Envoyer des lettres de recouvrement par courriel
- Définissez des lettres de recouvrement. Voir Étapes : définir des lettres de recouvrement.
- Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Vous pouvez rédiger et envoyer des lettres de recouvrement aux clients par courriel pour les informer des factures en souffrance. Lorsque vous composent une lettre de recouvrement, vous pouvez :
- Utiliser des modèles de notifications et de générateur de messages prédéfinis.
- Remplissez un tableau avec les détails d’un maximum de 15 factures de clients sélectionnées, notamment les montants de facture, les dates, les numéros, les montants dus, les dates d’échéance et les bons de commande.
- Tirez parti de l’analyse de génération (GenAI) pour relire, récapituler et ajuster le tonalité de votre lettre.
- Sélectionnez les destinataires de la lettre de recouvrement à partir de l’invite.
- Afficher et gérer les pièces jointes.
- À partir du menu des actions connexes du profil de client, sélectionnez .
- Critères de finalisation des lettres de recouvrement par courriel:
Option Description Factures en souffranceWorkday coche automatiquement la case. Lorsque cette option est sélectionnée, Workday inclut toutes les factures de clients impayées dont la date d’échéance de paiement est passée.Factures venant bientôt à échéanceLorsque cette option est sélectionnée, Workday inclut toutes les factures impayées avec une date d’échéance de paiement futur.Factures à exclureWorkday coche automatiquement les cases. Lorsque cette option est sélectionnée, Workday ne recherche pas les factures qui :- Marqués comme étant en litige ou bloqués. Voir : Mettre une facture de client en litige.
- Exclus des frais de relance.
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les factures :
Option Description Inclure les fichiers PDF des factures sélectionnéesCochez cette case pour inclure les fichiers PDF de facture disponibles d’une taille totale pouvant atteindre 7 Mo.Lorsque plusieurs fichiers PDF sont disponibles, Workday sélectionne les fichiers les plus récents.Inclure les factures dans le courrielVous pouvez sélectionner jusqu’à 15 factures pour votre lettre de recouvrement.Lorsque vous sélectionnez des factures, assurez-vous qu’elles ont le mêmeDestinataire.Workday inclut uniquement les factures dans les courriels de lettres de recouvrement lorsque vous ajoutez l’une des rangées de données de détails de la facture dans le modèle de notification de lettre de recouvrement. Voir : Étapes : créer des modèles de lettres de recouvrement. - Cliquez surOK.
- Remplissez le courriel de lettres de recouvrement :
Option Description Modèles de contenuSélectionnez vos modèles de messages et de notifications de lettres de recouvrement.Afficher les factures inclusesWorkday calcule automatiquement le montant total de la facture dû dans la devise de base de la société.Gérer les pièces jointesVous pouvez accéder à cette option pour ajouter ou supprimer des fichiers. Workday affiche le nombre de pièces jointes disponibles pour la lettre de recouvrement.ÀVous ne pouvez sélectionner qu’un seul destinataire principal.CcVous pouvez sélectionner plusieurs destinataires de copie conforme à partir des contacts de la lettre de recouvrement.Générer avec l'intelligence artificielleWorkday affiche uniquement cette invite lorsque vous choisissez d’utiliser l’option Activer Génération d’AI pour les lettres de recouvrementdans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Workday utilise GénérA pour relire, récapituler et suggérer la tonalité de votre modèle de message. Vous pouvez générer du contenu autant de fois que nécessaire.Une fois la génération terminée, vous pouvez sélectionner les options suivantes :- Insérer: remplace le corps du message existant par une suggestion GénérA.
- Afficher un autre: affiche du nouveau contenu. Vous ne pouvez pas revenir à la version précédente lorsque vous sélectionnez cette option.
- Abandonner: ignore les changements et retourne à l’éditeur.
Le contenu généré par l’intelligence artificielle est Expérimental. Réviser avant utilisation. Vos résultats peuvent varier en fonction du corps du message. Pour des résultats plus précis, corrigez votre message et réessayez. - Cliquez surEnvoyer.
Lorsque vous envoyez par courriel au moins une lettre de recouvrement, Workday ajoute un onglet
Lettres de recouvrement
au groupe de profil Factures et paiements
dans le profil de client.Vous pouvez accéder aux lettres de recouvrement antérieures dans cet onglet lorsque vous :
- Configurez le rapportLettres de recouvrementpour qu’il s’affiche dans le profil du client.
- Envoyez par courriel au moins une lettre de recouvrement.
Pour remplir l’onglet du profil du client, accédez à la tâche
Configurer un groupe de profil
et configurez le rapport Lettres de recouvrement
. Accédez au rapport
Rechercher des lettres de recouvrement
pour une société. Vous pouvez également créer une copie du rapport pour personnaliser les champs du rapport.