Imprimer des lettres de relance
- Définissez des contacts chez le client, des adresses de courriel et des préférences en matière de livraison des documents.
- Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customers Accounts. Voir Activer les domaines fonctionnels et les politiques de sécurité.
Vous pouvez créer des lettres de relance pour rappeler aux clients le statut des factures en souffrance, améliorant ainsi le processus de recouvrement. Exemple : envoyer à votre client une lettre de relance qui inclut toutes les factures en retard.
Vous pouvez :
- Faire votre choix parmi 3 modèles de lettres de relance avec un ton d’une gravité croissante ou créer vos propres lettres de relance à partir de ces modèles.
- Inclure des ajustements de factures, des factures avec montant négatif, et des factures en litige ou bloquées lorsque vous imprimez les lettres de relance.
- Inclure les derniers calculs des intérêts et des frais de retard pour les factures en souffrance dans le PDF de relance si vous n’avez pas encore généré de frais financiers.
- Configurer des profils de clients spécifiques auxquels aucune lettre de relance ne sera envoyée.
- Envoyer des lettres par courriel aux clients qui ont configuré leur mode de livraison privilégié surCourriel.
- Imprimer des lettres pour les clients qui préfèrent les recevoir par la poste.
Ce que Workday ne fait pas :
- Inclure des factures consolidées dans des lettres de relance.
- Générer un fichier PDF de lettres de relance pour plusieurs devises en un seul lot d’impression.
- (Facultatif) Pour activer l’envoi par courriel des lettres de relance, sélectionnez le canalCourrielsur votre règle de routage pour les notifications de processus de gestion personnalisées.Lorsque vous modifiezdes notifications personnaliséesdans le processus degestion Événement lié à une lettre de relance par courriel, assurez-vous que l’inviteRépéterle est définie surDunning Letters to be Emailed. Si vous laissez ce champ en blanc, Workday envoie toutes les lettres de relance à tous.
- Accédez à la tâcheImprimer des lettres de relance.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Groupe de niveaux de relanceAccédez à la tâcheCréer un groupe de niveaux de relanceà partir de cette invite pour configurer les niveaux de relance.Clients à exclureVous pouvez spécifier un ou plusieurs clients à exclure de ce lot d’impression.Générer les fichiers PDF des factures associéesLorsque les dispositions de formulaire commercial des factures sont différentes, Workday génère un fichier pour chaque disposition de formulaire commercial.Configurez le processus de gestion Événement d’envoi de lettres de relance par courriel pour inclure les factures associées lorsque vous envoyez des lettres de relance par courriel.Regrouper les lettres de relance pour envoi postalEn plus de créer des lettres de relance individuelles, Workday regroupe les lettres par niveau de relance et selon les paramètres régionaux des clients :- Pour lesquels le mode de livraison est configuré surCourrier.
- Sans mode de livraison configuré.
Paramètres de remplacement du niveau de relancePour remplacer la sélection du niveau de relance, vous pouvez inclure :- Toutes les factures impayées
- Toutes les factures en retard
Niveaux de relance, mais continue à utiliser ladisposition de formulaire commercialassociée au niveau de relance sélectionné.
- Accédez à la tâchePlanifier l’impression des lettres de relancepour configurer une tâche d’impression récurrente.
- N’envoyez pas de lettres de relance pour des factures spécifiques à l’aide de la tâcheGérer des factures de clients.
- Affichez les lettres de relance dans le rapportRechercher des lots d’impression de lettres de relance.