Éléments à prendre en compte pour la définition : trop-perçus
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la fonctionnalité de trop-perçu. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La fonctionnalité de trop-perçu vous permet de radier les petits soldes :
- Lorsque vous imputez un paiement.
- Après avoir imputé un paiement avec solde porté au crédit du compte.
Lorsque vous enregistrez un trop-perçu, Workday crée une nouvelle écriture pour créditer le compte de grand livre défini dans la règle d’inscription comptable avec le montant porté au crédit du compte.
Cette fonction ne sert pas au suivi des trop-perçus par factures.
Avantages pour l’entreprise
La fonctionnalité de trop-perçu :
- Élimine les étapes manuelles d’enregistrement et d’imputation de l’ajustement de débit de facture.
- Améliore les capacités de conformité fiscale et d’audit à l’échelle mondiale.
- Permet d’identifier facilement les trop-perçus de clients.
Cas d’utilisation
Lorsque vous recevez un paiement supérieur au montant de la facture, la fonctionnalité de trop-perçu vous permet :
- D’enregistrer le montant supplémentaire, de l’imputer et de le porter au crédit du compte en une seule étape lors de l’imputation du paiement.
- D’enregistrer un trop-perçu en accédant à la tâcheEnregistrer un trop-perçudans le menu des actions connexes du paiement.
Vous pouvez également :
- Annuler un trop-perçu.
- Ajouter une étape d’approbation au processus de gestion de l’événement de trop-perçu pour limiter le montant du trop-perçu. Lorsque vous enregistrez uniquement une partie du montant porté au crédit du compte comme trop-perçu, une fois l’événement de trop-perçu terminé, le montant porté au crédit du compte diminue.
- Lorsqu’un montant porté au crédit du compte atteint zéro :
- Le statut du paiement passe àTerminé.
- Le statut de l’imputation passe àEntièrement imputé.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous radier un trop-perçu au niveau du paiement? | Lorsque vous avez un paiement existant avec un montant porté au crédit du compte, vous pouvez utiliser la tâche Enregistrer un trop-perçu pour radier le montant. |
Comment calculez-vous un trop-perçu sur une transaction où la devise de paiement et la devise de la société sont différentes? | Workday utilise la devise de transaction pour calculer le montant du trop-perçu. Lorsque les devises de paiement de la société et du client sont différentes, Workday charge le taux de change pour le trop-perçu pour la date du trop-perçu dans la tâche Enregistrer un trop-perçu lié à un paiement de client .
Vous pouvez remplacer le taux, mais cela peut entraîner un gain ou une perte sur change. |
Que se passe-t-il si vous annulez un paiement de client ou annulez l’imputation d’un paiement de client? | Workday annule tous les trop-perçus associés. |
Recommandations
- Ajoutez des pièces jointes ou des remarques lorsque vous enregistrez un trop-perçu, car vous ne pourrez plus changer ni modifier l’information sur le trop-perçu par la suite.
- Cliquez surSoumettrepour enregistrer un trop-perçu dans la tâcheImputer un paiement de client.
- Configurez des règles de conditions sur le processus de gestion de trop-perçu pour définir les approbations en fonction du montant du trop-perçu.
Exigences
- Créez au moins un motif de trop-perçu.
- Configurez la règle d’inscription comptable (RIC)Trop-perçus liés à des créancespour configurer le compte de grand livre afin d’enregistrer les trop-perçus. Vous pouvez configurer la RIC en utilisant les dimensions suivantes :
- Société
- Hiérarchie de sociétés
- Motif de trop-perçu lié à une créance
- Précisez un worktag au moment d’enregistrer un trop-perçu dans la tâcheImputer un paiement de clientsi vous avez effectué une mise en équilibre par worktag.
De plus, assurez-vous que :
- Le montant total du trop-perçu est inférieur au montant porté au crédit du compte.
- Le statut du paiement estEn courset celui de l’imputation estImputé avec montant porté au crédit du comptepour que vous puissiez enregistrer un trop-perçu.
- La date du trop-perçu est identique ou postérieure à la date de paiement du client.
Limites
Vous ne pouvez pas traiter les trop-perçus pour les éléments suivants :
- Les ajustements de crédit.
- Les radiations au niveau de la facture.
- Les remboursements en cours avec montant intégral porté au crédit du compte.
- Les paiements annulés.
- Les paiements avec écriture erronée.
Lorsqu’un approbateur refuse une imputation de paiement, tout événement de trop-perçu associé prend fin et vous devez créer un nouveau trop-perçu.
Lorsque vous annulez un paiement de client ou annulez l’imputation d’un paiement de client, tous les trop-perçus associés sont également annulés.
Vous ne pouvez pas annuler un trop-perçu si :
- L’approbateur refuse le trop-perçu.
- Le paiement associé est retourné ou non imputé.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Les utilisateurs ayant accès aux domaines suivants peuvent définir, gérer et enregistrer les trop-perçus :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Receivable Overpayment dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Ces domaines vous permettent d’utiliser :
|
Process: Customer Overpayment (Parent Domain) dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Process: Customer Overpayment - Cancel dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - Core dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.Process: Customer Overpayment - View dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. | Ces domaines vous permettent d’accéder aux tâches et rapports suivants :
|
Reports: Customer Overpayment dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. | Permet d’accéder :
À la source de données de rapport Customer Overpayment .Au filtre de source de données Customer Overpayment for Company Filter . |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de trop-perçu lié à un paiement de client
| Pour activer les approbations pour des montants de trop-perçus spécifiques, vous pouvez ajouter l’étape du processus de gestion Événement de trop-perçu lié à un paiement de client au processus de gestion existant Customer Payment Event .
Si l’approbateur refuse l’événement de trop-perçu, le statut du trop-perçu passe à Rejeté . Redémarrez le processus et créez un nouveau trop-perçu. |
Événement d’imputation d’un paiement de client
| Workday annule tous les trop-perçus associés lorsque vous :
|
Tenez compte de ce qui suit lorsque vous configurez le processus de gestion
Événement de trop-perçu lié à un paiement de client
:
- Lorsqu’un approbateur refuse le processus de gestionÉvénement d’imputation d’un paiement de clientet que vous avez enregistré des trop-perçus, le processus de gestionÉvénement de trop-perçu lié à un paiement de clientprend également fin.
- Lorsque les processus de gestion ont le même approbateur, Workday approuve le trop-perçu et l’imputation de paiement du client en une seule étape.
Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports prédéfinis par Workday pour afficher les données de trop-perçu :
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher un paiement de client pour des factures
| Permet d’afficher les renseignements sur le trop-perçu dans les onglets Activité pour un trop-perçu lié à un paiement de client et Historique de paiement . |
Détails de l’activité liée à un client
| Permet d’afficher une transaction Trop-perçu lié à un paiement de client au niveau des lignes. |
Récapitulatif de l’activité liée à des clients
| Inclut une colonne Total de trop-perçu lié à un paiement de client sur laquelle vous pouvez cliquer pour afficher les détails du trop-perçu. |
Détails du solde pour un client
| Inclut une colonne Total des trop-perçus approuvés qui vous permet d’afficher la somme de tous les montants de trop-perçus. |
Récapitulatif du solde pour des clients
| Inclut une colonne Paiements portés au crédit du compte qui inclut les trop-perçus dans le montant calculé.
Vous pouvez effectuer une exploration descendante dans la colonne pour afficher le montant total du trop-perçu. |
Rechercher des paiements de clients
| Inclut une colonne Montant du trop-perçu . |
Receivables Financial Aging Detail Report
| Permet d’afficher les renseignements suivants :
Lorsque le statut de paiement du client est Terminé et que le statut de l’imputation est Entièrement imputé , le paiement ne s’affiche pas dans le rapport. |
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period
| Permet d’afficher le montant du trop-perçu lorsque vous effectuez une exploration descendante dans la colonne Paiements portés au crédit du compte . |
Rapprochement des soldes des comptes de créances et des comptes de clients
| Inclut le montant du trop-perçu du client dans la colonne d’exploration descendante Paiements portés au crédit du compte. |
Rapprochement des soldes des comptes de créances et des comptes de clients - Récapitulatif des exceptions
| Inclut une colonne Différence en devise de la société qui calcule automatiquement les trop-perçus liés à des paiements de clients. |
Vous pouvez utiliser la source de données de rapport
Customer Overpayment
dans des rapports personnalisés pour afficher les pièces jointes des trop-perçus de clients et déterminer :
- Un taux de conversion de devise de trop-perçu.
- Le montant restant porté au crédit du compte lorsque vous enregistrez un trop-perçu.
- Le montant total des trop-perçus liés à des paiements de clients qui ont été approuvés.
- S’il existe un trop-perçu pour un paiement de client.
Intégrations
Utilisez les services Web suivants pour téléverser, récupérer ou modifier les données sur les motifs de trop-perçu et afficher l’activité des clients :
- Get Overpayment Reasons
- Put Overpayment Reason
- Get Customer Activity
Utilisez les services Web suivants pour récupérer, enregistrer ou annuler plusieurs trop-perçus à la fois :
- Cancel Overpayment
- Get Customer Overpayments
- Submit Customer Overpayment
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.