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Dernière mise à jour : 2024-11-15
Étapes : définir les calendriers comptables et les exercices

Étapes : définir les calendriers comptables et les exercices

Vous pouvez créer et mettre à jour des calendriers comptables et des exercices que vos entreprises peuvent utiliser et partager aux fins de comptabilité et de présentation de l’information financière.
Les calendriers comptables sont distincts de vos années civiles, même si les deux peuvent coïncider. Un calendrier comptable se compose d’intervalles d’inscription, qui sont les périodes chronologiques dans lesquelles vous divisez le calendrier. Les calendriers comptables ne contiennent pas d’exercices précis. Pour créer des exercices et leurs périodes, utilisez les calendriers comptables comme éléments de base.
Les exercices que vous créez dans le calendrier comptable suivent de manière séquentielle l’exercice précédent et vous ne pouvez pas les dupliquer. Workday utilise la date de fin d’un exercice pour aider à calculer la date de début de l’exercice suivant. Si vous devez représenter le même exercice différemment, même pour les conversions de grands livres historiques, pensez à utiliser un calendrier comptable supplémentaire.
Exemple : vous produisez un rapport sur une fin d’année en décembre et sur une fin d’année en mars. Au lieu de créer deux exercices dans le même calendrier, créez un calendrier distinct pour la fin d’exercice en décembre et un calendrier distinct pour la fin de l’exercice en mars.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter le calendrier comptable comme calendrier comptable supplémentaire dans la tâche
Modifier les détails comptables d’une société
 . Voir : Affecter les détails comptables d'une société.
Vous pouvez utiliser le calendrier comptable supplémentaire pour la présentation de l’information financière. Voir : Étapes : définir les consolidations pour un autre exercice.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier comptable
     .
    Entrez un nom unique pour le calendrier. Vous pouvez partager celui-ci dans toutes vos entreprises ou en créer d’autres si nécessaire.
    Pour remplir automatiquement la date de fin de la période comptable pour chaque intervalle d’inscription en fonction de l’exercice précédent, cochez la case Charger
    automatiquement les périodes comptables
     . Décochez la case pour entrer les dates manuellement.
    Sécurité :
    • Set Up: Fiscal Schedule
       dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
    • Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting)
       dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
    Voir : Étapes : définir les autorisations de sécurité.
  2. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les intervalles d’inscription d’un calendrier comptable
     .
    Définissez les intervalles d’inscription à appliquer à tout exercice que vous créez pour le calendrier comptable. Lors de la présentation de l’information financière, vous pouvez inclure ou exclure des écritures comptables d’ajustement dans les résultats financiers. Vous pouvez décider de ne plus inclure de période distincte dans votre calendrier pour l’inscription des ajustements, même si vous l’avez déjà fait.
    Ajoutez une rangée pour chaque intervalle d’inscription que vous souhaitez utiliser comme période dans un exercice. Après avoir créé l’exercice initial, vous ne pouvez pas ajouter, supprimer ou changer l’ordre des intervalles, mais vous pouvez les renommer.
    Sécurité :
    • Set Up: Fiscal Schedule
       dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
    • Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting)
       dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
  3. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier comptable récapitulatif
     .
    Définissez des intervalles récapitulatifs pour regrouper les intervalles d’inscription dans des périodes de présentation de l’information financière plus larges, telles que des trimestres ou des semestres.
    Ajoutez une rangée pour chaque groupe d’
    intervalles d’inscription comptable
     que vous souhaitez combiner dans une période de présentation de l’information financière récapitulative pour l’exercice. Exemple : regroupez les mois de janvier, février et mars dans le premier trimestre pour obtenir un aperçu de votre situation financière depuis le début du trimestre.
    Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des intervalles récapitulatifs à tout moment.
    Sécurité :
    le domaine Set Up: Fiscal Schedule
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  4. Accédez à la tâche
    Créer un exercice initial
     .
    Créez l’exercice initial pour lequel effectuer la comptabilité et la présentation de l’information financière.
  5. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Calendrier comptable
    Affiche uniquement les calendriers comptables avec intervalles d’inscription, mais aucun exercice n’est disponible.
    Numéro de l’exercice
    Attribuez un numéro unique pour désigner l’exercice dans le calendrier comptable. Exemple : entrez le numéro de l’année civile associé à la première période comptable.
    Nom de l'exercice
    Désignez de manière unique l’exercice pour le différencier des autres exercices dans le même calendrier comptable.
    Exemple : votre exercice s’étend de juillet à juin, vous mentionnez donc les deux années civiles qu’il traverse.
    Date de début de l’exercice
    Le premier jour de la première période de l’exercice.
    Intervalle d’inscription comptable
    Les périodes qui composent l’exercice, telles que définies dans la tâche
    Mettre à jour les intervalles d’inscription d’un calendrier comptable
     .
    Date de fin de la période comptable
    Sélectionnez le dernier jour de chaque période.
    Workday définit la
    date de fin de l’exercice
     à la dernière date de fin.
  6. Créez les exercices précédents et suivants au besoin. Avant de créer un exercice et des périodes de grand livre pour un exercice, vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier un exercice
     pour modifier le nom et les dates de fin de période.
    1. (Facultatif) Accédez à la tâche
      Créer l’exercice précédent
       .
    2. (Facultatif) Accédez à la tâche
      Créer l’exercice suivant
       .
    • Numéro de l’exercice : pour l’exercice précédent, Workday soustrait 1 du premier exercice existant; pour l’exercice suivant, Workday ajoute 1 au dernier.
    • Date de début de l’exercice : pour l’exercice suivant, Workday définit cette date sur le premier jour suivant la date de fin de l’exercice précédent.
Étant donné que les transactions et les événements financiers ont une date associée, vous pouvez utiliser votre calendrier comptable et vos exercices pour contrôler la comptabilité et les rapports. Vous pouvez combiner plusieurs intervalles d’inscription dans des unités de déclaration consolidées, telles que des trimestres ou des semestres, ou des calendriers comptables récapitulatifs.
Associez le calendrier comptable comme calendrier principal ou calendrier comptable supplémentaire à vos sociétés à l’aide de la tâche
Modifier les détails comptables d’une société
 . Utilisez ensuite les exercices pour créer un exercice de grand livre précis et ses périodes de grand livre pour la société à l’aide de la tâche
Créer un exercice et des périodes de grand livre
 .
Pour obtenir la liste des rapports connexes ainsi que leurs descriptions, accédez au rapport
Workday Standard Reports
 et sélectionnez la catégorie de rapports
Définir les calendriers comptables
 .