Approuver des écritures par lot Accounting Center
Si nécessaire, vous pouvez configurer une ou plusieurs étapes Réviser dans le processus de gestion Événement de récapitulation Accounting Center. La configuration d’étapes Réviser vous permet d’approuver ou de refuser des écritures récapitulatives Accounting Center avant que Workday ne les inscrive dans le grand livre pour les types de lots Source principale.
Vous configurez les étapes de révision après le lot/tâche de traitement principal de récapitulation Accounting Center et avant le lot/tâche de récapitulation Accounting Center et d'achèvement de la synchronisation.
Vous n’avez pas besoin de configurer le lot/tâche d’achèvement de la récapitulation et de la synchronisation Accounting Center si vous n’ajoutez aucune étape Réviser.
- (Facultatif) Ajoutez le groupe de sécurité Rôles - Système source à la politique de sécuritéÉvénement de récapitulation Accounting Center.Lorsque vous accordez à un utilisateur l’accès à un processus de gestion par l’intermédiaire d’un groupe de sécurité fondé sur des rôles avec contraintes, Workday limite l’accès à chaque source comptable en fonction du rôle d’utilisateur.
- Accédez au processus de gestionÉvénement de récapitulation Accounting Center (définition par défaut).
- À partir du menu des actions connexes de la définition de processus de gestion, sélectionnez .
- Pourla date d'effet, sélectionnez la date du jour.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surAjouter une rangée.
- Pour les Étapes du processus de gestion, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ChampValeurOrdreAssurez-vous que l’ordre de la nouvelle rangée suit l’étape de lot/tâche de traitement principal de récapitulation Accounting Center. Exemple : c.TypeActionPréciserRéviser une exécution de récapitulation Accounting CenterGroupeSélectionnez un groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs qui est autorisé à réviser les exécutions de récapitulation d'Accounting Center conformément à la politique de sécurité de processus de gestion Événement de récapitulation d'Accounting Center.Workday ajoute automatiquement une condition d’entrée prédéfinie (propriété de Workday) à cette étape. Cette condition d’entrée exécutera l’étape Réviser uniquement dans les conditions suivantes :- Le type de lot Accounting Center est la source principale.
- Le lot comporte des écritures récapitulatives Accounting Center associées dont le statutest Créé.
- La option de traitement n’est pas définie à Retour en arrière.
- Ajoutez des étapes Réviser supplémentaires au besoin. Exemple : vous pourriez avoir besoin d’étapes de révision différentes pour des sources comptables différentes si des groupes de sécurité distincts doivent approuver ou refuser des sources comptables précises.
- Après avoir ajouté toutes les étapes Réviser, cliquez surAjouter une rangée.
- Pour les Étapes du processus de gestion, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ChampValeurOrdreAssurez-vous que l’ordre de la nouvelle rangée suit à la fois :- Étape de lot/tâche de traitement principal de récapitulation Accounting Center.
- Toutes les étapes de l’évaluation.
TypeLot/tâchePréciserAchèvement de la récapitulation et de la synchronisation Accounting Center.Cette tâche inscrit les écritures récapitulées créées par l’exécution de la récapitulation.Utilisateur pour l’exécutionNom de l'utilisateur ou de l'utilisateur de votre système d'intégration qui exécute les lots Accounting Center.Workday vous recommande de sélectionner le même utilisateur qui exécute l’étape initiale de tâche Récapitulation du traitement principal.Workday ajoute automatiquement une condition d’entrée prédéfinie (propriété de Workday) à cette étape. Cette condition d’entrée exécutera l’étape Réviser uniquement dans les conditions suivantes :- Le type de lot Accounting Center est la source principale.
- La option de traitement n’est pas définie à Retour en arrière.
- Ajoutez des règles de conditions aux étapes Réviser et à toutes les étapes post-traitement, au besoin.
- Cliquez surOK.
Lorsque vous créez des écritures récapitulées, Workday lance le processus de gestion
Événement de récapitulation Accounting Center
et envoie une notification Mes tâches aux approbateurs pour qu’ils exécutent les actions nécessaires.
La notification Mes tâches contient une grille
Écriture récapitulative
qui affiche un maximum de 100 écritures récapitulatives créées au cours de l'exécution de lot.
Les écritures de contrepassation et en devise de grand livre supplémentaire ne sont pas incluses dans les rangées de la grille récapitulative unique, mais sont référencées dans les rangées de leurs écritures parentes.
Le statut d'exécution de l'exécution de la récapitulation dans l'
onglet Afficher par toutes les exécutions
du rapport Afficher un lot Accounting Center
affiche le statut Traitement principal : En attente d'approbation
.Les approbateurs peuvent soit :
- Cliquez surApprouverpour approuver l’exécution par lots.La tâche Accounting Center Summarization and Synchro Completement inscrit les écritures récapitulatives dans le grand livre.Vous approuvez les écritures au niveau de l’exécution de lots pour toutes les écritures récapitulatives d’une exécution de lot, et non par écriture récapitulative individuelle.
- Cliquezsur Refuserpour refuser l'exécution de lot.Lorsque vous refusez l’exécution de lot :
- Le stade de récapitulation reste en cours jusqu’à ce que vous annuliez ou reportiez le lot.
- Le statut d'exécution du stade de récapitulation dans l'onglet Afficher toutes les exécutionsdu rapportAfficher un lot Accounting Centeraffiche le statutRefusé.
Pour les exécutions de lots refusées, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :- Annuler le lot à partir des actions connexes du lot.
- Cliquez sur le boutonExécuterdans l’ongletAfficher par stade actueldu rapportAfficher un lot d’Accounting Centerpour restaurer le lot à un stade précédent.Workday effectue les actions suivantes :
- Annule les écritures récapitulatives Accounting Center créées dans l’exécution de lot Refusé.
- Démarre un nouvel événement d’exécution de récapitulation qui créera de nouvelles écritures récapitulées.
- Crée de nouvelles écritures récapitulatives lorsque les exécutions de récapitulation suivantes sont exécutées.
Les approbateurs peuvent également :
- Ajouter des pièces jointes pour soutenir leurs actions.
- Cliquez sur chaque écriture récapitulative pour afficher les détails de chaque écriture.
- Cliquez sur l’ongletHistorique des statutspour afficher l’historique des statuts de l’écriture.
- Cliquez sur l’ongletHistorique de processuspour réviser toutes les étapes du processus de gestion exécutées pour toutes les exécutions de récapitulation dans un lot, et pas seulement l’exécution de récapitulation qui a créé l’écriture.Toutes les écritures Accounting Center d'un lot auront le même historique de processus et toutes les étapes affichées dans l'historique de traitement des écritures récapitulatives Accounting Center pourront comprendre des étapes de traitement qui ne sont pas associées à l'écriture.