Concept : affectations
Dans la comptabilité générale de Workday, vous pouvez utiliser des affectations pour répartir les montants inscrits au grand livre, généralement les coûts, d’une organisation à une autre en fonction d’une définition préconfigurée. Vous pouvez répartir les coûts au sein de la même société ou entre sociétés pour générer des affectations intersociétés. Quand vous traitez des affectations, Workday calcule et répartit les montants de répartition entre chaque cible. Il crée ensuite les écritures opérationnelles pour enregistrer les affectations dans le grand livre.
Vous pouvez également utiliser les données de votre plan dans vos affectations, ce qui vous aide à automatiser les écritures de fin de mois. Vous pouvez également effectuer une affectation à un plan cible, en créant des modifications de budget pour vous assurer que les données de votre plan reproduisent vos chiffres réels.
Exemples :
- Une société distribue les dépenses liées auxcoûts indirects(telles que l’entretien des immeubles et les salaires du personnel) pour tous les centres de coûts qui utilisent l’espace et les services fournis. À l’aide d’une base d’affectation de la superficie en pieds carrés (créée sous forme de statistique), chaque centre de coûts partage les charges d’exploitation des installations.
- Une société répartit les coûts informatiques sur tous les centres de coûts en fonction de l’effectif de ces centres de coûts. Cela inclut les coûts enregistrés au moyen d’une affectation, tels que les frais liés aux installations.
- Une société affecte les dépenses de marketing aux régions en fonction des produits par région. La société répartit les données en chiffres réels et planifie des rapports cohérents.
Flux des travaux des affectations
Le diagramme illustre le fonctionnement des affectations :
En tant que comptable, quand vous définissez et traitez les affectations, vous travaillez avec :
- Définitions d’affectations :elles représentent chaque étape d’une affectation et définissent :
- Quels montants affecter.
- Comment répartir ces montants.
- Où publier les résultats d’affectation.
- Ensembles de groupes d’affectations :un regroupement de définitions d’affectation et de leurs interdépendances pour vous aider à organiser les définitions d’affectations pour le traitement.
- Test :après avoir défini les définitions d’affectations et les ensembles de groupes, vous pouvez les tester pour vous assurer qu’ils produisent les résultats escomptés.
- Exécution d’affectations :génèrent des journaux pro forma ou des projets de modifications budgétaires des affectations. Vous pouvez exécuter manuellement le processus d’affectation ou planifier son exécution par Workday à un jour et à une heure spécifique.
- Résultats d’affectation :les résultats du traitement de l’affectation fournissent un support pour les montants affectés.
- Finalisation :le processus de finalisation de votre affectation pro forma et de publication de son journal opérationnel ou de mise à disposition de sa modification de budget.
- Approbation finale: étape facultative du processus de gestion pour vérifier les résultats finaux de l’affectation avant de publier le journal d’affectation ou de rendre la modification de budget disponible.
Lorsque vous laissez les affectations au statut
Pro Forma
, les transactions s’affichent dans les tâches de clôture de périodes lorsque vous clôturez des périodes. Les affectations conservent le statut Pro Forma
jusqu’à ce que vous effectuiez une autre action.Espace de travail - Affectations
Utilisez l’
Espace de travail - Affectations
pour :
- Surveiller vos affectations pour une période comptable.
- Suivre la progression vers la finalisation.
- Identifier facilement les affectations disponibles pour la finalisation.
L’espace de travail, qui organise les informations par société et par ensemble de groupes d’affectations, comprend :
- UnRécapitulatifdu traitement d’affectation, y compris :
- Affectations à exécuter: le nombre total d’affectations dans l’ensemble de groupes.
- Brouillon: le nombre d’affectations que vous avez enregistrées, mais pas encore exécutées.
- Nouvelle exécution obligatoire: le nombre d’affectations dépendantes que vous devez réexécuter en raison d’un changement dans l’affectation dont elles dépendent.
- Pro Forma: le nombre d’affectations que vous avez exécutées et dont le statut est pro forma (pas encore finalisées).
- Erreur: le nombre d’affectations que vous ne pouvez pas publier en raison d’une erreur dans les résultats d’affectation.
- LesExceptions de traitementpour vous aider à résoudre les problèmes.
- Une liste d’Affectations non finaliséesavec un bouton pour finaliser chaque affectation.
- LesDétails d’affectationpour chaque affectation dans un ensemble de groupes, y compris si l’affectation concerne des chiffres réels ou un plan.