui découlent de la facturation du contrat. Pour alimenter le budget final, nous extrayons toutes les dimensions de la structure du plan et de la configuration du budget du projet. Les lignes de budget sont extraites des worktags de projet. Workday crée ensuite un calendrier de budget de projet.
Au cours de la progression du projet, vous pouvez mettre à jour les prévisions pour inclure les données historiques, les chiffres réels et les estimations futures. Vous pouvez ensuite utiliser ces renseignements pour rectifier votre projet.
Vous pouvez également créer un budget de projet préalable sans utiliser de prévision des ressources :
  • Créez un budget et un calendrier en blanc. C’est utile s’il n’y a aucun coût de main-d’œuvre associé au projet et que le budget peut être mis à jour par une entrée manuelle.
  • Utilisez l’affectation en pourcentage ou les heures estimatives du plan de ressources comme base pour un budget de niveau élevé.
(Facultatif) Vous pouvez différencier les budgets de base des budgets prévisionnels à l’aide de catégories de plans configurées à partir de la hiérarchie de projets. Workday prend en charge l’affectation d’un plan unique à la fois pour une base et une prévision dans un projet.
  1. Définissez votre plan de ressources de projet et les affectations de rôles du projet et tenez compte de ce qui suit :
    • Affectation en pourcentage ou heures estimatives.
    • Les ressources du projet.
    • Les dates de début et de fin.
  2. (Facultatif) Créez une prévision de ressources.
    1. Accédez à la
      tâche Créer une prévision de ressources pour un projet
       .
    2. Pour l’option
      Vue de niveau de la prévision
       , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Projet
    Workday génère une prévision de niveau supérieur contenant le travailleur et ses heures prévisionnelles.
    Tâche de plan de projet
    Workday génère une prévision détaillée comprenant le travailleur et ses :
    • Tâches de projet.
    • Heures prévisionnelles pour chaque tâche.
    Sécurité : domaine
    Manage: Project Resource Forecast
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  4. Accédez au profil du projet.
    1. Sélectionnez l’onglet Gestion
      financière
       .
    2. Sélectionnez l’onglet
      Plan
       .
    3. Cliquez sur
      Créer un budget
      .
      Workday n’affiche pas le bouton
      Créer un budget
       dans l’onglet Plan dans les cas suivants :
      • Lorsqu’il n’y a pas de configuration de budget de projet dans la hiérarchie de projets ou le locataire.
      • Quand une configuration de budget de projet existe dans la hiérarchie ou le locataire, mais la création de budgets de projets est désactivée dans cette configuration.
    4. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Société
    Ce champ obligatoire s’affiche uniquement quand aucune société n’est indiquée dans le projet.
    Worktags
    Entrez tous les worktags supplémentaires qui sont des dimensions obligatoires dans la structure de plan. Ce champ ne s’affiche pas quand les dimensions obligatoires de la structure de plan figurent dans la hiérarchie de projets.
    Exemple : la dimension
    Centre de coûts
     est obligatoire dans la structure de plan, mais elle n’est pas définie dans le projet ni dans la configuration du budget de projet. Entrez le worktag
    Centre de coûts
     ici. Workday enregistre la valeur
    Centre de coûts
     dans le projet et l’utilisera dans le budget de projet.
    Nom du plan
    Workday affiche ce nom dans la grille
    Budget du projet
     . Accédez à la grille dans le rapport
    Plan
     du groupe de profil Gestion
    financière
     du profil de projet.
    Type de calcul pour le plan
    Sélectionnez les données entrantes liées aux produits et aux coûts configurées pour la hiérarchie de projets ou le locataire que vous souhaitez utiliser comme base afin de créer le budget du projet.
    Prévision de ressources
    S’affiche quand le type de calcul pour le plan inclut une prévision de ressources comme base pour la création du budget.
    Méthode de calcul des produits
    Sélectionnez la base de calcul des produits pour le budget de projet :
    • Heures et frais liés à un projet
        - Workday crée un plan des produits à l’aide de la ligne de contrat associée au projet, à la phase de projet ou au niveau de tâche de projet. Quand vous avez des lignes de contrat au niveau de la phase ou de la tâche de projet avec le type d’heures et de frais, Workday utilise la ligne de contrat correspondante au niveau le plus précis pour la phase ou la tâche de projet afin de créer la ligne de plan des produits. Les budgets de projets prennent en charge à la fois des taux horaires et des taux quotidiens, selon la feuille de taux contractuels et les règles propres aux taux de facturation.
    • Prix fixe - Versement
        - Workday affiche des lignes de contrat pour les versements à prix fixe avec les versements liés aux produits générés utilisés pour calculer le plan des produits.
    • Prix fixe - Pourcentage d’achèvement (heures)
        - Workday affiche les contrats à prix fixe disponibles que vous pouvez sélectionner pour remplir le champ
      Montant du contrat
       . Vous pouvez également entrer un montant de contrat pour afficher un aperçu de la façon dont Workday calcule le budget. Workday crée le plan des produits à l’aide d’une formule de comptabilisation des produits en pourcentage d’achèvement pour chaque période en fonction des données réelles et prévisionnelles : (Montant du contrat * Pourcentage d’achèvement)/(Produits déjà comptabilisés)
    Structure de plan
    Affiche la structure de plan configurée dans le type de calcul pour le plan définie pour la hiérarchie de projets.
    Source de prévision
    Sélectionnez le type de source de prévision pour le budget du projet.
    Sécurité :
    domaine Manage: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  5. (Facultatif) Pour créer un autre budget de projet en copiant un budget existant, sélectionnez
    Plan
    Copier un budget
     dans le menu des actions connexes du plan.
    Sécurité :
    domaine Manage: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
  6. Pour soumettre le budget pour approbation, sélectionnez
    Plan
    Soumettre un plan pour approbation
     dans le menu des actions connexes du plan.
  7. (Facultatif) Pour appliquer la configuration des attributs des lignes de plan au budget de votre projet :
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour la configuration du locataire pour les budgets de projets
       .
    2. Cliquez sur l’onglet
      Configuration des attributs de lignes de plan
       .
    3. Cliquez sur
      Mettre à jour les attributs
       , puis exécutez la tâche.
    Lorsque vous utilisez Worksheets pour définir les budgets de projets, vous devez mettre à jour manuellement les attributs dans les lignes de plan des classeurs de budgets de projets.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Project Budget
     dans le domaine fonctionnel Projects.
Vous pouvez développer les résultats de budget des produits et des coûts obtenus pour afficher les montants par période budgétaire.
Vous pouvez consulter les détails du calcul Workday d’un plan approuvé ou d’un brouillon. À partir du menu des actions connexes, vous pouvez sélectionner
Afficher un plan
dans le calcul initial
dans la ligne de budget de :
  • Transactions liées à des heures de projet ad hoc (coûts réels).
  • Lignes d’écriture (produits réels).
  • Prévisions de ressources (prévisions de produits et de coûts).
  • Heures estimatives du plan de ressources par rôle dans le projet (coûts et produits estimatifs).
  • Affectation en pourcentage du plan de ressources par rôle dans le projet (coût et produit estimatifs).
  • Versement aux fins de comptabilisation des produits (uniquement pour les plans des produits de type Prix fixe - Versement).
  • Blocs d’heures (coûts réels).
Les lignes de budget de projet calculées ne comprennent pas :
  • Changements manuels des lignes de budget de projet.
  • L’ajout de lignes de budget pour les comptes de grand livre tels que les déplacements, le matériel ou les installations.