Créer des subventions
- Définissez des subventions.
- Sécurité : domainesManage: Grant - CreateetSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
Les subventions vous permettent d’enregistrer les coûts et les produits d’un projet subventionné. Vous pouvez imputer les dépenses d’une attribution à une ligne d’attribution lorsque vous :
- Précisez une subvention sur la ligne d’attribution.
- Ajoutez le worktag de subvention à toutes les transactions de dépenses liées à la ligne d’attribution.
Les worktags de subvention vous permettent de :
- Enregistrer l’activité financière qui correspond aux attributions.
- Comptabiliser les produits issus des attributions.
- Enregistrer les obligations et les engagements.
- Imputer les charges liées aux coûts indirects ainsi que les coûts indirects aux attributions.
- Imposer aux organismes subventionnaires un plafond salarial.
Lorsque vous traitez à nouveau les coûts liés à une attribution, Workday peut prendre en compte toutes les subventions associées à votre société ou à votre attribution. En clôturant les attributions ou les lignes d’attribution, vous serez en mesure de modifier les subventions contenues dans les lignes d’attribution afin de les exclure d’un nouveau traitement des coûts liés aux attributions dans le futur.
Vous pouvez utiliser les plafonds de salaire dans les subventions lors de l’affectation des coûts de la paie, avec ou sans Workday Grants Management.
Workday vous recommande de créer des subventions à l’aide de la tâche
Créer une subvention
plutôt que la tâche Mettre à jour des subventions de base
.- Accédez à la tâcheCréer une subvention.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Identifiant de subventionSi vous n’entrez pas d’identifiant, Workday en crée un au moment où vous soumettez la subvention.Lorsque vous créez une définition d’identifiant de séquence à l’aide du générateur d’identifiants de séquence, Workday génère un identifiant par ordre séquentiel. Une fois que vous avez enregistré ou soumis la subvention, l’identifiant de la subvention devient l’identifiant de référence aux fins d’intégration. Seul un administrateur peut modifier l’identifiant de la subvention et l’identifiant de référence.Inclure l'identifiant de subvention dans le nomSélectionnez cette option pour ajouter l’identifiant de subvention au nom de la subvention. Lorsque votre subvention et votre attribution portent le même nom, le fait d’inclure l’identifiant de la subvention peut vous aider à différencier votre subvention de celle de votre attribution.InactifVous pouvez désactiver une subvention pour empêcher les coûts futurs liés à une attribution d’y être imputés.Pour désactiver une subvention, accédez au menu des actions connexes de la subvention que vous souhaitez désactiver, puis sélectionnez .Pour vous assurer que les worktags de subvention inactifs ne sont pas utilisés dans les transactions de dépense, configurez l’utilisation du worktag pour chaque transaction afin de ne pas autoriser le type de worktagde subventioninactif. Exemple : pour empêcher les utilisateurs d’ajouter des worktags de subvention inactifs aux factures de fournisseurs, modifiez l’utilisation du worktagFacture de fournisseurde manière à cocher la caseNe pas autoriser les valeurs inactivespour le type de worktagSubvention. Voir Configurer les worktags pour les transactions.Hiérarchie de subventionsVous pouvez ajouter une subvention à plus d’une hiérarchie. La subvention hérite des rôles de chaque hiérarchie de subventions à laquelle elle est rattachée.Plafond de salaire pour la subventionSélectionnez un plafond de salaire à imposer aux dépenses effectuées dans le cadre de la subvention.Pour utiliser le plafond de salaire :- Sans Workday Financials et Grants Management, indiquez le plafond de salaire sur la subvention.
- Pour les attributions avec Workday Financials et Grants Management, vous devez préciser le plafond de salaire sur la ligne d’attribution. Voir : Créer des attributions. Si un plafond de salaire est précisé à la fois sur la subvention et sur la ligne d’attribution, le plafond de salaire de la ligne d’attribution devient prioritaire.
Vous pouvez uniquement préciser des plafonds de salaire lorsque vous créez ou modifiez de nouvelles subventions. Vous ne pouvez pas ajouter un plafond de salaire ou un remplacement de plafond de salaire après avoir associé la subvention à une ligne d’attribution.Remplacement du plafond de salaire pour la subventionSélectionnez un intervalle de plafond de salaire à utiliser lorsque vous souhaitez appliquer un montant de plafond de salaire particulier, et ce, peu importe à quel moment l’imputation des coûts de la paie a lieu. Lorsque vous ne précisez pas de remplacement, Workday utilise le montant du plafond de salaire pour l’intervalle de plafond de salaire qui correspond à l’imputation des coûts de la paie.Exclure du nouveau traitement des coûts liés à une attributionPour exclure une subvention du nouveau traitement des coûts liés à une attribution, vous devez modifier la subvention et cocher cette case.Lorsque vous cochez cette case, mais que vous n’entrez pas de date de budget, Workday exclut toujours la subvention du nouveau traitement des coûts liés à une attribution.Vous pouvez exclure une subvention du nouveau traitement des coûts liés à une attribution lorsque vous clôturez l’attribution ou la ligne d’attribution de la subvention et que vous n’êtes plus en mesure de facturer l’organisme subventionnaire.Date de budget après laquelle effectuer le nouveau traitement des coûts liés à une attributionPour exclure une subvention du nouveau traitement des coûts liés à une attribution uniquement jusqu’à une date de budget précise, entrez la date de budget.Vous pouvez uniquement entrer cette date lorsque vous cochez la caseExclure du nouveau traitement des coûts liés à une attribution.Lorsque vous traitez à nouveau les coûts liés à une attribution pour des dates de budget postérieures à cette date, Workday inclut la subvention dans les nouveaux calculs de vos coûts liés à une attribution. - (Facultatif) Dans l’ongletWorktags connexes, ajoutez des worktags associés à la subvention.Pour permettre à Workday de calculer les coûts indirects et les produits des attributions lorsque vous dépensez sur la subvention, vous pouvez soit :
- Indiquez un fonds subventionné comme worktag de fonds associé.
- Ajoutez un worktag de fonds subventionné directement dans les transactions de dépenses.
Exemple : vous souhaitez définir votre subvention afin que, lorsque vous associez des transactions de dépenses au worktag de la subvention, les transactions de dépenses utilisent automatiquement les worktags connexes :- Centre de coûts :4220 Mathematics
- Fonds :02 Sponsored Programs Fund
- Programme :113 Math
Worktags connexes:Type de worktagWorktag par défautCentre de coûts4220 MathématiquesFonds02 Fonds pour les programmes subventionnésProgramme113 Calculs - (Facultatif) Dans l’ongletAffecter des rôles, attribuez des rôles supplémentaires à la subvention pour autoriser l’accès à la consultation des rapports relatifs aux lignes de plan, aux lignes d’écriture, aux lignes d’attribution et aux tâches liées à une attribution.
Vous disposez à présent d’un worktag de subvention complet que vous pouvez :
- Préciser dans les lignes d’attribution pour saisir les coûts et les produits.
- Ajouter en tant que worktag supplémentaire dans les transactions de dépenses pour imputer les montants de dépenses liés à une attribution.
- Ajouter en tant que worktag supplémentaire dans les affectations de coûts de la paie des travailleurs afin d’imputer les rémunérations des travailleurs à une attribution.