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Dernière mise à jour : 2025-01-10
Étapes : créer des mandats de prélèvement automatique pour les paiements de clients par prélèvement automatique

Étapes : créer des mandats de prélèvement automatique pour les paiements de clients par prélèvement automatique

Les mandats de prélèvement automatique vous permettent de demander l’approbation des clients pour la perception des paiements par débit. Avec les mandats de prélèvement automatique, un bénéficiaire peut percevoir des paiements récurrents et ponctuels des clients qui fournissent un mandat signé au bénéficiaire.
Avec Workday, vous pouvez créer et stocker des mandats de prélèvement automatique, puis les associer à des factures de clients. Vous pouvez également envoyer des notifications préalables pour informer les clients des règlements futurs.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un mandat de prélèvement automatique
    .
    • Remplissez tous les champs de la section
      Information sur le créancier
       . Sélectionnez le type de paiement pour le mandat. Les détails bancaires que vous avez configurés dans le profil du client s’affichent sous la section
      Information sur le débiteur
       .
    • Lorsque vous sélectionnez le type de paiement
      Récurrent
       , la
      séquence
       est automatiquement définie à
      Premier
       . Une fois le paiement généré, la séquence passera automatiquement à Récurrent. Lorsque votre prochain paiement est le dernier prélèvement automatique du mandat, vous pouvez faire passer la
      séquence
       à
      Final
      . Workday désactive automatiquement le mandat une fois le dernier paiement finalisé.
    • (Facultatif) Cochez la case
      Prénotification requise
      . Workday affiche ensuite le champ
      Nombre de jours de prénotification minimum
      . Pour que les factures associées au mandat soient disponibles pour le règlement, vous devez les notifier au préalable pendant au moins le nombre de jours indiqué.
    • Workday crée le mandat dans un
      statut
      Brouillon
       . Pour passer à
      Actif
      , la valeur IBAN doit être indiquée dans le profil de client.
    Sécurité : domaine
    Process: Direct Debit Mandate
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  2. Sélectionnez
    Mandat de prélèvement automatique
    Imprimer un mandat de prélèvement automatique
     à partir du menu des actions connexes du mandat de prélèvement automatique.
    Envoyez le brouillon du mandat de prélèvement automatique à votre client pour qu’il entre l’information sur le débiteur, l’information de paiement et la signature. Workday n’inclut pas l’information sur le débiteur dans le fichier imprimé.
    Sécurité : domaine
    Reports: Direct Debit Mandate
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  3. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Imprimer des prénotifications de mandat de prélèvement automatique
    .
    Workday génère des fichiers PDF que vous pouvez envoyer à vos clients.
    Sécurité : domaine
    Reports: Direct Debit Mandate
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  4. Accédez au groupe de profil
    Aperçu
     du client.
    1. Pour afficher le numéro de référence du mandat de prélèvement automatique sur les factures de clients, cochez la case
      Mandat de prélèvement requis
       dans le rapport
      Détails de paiement
      .
    2. Ajoutez les détails du compte bancaire de règlement provenant du brouillon de mandat de prélèvement automatique rempli au rapport
      Données bancaires
      . Cochez la case Autorisation
      préalable obligatoire
       lorsque vous avez des mandats de prélèvement.
  5. Accédez à la tâche
    Modifier un mandat de prélèvement automatique
    .
    Une fois que vous avez reçu le mandat de prélèvement signé par le client, vérifiez que tous les champs sont remplis et faites passer le
    statut du mandat de prélèvement
     à
    Actif
    . Vous ne pouvez pas modifier les champs ayant ce statut.
    Une fois qu’un mandat est associé à des factures approuvées ou en cours, ou à des factures non payées ou partiellement payées, vous ne pouvez plus changer le statut.
    (Facultatif) Téléversez une copie du mandat de prélèvement automatique rempli dans l’onglet
    Pièces jointes
    .
    Sécurité : domaine
    Process: Direct Debit Mandate
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  6. Lorsque le
    Type de paiement
     que vous sélectionnez sur la facture correspond au type de paiement du mandat de prélèvement automatique, Workday remplit les champs suivants :
    • Mandat de prélèvement automatique
    • Date de prénotification
    Pour envoyer les factures de clients à la banque par voie électronique, configurez le connecteur Electronic Invoice pour votre région. Voir Étapes : définir le connecteur pour factures électroniques
Une fois que vous avez créé le mandat de prélèvement automatique et créé les factures connexes, Workday lance le processus de gestion
Événement lié à une facture de client
 pour révision et approbation. Workday traite la comptabilité une fois le processus de gestion terminé et utilise la règle d’inscription comptable propre aux créances pour enregistrer les paiements des clients qui sont dus.
  • Vous pouvez créer un lot de règlement pour régler les factures de clients.
    • Workday regroupe toutes les factures de clients et tous les ajustements admissibles pour la même société, le même bénéficiaire et ayant le même mandat de prélèvement automatique en un seul paiement. Voir Créer des lots de règlement manuels. Vous pouvez également sélectionner
      Payer par prélèvement automatique
       dans le menu des actions connexes de la facture de client pour créer un lot de règlement pour un paiement ponctuel.
    • Lorsque la facture de client avec un mandat de prélèvement est postérieure de 14 jours à la date de prénotification, Workday l’inclut dans le lot de règlement.
    • Une fois la tâche du lot de règlement terminée, Workday enregistre et impute automatiquement le paiement, crée un dépôt et crée des écritures opérationnelles dans la devise de la société pour les transactions approuvées. Si la devise de la transaction et la devise de la société sont différentes, Workday convertit les montants en devise de la société. Le processus de candidature automatique n'est pas exécuté.
    • La comptabilisation des transactions par prélèvement automatique.
      Transaction
      Débit
      Crédit
      Facture de client
      Créances
      Produits
      Lot de règlement
      Comptant
      Créances
      Annuler un paiement de client
      Créances
      Comptant
    • Workday met à jour ces champs de mandat de prélèvement automatique une fois l’exécution du règlement terminée :
      • Date du dernier règlement
      • Statut du mandat de prélèvement
        : À
        Inactif
         pour
        un mandat de prélèvement ponctuel
         et pour un mandat de prélèvement
        récurrent
         avec une
        séquence
         de
        type Final
        . Lorsque vous pouvez annuler le paiement, le statut passe de nouveau à
        Actif
        .
      • Séquence
        : Au
        premier
        ,
        au deuxième
        , etc., ou
        au final
        . Lorsque vous annulez le premier paiement pour une facture de client associée à un type de mandat
        Récurrent
         , la séquence passe de
        Récurrent
         à
        Premier
         .
  • Si le compte bancaire du client ne dispose pas de suffisamment de fonds, vous pouvez retourner la facture de client par prélèvement automatique en accédant au menu des actions connexes du paiement de client et en sélectionnant
    Retour
    .
  • Vous pouvez accéder aux rapports suivants pour obtenir des détails supplémentaires :
    • Rechercher un mandat de prélèvement automatique
    • Rechercher des lots d'impression de prénotifications de mandat de prélèvement automatique
  • Pour les transactions en bloc, vous pouvez utiliser le service Web suivant :
    • Obtenir les identifiants de créanciers de la société
    • Charger l'identifiant de créancier d'une société
    • Set Up: Company General
    • Submit Customer Invoice