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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-10-04
Créer des écritures détaillées manuelles Accounting Center

Créer des écritures détaillées manuelles Accounting Center

  • Configurez les processus de gestion suivants :
    • Événement d’approbation d’une écriture détaillée Accounting Center
       pour acheminer les écritures détaillées Accounting Center manuelles pour approbation.
      Configurez les approbations dans les écritures détaillées Accounting Center.
    • Événement de lancement de lot d'écritures détaillées Accounting Center
      .
      Incluez le traitement principal de lancement de lot d’écritures détaillées Accounting Center en tant que lot/tâche dans la définition de processus de gestion.
    • Événement de récapitulation Accounting Center
      .
      Inclure le processus principal de récapitulation Accounting Center comme lot/tâche dans la définition de processus de gestion.
  • Sécurité :
    Process: Accounting Center Detailed Journals
     dans le domaine fonctionnel Accounting Center.
Vous pouvez créer une écriture manuelle avec des worktags, des attributs supplémentaires et des détails sur les taxes dans la comptabilité détaillée à plusieurs fins, notamment :
  • Corrigez les données créées par traitement par lots traditionnel.
  • Créer des charges à payer de contrepassation dans la période actuelle pour les données sources qui ne se trouvent pas encore dans Accounting Center.
Vous pouvez uniquement traiter les écritures détaillées manuelles directement dans les stades Comptabilité détaillée et Récapitulation. Il n'y a pas de stade d'ingestion ou d'enrichissement pour les écritures détaillées manuelles.
Pour les lots d’écriture détaillée manuels, Workday :
  • Ignore toutes les options de traitement que vous avez configurées pour la source comptable dans la tâche
    Modifier une configuration de traitement Accounting Center
     .
  • Sur la page
    Exécuter un événement Accounting Center
      :
    • Désactive l’option
      Écarter les erreurs et Traiter avec un lot futur,
       car vous ne pouvez pas écarter des transactions pour les types de lots d’écriture détaillée manuelle.
    • Affiche uniquement le stade
      Récapitulation
       lorsque vous cliquez sur
      Exécuter
       et sélectionnez
      Retourner au stade sélectionné et Traiter à nouveau
      .
Les écritures détaillées d’Accounting Center ne sont pas inscrites directement dans votre grand livre, mais Workday les récapitule plutôt avant de les inscrire dans le grand livre.
  1. Accédez au rapport
    Maintain Feature Opt-In
     et, pour la fonctionnalité Accounting Center Detailed Journals - Contextual Security by Accounting Source, sélectionnez
    Opt In to Feature
    .
  2. (Facultatif) Ajoutez le groupe de sécurité Rôles - Système source à la politique de sécurité
    Événement de récapitulation Accounting Center
     .
    Lorsque vous accordez à un utilisateur l’accès à un domaine par l’intermédiaire d’un groupe de sécurité contraint, Workday limite l’accès à chaque source comptable en fonction du rôle d’utilisateur.
  3. (Facultatif) Choisissez d’utiliser la fonctionnalité
    Accounting Center Detailed Journals - Contextual Security by Accounting Source
     et rattachez ces sous-domaines de manière contextuelle au domaine de
    sécurité Process: Accounting Center Detailed Journals
     au moyen du groupe de sécurité contraint Roles - Source System :
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Add Attachment
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Add/Change Attachment
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Cancel
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Core
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Reporting
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - View
  4. (Facultatif) Configurez un générateur d’identifiants pour une écriture détaillée Accounting Center.
    Accédez à l’une des tâches suivantes :
    • Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
       pour configurer un identifiant pour toutes les écritures détaillées Accounting Center manuelles au niveau du locataire.
    • Modifier des définitions d'identifiants de société
       pour configurer un identifiant pour toutes les écritures détaillées Accounting Center manuelles au niveau de la société.
    Les valeurs du générateur de séquences d’identifiants de société ont priorité sur la configuration du locataire.
  5. (Facultatif) Utilisez le champ de rapport
    Type de lot
    pour créer une règle de conditions dans le processus de gestion Événement de récapitulation Accounting Center.
  6. Accédez à la tâche
    Créer une écriture détaillée Accounting Center
     .
  7. Pour l’en-tête de l’écriture, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Source comptable
    Sélectionnez la source comptable pour laquelle vous souhaitez créer l’écriture détaillée manuelle.
    Grand livre
    Sélectionnez une société qui inclut un grand livre des chiffres réels.
    Workday ne prend pas en charge l’entrée d’écritures détaillées dans l’un ou l’autre des grands livres suivants :
    • Engagements
    • Obligation
    Vous pouvez également utiliser la catégorie d’invite
    Grands livres par hiérarchie de sociétés
     pour parcourir une hiérarchie de sociétés, puis sélectionner le grand livre de la société.
    La devise
    La devise de la société utilisée pour les transactions financières. Workday remplit le champ en fonction du
    grand livre
     que vous sélectionnez.
    Source d’écriture
    Affiche les sources des écritures que vous avez configurées en tant que
    source comptable
     dans la tâche
    Mettre à jour les sources d’écritures
    .
    Type de taux de change
    Vous pouvez préciser un type de taux de change quand vous cochez la case
    Activer la fonction multidevise
    . Si vous ne précisez pas de type, Workday utilise le
    remplacement du type de taux de change
     dans la tâche
    Modifier les détails comptables d’une société
    .
    Code de livre
    Laissez le champ en blanc pour afficher le code de livre en blanc.
    Identifiant de référence externe
    (Facultatif) Entrez l’identifiant de référence. L’identifiant de référence vous permet de suivre les transactions du système source que vous importez dans Workday aux fins d’audit.
    Activer la fonction multidevise
    (Facultatif) Sélectionnez cette option pour activer le
    type de taux de change
     si vous souhaitez utiliser un type de taux de change autre que celui par défaut.
    Workday remplit la case à cocher
    Activer la fonction multidevise
     selon que la source comptable sélectionnée est activée ou non pour la fonction multidevise.
    Activer les détails sur les taxes
    Sélectionnez cette option pour ajouter des détails de déclaration fiscale sur une écriture détaillée Accounting Center manuelle.
    Lorsque vous activez cette option, vous devez indiquer
    des détails sur les taxes
     dans la grille
    Lignes d'écriture
     .
    Créer une contrepassation
    Sélectionnez cette option pour activer la
    date de contrepassation
     afin de pouvoir entrer la date à laquelle vous souhaitez contrepasser les écritures. La valeur par défaut est la prochaine période ouverte.
    La période d’écriture et la période de contrepassation doivent être ouvertes.
    Effectuer le rapprochement bancaire
    Cochez la case si vous souhaitez rapprocher les lignes d’écriture de trésorerie récapitulées.
    Les lignes d’écriture manuelles que vous sélectionnez sont disponibles pour le rapprochement et affichent une Référence de la transaction, le cas échéant.
    Vous pouvez ensuite mettre en correspondance les lignes d’écriture sélectionnées avec votre relevé bancaire. Voir Étapes : utiliser le rapprochement des comptes bancaires.
  8. Cliquez sur
    Continuer
    .
    Les attributs supplémentaires que vous avez configurés dans la tâche
    Configurer des attributs supplémentaires pour une écriture détaillée
     et qui ont été sélectionnés comme Modifiables dans la grille Lignes d’écriture sont disponibles dans la grille
    Lignes d’écriture
     .
  9. Pour la grille
    Lignes d’écriture
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Compte de grand livre
    Affiche les comptes de grand livre pour la société en fonction des sociétés restreintes que vous avez configurées dans la tâche
    Créer un groupe de comptes
     . Si vous avez sélectionné la société comme dimension dans vos règles d’inscription comptable, Workday valide que vous pouvez utiliser le compte de grand livre avec la société ou la hiérarchie de sociétés.
    Worktags
    Utilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher facilement des transactions. Les worktags que vous pouvez sélectionner sont en fonction des worktags présents dans la table de sortie comptable détaillée. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag associé à des worktags, Workday remplit automatiquement les transactions avec les valeurs de worktag connexe.
    Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne, Workday charge les worktags de la dernière ligne modifiée sur la nouvelle ligne.
    Entité affiliée interworktags
    Utilisez la valeur d’entité affiliée interworktags pour traiter les transactions avec des valeurs d’entités affiliées lorsque vous équilibrez la comptabilité détaillée en fonction du worktag de mise en équilibre requis.
    Vous pouvez appliquer les valeurs des entités affiliées interworktags lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag principal dans votre locataire.
    Détails sur les taxes
    Lorsque vous sélectionnez l’option
    Activer les détails sur les taxes
     dans l’en-tête de l’écriture, cliquez sur
    Détails sur les taxes
     pour définir les attributs et worktags fiscaux obligatoires suivants :
    • Attributs de taxes
      • Date de la transaction
      • Type de taxe/impôt
      • Montant taxable/imposable
      • Type de recouvrement de taxes
    • Worktags
      • Assujettissement aux taxes
      • Code de taxe/impôt
      • Taux de taxe/impôt
      • Recouvrement de taxes
      • Type de date d’exigibilité de la taxe
        Pour configurer le worktag
        Type de date d’exigibilité de la taxe
         , sélectionnez l’
        option Activer la configuration des dates d’exigibilité de la taxe pour la taxe sur les transactions
         sous
        Options relatives aux taxes
         dans la tâche
        Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
         .
    Attributs supplémentaires
    Entrez une valeur pour chaque attribut supplémentaire
    obligatoire
     .
    Vous configurez des attributs supplémentaires comme
    étant obligatoires
     dans la tâche
    Configurer des attributs supplémentaires pour une écriture détaillée
    .
  10. (Facultatif) Développez
    Pièces jointes
     et utilisez l’option
    Déposer des fichiers ici
     ou
    Sélectionner des fichiers
     pour ajouter des pièces jointes.
  11. (Facultatif) Pour ajouter ou modifier des pièces jointes après avoir créé une écriture détaillée manuelle, vous pouvez soit :
    Ajoutez, changez ou supprimez des pièces jointes à partir du menu des actions connexes d’une écriture détaillée d’Accounting Center dans le rapport
    Afficher une écriture détaillée d’Accounting Center
     , sélectionnez
    Ajouter/changer une pièce jointe
    .
    Sécurité :
    domaine Process: Accounting Center Detailed Journals - Add/Change Attachment
    dans le domaine fonctionnel Accounting Center.
    Pour ajouter une pièce jointe seulement, accédez à la tâche
    Joindre une pièce à une écriture détaillée Accounting Center
     .
    Sécurité :
    domaine Process: Accounting Center Detailed Journals - Add Attachment
     dans le domaine fonctionnel Accounting Center.
  12. (Facultatif) Cliquez sur
    Générer un brouillon
    .
    Workday :
    • Exécute les validations système et personnalisées pour les lignes d’écriture telles qu’elles sont entrées et générées.
    • Affiche les lignes d’écriture prévues pour les écritures détaillées manuelles en fonction des lignes telles qu’elles ont été entrées.
    Workday ne soumet pas les lignes d'écriture détaillée pour approbation tant que vous n'avez pas cliqué sur
    Soumettre
    .
  13. Révisez et cliquez sur
    Soumettre
     pour soumettre les lignes d’écriture pour approbation.
    Workday lance l’
    événement d’approbation d’écritures détaillées Accounting Center
     pour acheminer les écritures détaillées Accounting Center manuelles pour approbation.
    Après approbation, Workday lance automatiquement le processus de gestion
    Événement de lancement de lot d’écritures détaillées Accounting Center
     pour créer un lot pour la comptabilité détaillée et la récapitulation.
  14. Accédez au rapport
    Rechercher des lots Accounting Center
     .
  15. Dans la page
    Rechercher des lots Accounting Center
     , pour
    le type de lot
    , sélectionnez
    Écriture détaillée manuelle
    .
  16. Cliquez sur cette option pour ouvrir le lot créé par l’écriture manuelle détaillée.
  17. (Facultatif) Si le stade Comptabilité détaillée a le statut
    Échec
    , cliquez sur
    Réessayer
    pour soumettre le lot de nouveau.
  18. (Facultatif) Si le stade de récapitulation a le statut
    En cours
     et qu’il contient des transactions erronées, cliquez sur
    Exécuter
    . Pour
    Options de traitement
    , sélectionnez
    Retourner au stade sélectionné et Traiter à nouveau
     et, pour le stade, sélectionnez
    Récapitulation
    .
  19. Actualisez la page pour confirmer que le lot a le statut
    Terminé
     .
  20. À partir des actions connexes du lot, sélectionnez
    Lot d'Accounting Center -
    Afficher des écritures détaillées d'Accounting Center
    .
  21. Dans le rapport
    Afficher une écriture détaillée Accounting Center
     , vérifiez que l’écriture détaillée a le statut
    Approuvé
     et que le lot a le statut
    Terminé
     .
    Pour les lignes d’écriture à volume élevé, Workday affiche les 1 000 premières lignes d’écriture avant d’afficher la grille
    Lignes d’écriture récapitulées
     . La grille vous permet de réviser un plus grand nombre de lignes d’écriture sans dégradation des performances. Vous pouvez toujours afficher les lignes détaillées d’une écriture détaillée récapitulée Accounting Center en cliquant sur le bouton
    Afficher les détails des lignes d’écriture
     , mais cela aura une incidence sur la performance pour les lignes d’écriture à volume élevé.
    Si vous avez configuré un Générateur d’identifiants pour l’écriture détaillée Accounting Center dans la
    tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
     , Workday l’utilise pour créer un numéro d’écriture comptable détaillé manuellement unique. Cette numérotation est distincte de la numérotation traditionnelle des écritures à inscrire au grand livre.
  22. Pour revenir au lot, à partir des actions connexes de l’écriture détaillée, sélectionnez
    Accounting Center Detailed Journal
    Afficher le lot Accounting Center
    .
  23. À partir des actions connexes du lot, sélectionnez
    Lot d’Accounting Center
    Afficher des écritures récapitulatives Accounting Center
    .
  24. Sur la page
    Afficher une écriture récapitulative Accounting Center
     , confirmez que l’écriture récapitulative a le statut
    Inscrit
     .
    Dans la mesure où Workday inscrit les écritures récapitulées dans le grand livre, notez qu’il utilise la numérotation des écritures traditionnels.
  25. Pour revenir au lot, sélectionnez
    le
    lot Accounting Center
    à partir du menu des actions connexes de l’écriture .