Étapes : déposer des paiements de clients
- Configurez le domaine de sécuritéProcess: Customer Depositdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un dépôt de paiement de clientdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Lorsqu’un client effectue un paiement, vous pouvez créer un dépôt sur une facture tout en enregistrant le paiement. Vous pouvez également utiliser la tâche
Créer un dépôt de paiement de client
. Vous pouvez également créer un dépôt tout en enregistrant une vente au comptant grâce à la tâche Enregistrer une vente au comptant
. Pour les transactions en bloc, vous pouvez utiliser les services Web suivants :
- Put Customer Paymentpour enregistrer d’abord le paiement, puisSubmit Customer Depositpour créer le dépôt, car les deux actions ne sont pas combinées dans les services Web.
- Vous pouvez également utiliser le service WebSubmit Cash Salepour enregistrer le dépôt des transactions au comptant.
- Get Cash SalesouGet Customer Depositspour récupérer les données sur les dépôts.
- Annuler un dépôt de paiement de clientpour contrepasser le dépôt.
Workday :
- Dépose les fonds dans le compte bancaire que vous précisez.
- Enregistre les paiements à titre de passif dans votre grand livre jusqu’à ce que les biens ou services soient livrés.
- Affiche un identifiant avec les détails de la transaction. Par exemple, Dépôt de paiement de client : BofA Chèques le 01-24-2024 pour 626 250,00 $
Vous pouvez également :
- Utilisez les règles d’inscription comptable pour configurer un grand livre différent pour les fonds non déposés.
- Ajoutez des pièces jointes au dépôt d’un client pour fournir des détails supplémentaires.
- Configurer des validations personnalisées et un processus de gestion pour acheminer les approbations.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une définition d’identifiants/un générateur de séquences.Configurez le générateur de séquences pour afficher l’identifiant de dépôt de paiement de client sur la facture. Voir Créer des définitions d’identifiants et des générateurs de séquences.Ajoutant un identifiant de dépôt de paiement de client :
- Améliore la recherche des dépôts de paiements de clients et la production de rapports connexes pour les clients ayant un volume élevé de transactions.
- Améliore le rapprochement de trésorerie en s’assurant que l’identifiant suit un format acceptable par la banque.
- Fait en sorte que l’identifiant de référence ne soit pas en blanc et qu’aucun numéro de dépôt en double n’est créé.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Configurez lavaleur du champ Générateur d'identifiants - Dépôts de paiements de clientsdans la sectionIdentifiants séquentiels de document commercialpour activer les identifiants de dépôt de paiement de client.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Financialsdans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheCréer un dépôt de paiement de client.
- Sélectionnez laSociétéqui contrôle le compte dans lequel vous souhaitez déposer le paiement. Workday utilise automatiquement la devise de la société pour le dépôt, mais vous pouvez la remplacer par n’importe quelle autre devise.
- (Facultatif) Sélectionnez d’autres critères pour limiter la taille de la liste de paiements.
- Sélectionnez les paiements que vous souhaitez déposer.La liste correspond aux paiements que vous avez enregistrés à l’aide de la tâcheEnregistrer un paiement de client.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Compte bancaireLe compte sur lequel effectuer le dépôt du paiement. Assurez-vous que ce compte accepte la devise de paiement.Quand la devise du paiement et la devise du compte bancaire diffèrent, Workday utilise leType de taux de changeet leTaux de changepour convertir les paiements déposés en devise étrangère dans la devise du compte bancaire.Vous pouvez modifier :- Le type de taux de change par défaut défini dans la tâcheMettre à jour des types de taux de change.
- Le taux de change par défaut entre la devise du dépôt et la devise du compte bancaire dans la tâcheMettre à jour des taux de conversion de devises.
Référence du dépôtVous aide à repérer le dépôt lors du rapprochement.Montant total de contrôleCompare lemontant total du dépôtdes paiements sélectionnés au montant de contrôle souhaité que vous précisez. - (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes lorsque vous créez ou modifiez un dépôt, sélectionnez un paiement et cliquez surSélectionner des fichiersdans l’ongletPièces jointes de dépôt de paiement.
- Pour ajouter des pièces jointes après qu’un dépôt de paiement de client a déjà été créé, accédez à la tâcheAjouter/changer une pièce jointedans le menu des actions connexes d’un dépôt de paiement de client.
- Pour éviter de lancer un processus de gestion d’approbation, assurez-vous d’inclure les groupes de sécurité qui doivent avoir accès à la tâcheAjouter/changer une pièce jointedans le domaine de sécurité.
- Pour afficher les pièces jointes associées aux dépôts de paiement de clients, utilisez le champ de rapportPièces jointes pour un dépôt de paiement de clientdans un rapport personnalisé.
Sécurité : domaineProcess: Customer Deposit – Add/Change Attachmentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Workday crée la comptabilité pour cette transaction.
- Lorsque vous soumettez le dépôt, Workday lance le processus de gestionÉvénement lié à un dépôt de paiement de clientpour révision et approbation. Vous pouvez :
- Réviser le dépôt pour en savoir plus et apporter les modifications nécessaires.
- Ajouter ou supprimer des pièces jointes.
- Le renvoyer pour la rectification.
- Approuver le dépôt pour l’ajouter au compte bancaire défini.
Après avoir enregistré un dépôt, vous pouvez :
- Rapprocher les dépôts en exécutant la tâche Planifier le rapprochement automatique pour le compte bancaire souhaité.
- Soumettez le dépôt non rapproché avec le statut Enattente de l'imputation du paiement.
- Annuler les dépôts non rapprochés dont le statut est Approuvé.
- Lorsque vous annulez le dépôt, nous contrepassons les écritures de grand livre.
- Vous pouvez ajouter des validations personnalisées et configurer les processus de gestionÉvénement lié à un dépôt de paiement de clientpour gérer les annulations.
- Lorsque vous avez des frais d’annulation, ils sont déduits du dépôt.
Pour afficher les détails d’un dépôt, vous pouvez accéder à ce qui suit :
- L’ongletDépôtssur les factures de clients et l’enregistrement de paiement.
- RapportRechercher des dépôts de paiements de clients.
- RapportPaiements et dépôts de paiements de clients.
- RapportDépôt de paiements de clients en attente d’une action.