Exemple : geler les autorisations de dépense
Cet exemple décrit comment configurer un gel et un questionnaire obligatoire pour les autorisations de dépense, afin d’exercer un meilleur contrôle sur les dépenses.
Vos employés soumettent des autorisations de dépense pour demander une approbation préalable pour les frais de déplacement à l’étranger. Toutefois, les récentes restrictions de déplacement dans le monde entraînent des réductions budgétaires dans votre société.
Pour faire face à ces réductions budgétaires, vous devez :
- Appliquer un gel des autorisations de dépense à l’échelle de la société.
- Inclure un questionnaire sur les autorisations de dépense afin que les employés puissent fournir les motifs des demandes pendant la période de gel.
- Configurez le processus de gestionAutorisation de dépenseet la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Expenses.
- Assurez-vous qu’un approbateur supplémentaire est disponible dans le groupe de sécurité des partenaires pour les frais. Vous l’ajouterez au processus d’approbation lors de votre configuration.
Sécurité :
- Le domaineProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)dans le domaine fonctionnel Expenses.
- Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Ajoutez une étape d’approbation au processus de gestionAutorisation de dépense.
- À partir du menu des actions connexes du processus de gestionAutorisation de dépense, sélectionnez .
- Entrez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une étape avec les valeurs suivantes :OptionDescriptionOrdreEntrez une valeur de sorte que la nouvelle étape d’approbation devienne la dernière étape du processus d’approbation. Exemple : si votre dernière étape d’approbation estf, entrezfapour la nouvelle étape d’approbation.TypeApprobationGroupePartenaire pour les frais
- Cliquez surOK.
- Créez une règle de conditions pour la nouvelle étape d’approbation.
- À partir du menu des actions connexes de la nouvelle étape d’approbation, sélectionnez .
- Entrez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une rangée et sélectionnezCréer une règle de conditionsdans l’inviteRègle.
- Cliquez surOK.
- Dans la pageCréer une règle de conditions, précisez les valeurs suivantes :OptionDescriptionDescriptionGeler les autorisations de dépense à l’échelle de la sociétéEt/ouEtChamp externe source ou règle de conditionsSpend Authorization Spend Freeze for CompanyOpérateur relationneln’est pas en blanc
- Cliquez surOKdeux fois, puis surTerminé.
- Activez le gel des dépenses.
- À partir du menu des actions connexes de votre société, sélectionnez .
- Cochez la caseGeler les autorisations de dépense.
- Cliquez surOKetTerminé.
- Créez un questionnaire.
- Accédez à la tâcheCréer un questionnaire.
- SélectionnezCréer un nouveau questionnaireet entrezObjet de la demande d’autorisation de dépensedans le champNom du nouveau questionnaire.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surModifier les détails d’un questionnaireet entrez les valeurs suivantes :OptionDescriptionAutorisé dans les processus de gestionAutorisation de dépenseInstructions de questionnairePrécisez le motif de cette transaction, car elle se produit pendant un gel des autorisations de dépense à l’échelle de la société.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surMettre à jour des questions.
- SélectionnezCréer une questiondans l’inviteQuestionet entrez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de la questionObjet du déplacementCorps de la questionQuel est le but de ce voyage?Type de questionTexte
- Cliquez surOK.
- Cochez la caseObligatoire, puis cliquez surOK.
- Ajoutez une étape de questionnaire dans le processus de gestionAutorisation de dépense.
- À partir du menu des actions connexes du processus de gestionAutorisation de dépense, sélectionnez .
- Entrez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une étape avec les valeurs suivantes :OptionDescriptionOrdreaaTypeRemplir le questionnaireGroupeTravailleur auxiliaire pour lui-mêmeEmployé pour lui-mêmeToutSélectionnez l’option.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surConfigurer un questionnaire.
- Entrez la date du jour et cliquez surOK.
- Dans l’inviteQuestionnaire, sélectionnezObjet de la demande d’autorisation de dépense.
- Cliquez surOK.
- Appliquez la règle de condition de gel des dépenses à la nouvelle étape du questionnaire.
- À partir du menu des actions connexes de la nouvelle étape liée au questionnaire, sélectionnez .
- Entrez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une rangée et sélectionnezGeler les autorisations de dépenseà l’échelle de la société dans l’inviteRègle.
- Cliquez surOKetTerminé.
Lorsque les employés :
- Créent des autorisations de dépense, ils doivent remplir un questionnaire qui détaille le motif de leur demande.
- Soumettent des autorisations de dépense, les transactions sont acheminées vers un approbateur supplémentaire.
Ajoutez des mesures de contrôle supplémentaires pour les autorisations de dépense en configurant des vérifications budgétaires pendant la période de gel.