Concept : factures de fournisseurs

Utilisez la

Console d’une facture de fournisseur

pour créer des factures qui enregistrent les achats pour créer un montant dû. Les factures de fournisseurs utilisent des données que vous entrez ou qui proviennent par défaut d’un bon de commande, d’une réception, d’une feuille de temps, d’un enregistrement de tâches, d’un contrat de fournisseur ou d’une facture de client. Les factures reflètent la réception de biens ou accusent réception de services fournis, sauf si vous les payez à l’avance. Les factures de fournisseurs prépayées vous permettent d’amortir les dépenses dans les périodes comptables qui précèdent les périodes au cours desquelles vous recevez les biens ou les services figurant sur la facture.

Vous pouvez également créer une facture de fournisseur :

Manuellement.
En copiant une facture de fournisseur existante.

Gérez des factures de fournisseurs après les avoir soumises pour approbation :

Option	Description
Annuler	Annulez toutes les factures impayées et les ajustements de factures.
Changer	Apportez des changements à une facture ou à un ajustement après l’avoir soumis, mais avant le paiement. Pour désactiver les changements apportés aux factures de fournisseurs ou aux ajustements liés à une période de grand livre comptable clôturée, cochez la case Ne pas autoriser le changement de transactions opérationnelles dans des périodes clôturées dans la tâche Modifier les détails comptables d’une société . Vous pouvez apporter des changements à des champs précis sur des factures de fournisseurs approuvées, mais impayées, sans déclencher de nouveau le processus d’approbation avec ces tâches rattachées au domaine Process: Supplier Invoice - Mass Action  : Changer une facture approuvée Changer en masse des factures de fournisseurs approuvées La tâche Changer en masse des factures de fournisseurs approuvées vous permet de modifier les champs suivants : Date d’échéance Date d’échéance de remplacement Type de paiement par défaut Type de paiement de remplacement Type de référence Code de traitement Code de routage de banques Bloqué Document du fournisseur reçu Nº de facture du fournisseur Nº de bon de commande externe Type de facture réglementaire Lien vers le document Note
Corriger	Les administrateurs de gestion financière peuvent corriger la facture de fournisseur après sa soumission. Vous pouvez utiliser la tâche Correct Supplier Invoice pour changer des détails tels que le type d’amortissement des dépenses prépayés sur les factures. Pour désactiver les corrections de factures de fournisseurs ou d’ajustements liés à une période du grand livre comptable clôturée, cochez la case Ne pas autoriser le changement de transactions opérationnelles dans des périodes clôturées dans la tâche Modifier les détails comptables d’une société .
Réviser	Acheminez la facture de fournisseur pour la révision en ajoutant une étape de révision au processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur . Activez les modifications de la facture de fournisseur au cours de l’étape d’approbation.
Approuver	Acheminez la facture de fournisseur pour approbation en ajoutant une étape d’approbation au processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur . Vous pouvez approuver ou renvoyer des factures sans y apporter de modifications.
Rectifier	La fonction Rectifier est disponible lorsque vous renvoyez les factures de fournisseurs à partir de la révision ou de l’approbation.
Bloquer	Rendez la facture indisponible pour le paiement.
Retirer	Restaurez toutes les données de Workday à l’état dans lequel elles se trouvaient avant la création de la facture. Le retrait est un processus interne que vous ne pouvez pas configurer. Toutefois, vous pouvez l’afficher dans l’onglet Historique de processus de la facture lorsque le processus de gestion Événement lié à une facture de fournisseur redémarre après que vous avez modifié une facture qui était déjà en cours.

Vous pouvez créer un ajustement de facture pour modifier le montant dû. Habituellement, vous diminuez le montant dû, ce qui est un ajustement de note de crédit. Souvent, les fournisseurs émettent des notes de crédit pour les retours, les marchandises endommagées et les ajustements de prix. Vous pouvez également ajuster une facture pour augmenter le montant dû en créant un ajustement de note de débit.

Lorsque vous créez un ajustement de facture de fournisseur à partir d’un retour à un fournisseur, Workday :

Crée des affectations relativement au document d’approvisionnement initial.
Met à jour les soldes de la quantité à facturer et à recevoir sur le bon de commande ou le contrat.

Pour acquitter une facture ou un paiement ad hoc, utilisez l’infrastructure de règlements de Workday.

Si vous n’avez pas de facture provenant du fournisseur, créez plutôt un paiement ad hoc.

Avant de démarrer le processus de paiement, vous pouvez déterminer les paiements à acquitter :

Tâche ou option	Description ou condition préalable
Bloquer le paiement	Pour rendre une facture de fournisseur ou un ajustement indisponible pour le paiement. Disponible en tant qu’action connexe à partir d’une facture.
Autoriser le paiement	Pour activer des paiements de factures précédemment bloqués, retirez le blocage. Disponible en tant qu’action connexe à partir d’une facture.
Créer un paiement ad hoc	Créez un paiement pour votre fournisseur si vous n’avez pas de facture.

Pour vous assurer de pouvoir facturer ce que vous commandez ou recevez, Workday prend en charge la mise en correspondance de fournisseurs. Vous pouvez configurer des règles de conditions de mise en correspondance pour activer la correspondance à trois ou à deux voies. Vous pouvez également configurer des motifs d’exception de correspondance, des exceptions de correspondance de routage et des dérogations aux exceptions de correspondance pour approbation.

Affichez des paiements 1099 MISC avant l’impression de formulaires avec le

1099 MISC Report

et en explorant les détails de la colonne

Montant total

. Premièrement, configurez :

Les catégories 1099 MISC.
Les fournisseurs en tant que fournisseur 1099 MISC.

Les sociétés avec au moins 250 fournisseurs 1099 doivent transmettre leur formulaire à l’IRS par voie électronique. La tâche

Generate 1099 MISC Electronic Filing

crée un fichier électronique pour transmettre des rapports à l’IRS sur le site de l’IRS. Vous pouvez produire des formulaires pour plusieurs sociétés en utilisant un seul préparateur.

Pour afficher les données de vos formulaires IRS 1096 avant impression, créez une exécution d’impression 1099 MISC.

Vous pouvez créer des factures de fournisseurs de coût négatif ou dont le coût est zéro à partir de bons de commande et de réceptions. Toutefois, vous ne pouvez pas créer d’ajustements de factures de fournisseurs de coût négatif ou dont le coût est zéro.

Tenez compte du fait que les factures négatives ne prennent pas en charge :

La retenue de garantie, mais vous pouvez ajuster manuellement une retenue de garantie sur la facture de fournisseur initiale.
La comptabilisation de factures incluant des articles des stocks.

Vous pouvez également générer des factures de fournisseurs de coût négatif ou soumettre des versements négatifs lorsque vous créez des calendriers et générez des versements à partir d’un contrat de fournisseur.

Pour empêcher vos utilisateurs de créer des factures de fournisseurs de coût négatif ou dont le coût est zéro, vous pouvez ajouter une validation personnalisée à la tâche

Créer une facture de fournisseur

.

Avec les transactions de Workday, la transaction opérationnelle est distincte de la comptabilité. Vous pouvez effectuer une transaction opérationnelle même si les comptes définis sont erronés ou si Workday ne trouve pas de période ouverte. Ce processus est transparent pour l’utilisateur opérationnel.

Par conséquent, si vous entrez une facture de fournisseur dans une période clôturée, Workday recherche une période ouverte dans laquelle saisir la transaction. Workday peut toujours traiter la facture et effectuer le paiement.

Si Workday ne trouve pas de période ouverte, il génère une erreur de comptabilité de transaction. Un comptable peut corriger ces erreurs en ouvrant une période et en utilisant la tâche

Corriger des écritures opérationnelles avec erreurs

pour traiter la comptabilité de nouveau dans une période ouverte.