Étapes : autoriser les travailleurs à créer des notes de frais pour les non-travailleurs
- Définissez les notes de frais.
- Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des notes de frais des non-travailleurs.
Vous pouvez permettre aux travailleurs de créer et de soumettre des notes de frais au nom des types de non-travailleurs suivants, car ils n’ont généralement pas accès à Workday :
- Candidats.
- Membres de comités externes.
- Étudiants.
- Étapes : définir les autorisations de sécurité.Ajoutez des travailleurs au domaineProcess: Expense Notesdans le domaine fonctionnel Expenses et au moins un de ces domaines afin qu’ils puissent créer des notes de frais pour les non-travailleurs :Non-travailleurDomainesCandidatCandidate Data: Candidate Expensesdans le domaine fonctionnel Recruiting.Membre de comité externeCommittees: Viewdans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.ÉtudiantPour les étudiants admis, les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Student Core :
- Student Data: Student ID
- Student Data: Student Profile
Pour les étudiants externes :- External Student Data: Student IDdans le domaine fonctionnel Personal Data.
- External Student Data: Student Public Reportsdans le domaine fonctionnel Staffing.
- (Facultatif) Créez des groupes de sécurité fondés sur des segments.Configurez les types de non-travailleurs à afficher dans la tâcheCréer une note de frais pour le compte d’un non-travailleuren activant l’accès au segment de groupe de sécuritéType de bénéficiaire lié à une note de frais.
- Utilisez les champs de rapport suivants pour acheminer les notes de frais liées à des non-travailleurs à des évaluateurs et à des approbateurs précis :
- Expense Report Pay To is Candidate
- Expense Report Pay To is External Committee Member
- Bénéficiaire lié la note de frais est un étudiant
- (Facultatif) Accédez au rapportMettre à jour l’utilisation de worktags.Dans la sectionNote de frais, activez le type de worktag Demande de poste pour sélectionner manuellement les worktagsDemande de postedans les tâches suivantes :
- Créer une note de frais
- Créer une note de frais pour le compte d’un non-travailleur: membres de comités externes et étudiants seulement
- Créer une note de frais pour un travailleur
Participantspour ces tâches, vous pouvez utiliser le worktagDemande de postepour associer les dépenses des participants aux demandes de postes. Exemple : vous créez une note de frais pour un dîner d’employés auquel participe également un candidat.Workday inclut toujours automatiquement des worktagsDemande de postedans les lignes d’écriture pour les notes de frais des candidats que vous créez dans la tâcheCréer une note de frais pour un non-travailleur. Vous ne pouvez pas retirer ces worktags, car ils contribuent à garantir l’exactitude de la comptabilité et des rapports.Sécurité : domaineSet Up: Enable Worktagsdans les domaines fonctionnels suivants :- Common Financial Management
- Worktags
- (Facultatif) Définir des filtres personnalisés pour un lot de règlement.Créez des filtres personnalisés pour les lots de règlement que vous créez pour les non-travailleurs.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheRéaffecter des transactions par carte de crédit pour frais professionnels.Réaffectez des transactions par carte de crédit aux non-travailleurs pour inclure les transactions dans leurs notes de frais.Sécurité : domaineProcess: Credit Carddans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- Ajoutez des paiements liés à des frais aux choix de paiement pour les non-travailleurs.
- Créez des notes de frais de non-travailleurs et détaillez les lignes de frais.