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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-14
Charger des données de consolidation dans Workday

Charger des données de consolidation dans Workday

  • Définissez la saisie de données de consolidation. Voir Étapes : définir la saisie de données de consolidation.
  • Dans le cas de nouvelles entités qui utilisent des points de terminaison tels que des systèmes ERP externes, vous pouvez utiliser les services Web
    Put Beginning Balance Journal
     ou
    Import Beginning Balance Journal
     afin de charger les soldes d’ouverture dans Workday.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement de création d’écritures de données de consolidation
    .
    Voir .
  • Mappez la
    source des écritures de données de consolidation externes
     à des transactions opérationnelles à l’aide de la tâche
    Mettre à jour le mappage des sources d’écritures aux transactions opérationnelles
    .
  • Sécurité :
    Process: Data Capture
     dans le domaine fonctionnel Advanced Close and Consolidation.
Vous pouvez charger les données de consolidation manuellement ou au moyen d’une connexion à un service d’extraction de documents (exemple : protocole SFTP ou Secure File Transfer Protocol).
Chargez uniquement l’activité qui correspond à la période ouverte actuelle.
Workday ne recalcule pas l’activité d’une période en fonction des soldes de clôture chargés.
Workday conserve uniquement le nom du fichier CSV que vous avez téléversé et n’enregistre pas ce fichier. Workday part du principe que le point de terminaison correspondant au système ERP externe continuera de servir de système d’enregistrement à des fins d’audit pour l’entité qui n’utilise pas Workday.
Lorsque vous rechargez des données de consolidation dans une période ouverte pour la même société, le même code de livre et la même date comptable (ou dimension de regroupement), tenez compte des statuts suivants pour les données de consolidation :
Statut des données de consolidation
Description
Approuvé
Une écriture comptable est inscrite et associée à ces données. Workday annule les données de consolidation précédentes avec la même dimension de regroupement, y compris toutes les écritures, et les remplace par les nouvelles données de consolidation.
Remplacé
Workday a remplacé ces données par des données de consolidation ultérieures avec la même dimension de regroupement. L’écriture associée a été annulée.
Brouillon
Aucune écriture comptable n’est associée à ces données. Par conséquent, Workday n’annule pas les données de consolidation précédentes. Vous devez annuler manuellement les données de consolidation en cliquant sur
Annuler
.
Si vous souhaitez soumettre de nouveau les données de consolidation pour la même dimension de regroupement, vous devez recharger l’intégralité de l’activité récapitulée pour la période faisant l’objet de la balance de vérification. Ne chargez pas d’écritures d’ajustement incrémentielles.
  1. (Facultatif) En fonction de vos exigences, créez des validations personnalisées pour repérer les problèmes liés aux transactions qui nécessitent un examen plus approfondi ou une action supplémentaire. Exemple : créez une validation personnalisée pour vous assurer que chaque fois que vous mettez à jour une ligne à l’aide de la tâche
    Corriger des données de consolidation
    , Workday crée une note explicative de la ligne à des fins de piste d’audit. Voir Étapes : définir des validations personnalisées.
    Vous pouvez partager ces validations dans les écritures comptables tant que les champs existent aux deux endroits.
    Pour obtenir la liste des validations prédéfinies par Workday pendant l’événement d’intégration et avant la création du chargement des données de consolidation, voir Consolidation Data Capture Validations (en anglais) sur Community.
  2. Accédez au rapport
    Console centrale pour les données de consolidation
    .
  3. Cliquez sur
    Téléverser
    .
  4. Pour la tâche effectuée dans la page
    Téléverser des données de consolidation
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option
    Description
    Intégration du système source
    Sélectionnez le nom de l’intégration à exécuter. Vous avez affecté un nom d’intégration à l’aide de la tâche de configuration
    Mettre à jour les mappages entre système source et système d’intégration
    .
    Soumettre automatiquement
    Cochez cette case si vous souhaitez que Workday lance automatiquement le processus de gestion pour des données de consolidation sans erreur.
    Lorsque vos règles de mappage génèrent des valeurs de sortie en conflit, Workday :
    • Ne charge pas le résultat du mappage.
    • Affiche un avertissement.
    • Ne soumet pas automatiquement les données même si vous avez sélectionné
      Soumettre automatiquement
      .
    Pièces jointes
    Utilisez l’option
    Déposer les fichiers ici
     ou
    Sélectionner des fichiers
     pour ajouter les fichiers de données de consolidation.
    Vous pouvez uniquement charger des fichiers qui respectent un format de fichier défini par Workday. Voir Référence : données de consolidation – format de fichier CSV d’intégration entrante.
  5. Assurez-vous que les fichiers de données de consolidation se chargent correctement, puis cliquez sur
    OK
    .
  6. Dans le rapport
    Console centrale pour les données de consolidation
    , cliquez sur
    Actualiser
     pour vous assurer de l’aboutissement de l’événement d’intégration.
    Une fois les événements d’intégration terminés, Workday remplace l’onglet
    En cours
     de la grille
    Événements d’intégration (30 derniers jours)
     par l’onglet
    Terminé
    , si aucune erreur d’intégration ne s’est produite.
    Le rapport
    Console centrale pour les données de consolidation
     affiche les détails des données de consolidation dans les deux grilles suivantes :
    • Données de consolidation (cette grille affiche par défaut les données de consolidation pour la période ouverte actuelle; vous pouvez personnaliser cette vue à partir de l’invite de recherche).
    • Événements d’intégration (30 derniers jours)
  7. Dans la grille
    Données de consolidation
    , vérifiez les détails de chacune des données de consolidation téléversées, notamment les éléments suivants :
    Option
    Description
    Société
    Nom de la société qui contient les données de consolidation.
    Système source
    Nom du point de terminaison (système ERP externe).
    Statut
    Indique les statuts suivants pour chaque fichier de données de consolidation :
    • Approuvé : vous avez approuvé les données de consolidation et généré la comptabilité.
    • Brouillon : vous avez chargé les données de consolidation avec succès, mais vous ne les avez pas soumises pour approbation. Il est possible que vous deviez prêter attention à certaines erreurs ou avertissements avant de soumettre les données au moyen du processus de gestion.
    • Annulé : vous avez annulé les données de consolidation à l’aide du bouton Annuler.
    • Remplacé : vous avez soumis de nouveau un fichier contenant la même dimension de regroupement :
      • Les données de consolidation remplacées passent du statut
        Approuvé
         au statut
        Remplacé
        .
      • L’écriture associée a le statut
        Annulé
        .
    • Erreur : vous avez soumis avec succès les données de consolidation pour approbation, mais une fois le processus de gestion terminé, Workday crée une écriture erronée. Si vous ne pouvez pas résoudre l’erreur, communiquez avec le service de soutien à la clientèle de Workday pour obtenir de l’aide.
    • Soumis : vous avez soumis les données à l’aide du processus de gestion
      Événement de création d’écritures de données de consolidation
       pour approbation.
    Erreurs
    Indique le nombre d’erreurs dans les données de consolidation.
    Vous pouvez cliquer sur ce nombre pour afficher les détails des erreurs.
    Écriture
    L’écriture créée par Workday après l’approbation des données de consolidation.
    Vous pouvez cliquer sur l’écriture pour en afficher les détails.
  8. Cliquez sur
    Afficher
     pour vérifier les détails des données de consolidation que vous avez téléversées.
    1. Cochez la case
      Lignes mises à jour seulement
       si vous souhaitez afficher uniquement les lignes mises à jour pour les comptes de grand livre et les worktags que vous avez précédemment corrigés.
    2. Cliquez sur
      OK
      .
      Workday affiche des renseignements pour les données de consolidation, tels que :
      • Comptes de grand livre mappés et actuels.
      • Devise de transaction et devise du grand livre.
      • Montants des transactions et montants inscrits au grand livre.
      • Worktags mappés et actuels.
      • Résultats de mappage.
      • Nom de l’utilisateur responsable de la dernière mise à jour des données et minute de la dernière mise à jour.
  9. Cliquez sur
    Corriger
     pour corriger les erreurs contenues dans les données de consolidation. Après avoir corrigé les erreurs, vous pouvez soumettre les données de consolidation pour approbation.
  10. (Facultatif) Cliquez sur
    Annuler
     pour annuler les données de consolidation. Vous pouvez uniquement annuler les données de consolidation dont le statut est
    Brouillon
    .
  11. Passez en revue les quatre onglets de la grille
    Événements d’intégration (30 derniers jours)
    .
    • L’onglet
      En cours
       affiche les détails de l’événement d’intégration que Workday est en train de traiter.
    • L’onglet
      Terminé
       affiche les détails de chaque événement d’intégration terminé, tels que ceux ci-dessous :
    Option
    Description
    Événement d’intégration
    Instance de l’événement d’intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l’instance pour accéder aux détails de l’événement.
    Adresse URL pour le téléchargement de l’audit de diagnostic
    Instance menant au fichier de diagnostic.
    Afin de diagnostiquer les erreurs, cliquez sur l’adresse URL, puis sur le bouton + pour développer la sélection.
    Le téléchargement de l’audit de diagnostic fournit un récapitulatif de l’intégration et affiche les erreurs liées au fichier, le cas échéant.
    Messages d’intégration
    Les messages d’intégration affichent les erreurs liées à l’intégration.
    Si vous ne parvenez pas à résoudre toutes les erreurs après avoir téléversé le fichier, Workday vous recommande de communiquer avec l’administrateur de système.
    Afficher des données de consolidation
    Cliquez sur la flèche vers le bas pour :
    • Afficher les détails des données de consolidation.
    • Exporter au format Excel.
    • Exporter au format PDF.
    • L’onglet
      Incomplet
       affiche les détails de chaque événement d’intégration qui crée des jeux de données de consolidation en raison d’erreurs. Il affiche des renseignements, tels que ceux ci-dessous :
    Option
    Description
    Événement d’intégration
    Instance de l’événement d’intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l’instance pour accéder aux détails de l’événement.
    Adresse URL pour le téléchargement de l’audit de diagnostic
    Instance menant au fichier de diagnostic.
    Afin de diagnostiquer les erreurs, cliquez sur l’adresse URL, puis sur le bouton + pour développer la sélection.
    Le téléchargement de l’audit de diagnostic sert principalement à afficher les erreurs liées au fichier.
    Messages d’intégration
    Les messages d’intégration affichent les erreurs liées à l’intégration.
    Si vous ne parvenez pas à résoudre toutes les erreurs après avoir téléversé le fichier, Workday vous recommande de communiquer avec l’administrateur de système.
    • L’onglet
      Échec
       affiche les détails des événements d’intégration qui n’ont pas abouti et pour lesquels Workday n’a créé aucun jeu de données de consolidation en raison d’une erreur système. Il affiche des renseignements, tels que ceux ci-dessous :
    Option
    Description
    Événement d’intégration
    Instance de l’événement d’intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l’instance pour accéder aux détails de l’événement.
    Adresse URL pour le téléchargement de l’audit de diagnostic
    Instance menant au fichier de diagnostic.
    Afin de diagnostiquer les erreurs, cliquez sur l’adresse URL, puis sur le bouton + pour développer la sélection.
    Le téléchargement de l’audit de diagnostic sert principalement à afficher les erreurs liées au fichier.
    Messages d’intégration
    Les messages d’intégration affichent les erreurs liées à l’intégration.
    Si vous ne parvenez pas à corriger toutes les erreurs après avoir rechargé le fichier, Workday vous recommande de communiquer avec l’administrateur de système.