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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-11-01
Configurer l’ingestion de contenu de courriel pour les comptes de fournisseurs

Configurer l’ingestion de contenu de courriel pour les comptes de fournisseurs

Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction en fonction de l’entente d’abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit dans l’entente de service principal, soit dans l’entente de service principal universel (UMSA). Pour déterminer l’entente d’abonnement au service de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Dans votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et à côté de votre titre d’emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    contrat de service d’abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
    , la fonction est automatiquement disponible. Vous pouvez omettre l’étape
    Activer les fonctions d’innovation d’un service et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     . Pour en savoir plus sur les cotisations de données d’apprentissage automatique, voir Concept : Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers.
  • MSA
    , vous devez activer cette fonction par l’entremise d’Innovation Services, à l’aide de l’étape
    Activer les fonctions d’innovation et les cotisations de données d’apprentissage automatique pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n’ont pas de tâches ni de rapports d’Innovation Services dans leurs locataires, car ils s’appliquent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toute information concernant Innovation Services.
Configurez le processus de gestion
Événement lié à une facture de fournisseur
 et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Vous pouvez utiliser l’ingestion de contenu de courriel pour permettre à un locataire Workday de recevoir les courriels entrants de comptes de fournisseurs dans des domaines précis. Lorsque vous activez l’ingestion des courriels, Workday scanne automatiquement les courriels à la recherche de factures à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (ROC). Exemple : Lorsqu’un fournisseur autorisé soumet une facture par courriel, Workday traite automatiquement le contenu du courriel dans une demande de facture de fournisseur.
  1. Activer les contributions de données d'apprentissage automatique et de fonctionnalité d'Innovation Services
    Dans l’onglet
    Available Services
     , dans la catégorie
    Cross Application Services
     , sélectionnez le service
    Ingestion de contenu de courriel
     pour l’activer.
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Apprentissage automatique
     .
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités d’apprentissage automatique et d’analyse.
    Sécurité :
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
  3. Accédez à la tâche
    Create Security Group
    .
    Créez un groupe de sécurité fondé sur des segments et sélectionnez les fournisseurs, groupes de fournisseurs ou catégories de fournisseurs que vous souhaitez inclure dans le segment. Les valeurs incluses peuvent s’appliquer à plusieurs segments ou s’exclure mutuellement. Workday vous recommande de travailler du segment le moins restrictif au plus restrictif.
    Sécurité : domaine
    Security Configuration
     dans le domaine fonctionnel System.
  4. Accédez au rapport
    Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
    .
    Dans le domaine fonctionnel System, sélectionnez le domaine
    Set Up: Inbound Email
     et cliquez sur
    Edit Permissions
     pour accorder à votre groupe de sécurité segmenté l’accès au domaine.
    Sécurité : domaine
    Security Configuration
     ou
    Security Administration
     dans le domaine fonctionnel System.
  5. Accédez à la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Système
    .
    Dans la section
    Configuration du système
     , sélectionnez
    Autoriser les pièces jointes dans les courriels
     pour vous assurer que l’ingestion de courriels peut recevoir des pièces jointes dans votre locataire.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Accédez à la tâche
    Créer un domaine de réception pour l’ingestion de contenu de courriel
    .
    Créez un domaine de réception pour l’ingestion de contenu de courriel et configurez-le dans la configuration de votre fournisseur DNS.
    Option Description
    Sous-domaine
    Entrez le sous-domaine pour le domaine d’ingestion de contenu de courriel Exemple : factures
    Domaine
    Entrez le domaine à utiliser pour l’ingestion de contenu de courriel. Exemple : GMS.com
    Exemple : Si votre sous-domaine est Invoices et que votre domaine est GMS.com, votre domaine de réception de l’ingestion de contenu de courriel est Invoices.GMS.com.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  7. Copiez les valeurs Canonical Names (CNAME) et Mail Exchange (MX) dans l’hôte DNS.
  8. Accédez à la tâche
    Vérifier un domaine de réception pour l’ingestion de contenu de courriel
    .
    1. Sélectionnez votre domaine de réception dans l’invite
      Domaine de réception
      .
    2. Cliquez sur
      Actualiser
       pour vous assurer que les valeurs de la colonne
      Vérifié
       de la grille
      Enregistrements DNS
       passent à
      Oui
      .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  9. Accédez à la tâche
    Configurer les paramètres d’ingestion de contenu de courriel
    .
    Option Description
    Type de notification
    Sélectionnez le type de notification de Facture de fournisseur auquel vous souhaitez associer le domaine de réception.
    Domaine de réception
    Sélectionnez le domaine de réception à utiliser avec le type de notification sélectionné.
    Expéditeurs autorisés
    (Facultatif) Ajoutez une rangée pour chaque adresse de courriel pour laquelle vous souhaitez que le domaine de réception accepte les courriels entrants.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  10. Configurez l’
    onglet Ingestion de contenu de courriel
     dans l’espace de travail.
Workday traite les courriels pour les types de notifications que vous configurez dans votre locataire Workday. Workday achemine toutes les pièces jointes de courriel vers ROC pour les scanner et créer des factures.
Lorsqu’un fournisseur autorisé soumet une facture par courriel, Workday traite automatiquement le contenu du courriel comme une demande de facture de fournisseur.
Une fois que votre domaine commence à distribuer des courriels, vous pouvez accéder au rapport
Ingestions de contenu de courriel entrant par intervalle de dates
 pour effectuer le suivi de ce qui suit :
  • Statut des événements système lancés par les courriels entrants.
  • Type de demandes reçues par l’entremise du domaine.
  • Problèmes pouvant entraîner l’échec du processus.
Si vous choisissez de ne pas utiliser le service d’innovation pour l’ingestion de contenu de courriel, vous devez également :
  • Exécuter la tâche
    Supprimer des paramètres d’ingestion de contenu de courriel
    .
  • Exécuter la tâche
    Supprimer un domaine de réception pour l’ingestion de contenu de courriel
    .
  • Collaborer avec l’administrateur informatique pour supprimer de votre configuration DNS les informations ajoutées pour l’ingestion de contenu de courriel.