Étapes : factures de clients consolidées
Activez la génération d’identifiants uniques pour les factures de clients consolidées :
- Au niveau du locataire avec la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.
- Au niveau de la société avec la tâcheModifier des définitions d’identifiants de société.
Vous pouvez regrouper jusqu’à 1 000 factures individuelles en une seule facture, ce qui simplifie la présentation et le paiement. Lorsqu’un client effectue un paiement, il peut référencer la facture consolidée. Vous pouvez ensuite imputer le paiement aux factures individuelles qui composent la facture consolidée. Vous pouvez consolider les factures qui :
- Sont pour le même client.
- Sont dans la même devise.
- Sont pour un client parent et l’un de ses clients enfants.
- Proviennent de différents calendriers de facturation.
- Possèdent le statut Approuvé, non payé.
- Ne sont pas encore consolidées.
- Ne font pas partie d’une autre facture consolidée.
Cette tâche ne prend pas en charge :
- La consolidation des factures de clients qui utilisent la retenue de garantie.
- Les factures intersociétés directes.
Vous pouvez également inclure des ajustements de factures et des factures négatives pour afficher un solde exact. Après avoir inclus un ajustement de facture dans une facture consolidée approuvée, vous ne pourrez pas annuler, modifier, ni mettre à jour les lignes d’ajustement.
- Accédez à la tâcheCréer une facture de client consolidée.
- Précisez les critères de client, d’organisme subventionnaire, de facture et de paiement. Lorsque vous utilisez plus d’une invite, Workday crée des factures consolidées uniquement pour les clients qui correspondent à toutes les invites sélectionnées.
- Vous ne pouvez pas consolider plus de 1 000 factures à la fois.
Sécurité : domaineProcess: Customer Invoice - Coredans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - (Facultatif) Accédez à la tâchePlanifier la création de factures de clients consolidéespour planifier la création de factures de clients consolidées.
- Cette tâche vous permet de consolider plus de 1 000 factures.
- Pour afficher les détails des factures consolidées d’un client donné, sélectionnez l’indicateurAperçu des factures. Vous pouvez également exclure des clients particuliers avant de soumettre votre demande.
- Pour définir une date d’exécution antérieure à la date de facturation du client, indiquez ladate de la facturedans la sectionDate d’exécution antérieure à (nombre de jours).
- Vous pouvez rechercher et modifier des tâches planifiées à l’aide du rapportTraitements futurs planifiés.
Sécurité : domaineProcess: Customer Invoice - Coredans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - Configurez les paramètres de courriel, les notifications et les pièces jointes pour envoyer automatiquement la facture de client consolidée par courriel.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une disposition pour impression de factures de clients consolidées.Sélectionnez la disposition du formulaire commercial. Vous pouvez également spécifier un logo de société.Sécurité : domaineSet Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Accédez à la tâcheImprimer une facture de client consolidéepour imprimer et envoyer la facture de client consolidée par courriel, avec ou sans ses factures de clients individuelles.Lorsque vous sélectionnez l’optionInclure les factures de clients individuelles, Workday génère un PDF unique avec les factures de clients individuelles, en plus du fichier PDF de la facture de client consolidée.Une fois que Workday a généré les fichiers PDF, cliquez surEnvoyer les factures consolidées par courrielpour les envoyer aux clients.Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- (Facultatif) Accédez à la tâchePlanifier l’impression de factures de clients consolidées.Définissez un calendrier pour imprimer automatiquement les factures consolidées.Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Vous pouvez utiliser les rapportsRechercher des groupes de lots d’impression de factures consolidéespour :
- Afficher un récapitulatif et le statut de vos lots d’impression.
- Afficher les factures dans un lot d’impression.
- Réimprimer et envoyer par courriel les fichiers PDF des factures.
- Pour afficher toutes les activités d’impression et d’envoi par courriel d’une facture consolidée, vous pouvez accéder à l’ongletLots d’impressiondu rapportAfficher une facture consolidée.
Vous pouvez imputer les paiements de clients à la facture de client consolidée et à l’une de ses factures individuelles.