Éléments à prendre en compte pour la définition : tâches liées à une attribution
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des tâches liées à une attribution. Elle explique :
- De quoi il s’agit.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les tâches liées à une attribution dans Workday sont des tâches qui vous aident à gérer et à mettre à jour vos attributions. Les rapports d’étape provisoires ou définitifs, les rapports financiers et les rapports d’invention sont des exemples de tâches liées à une attribution.
Avantages pour l’entreprise
Les tâches liées à une attribution :
- Vous permettent de définir les dates pour chaque tâche en fonction du calendrier d’attribution ou de la période du contrat.
- Vous permettent de gérer toutes les tâches liées à une attribution dans une liste.
- Peuvent servir de jalons aux fins de facturation à votre organisme subventionnaire ou de tâches pour clôture.
- Rappellent aux destinataires de l’affectation que leurs tâches arrivent bientôt à échéance ou sont en retard au moyen de notifications d’alerte.
- Effectuent un acheminement automatique vers les rôles sélectionnés aux fins de révision et d’approbation à l’aide du processus de gestionÉvénement pour une tâche liée à une attribution.
Cas d’utilisation
- Dans le cadre de votre engagement à l’égard de l’attribution, l’organisme subventionnaire vous demande de fournir une tâche propre au projet avant de lui envoyer une facture. Vous créez la tâche liée à l’attribution correspondante dans Workday et la configurez comme jalon aux fins de facturation.
- Votre organisation de supervision vous demande de fournir un rapport d’étape trimestriel pour illustrer votre travail. Vous créez une tâche liée à l’attribution pour un rapport d’étape qui a lieu tous les trois mois.
- Vous devez produire un rapport financier fédéral final avant de pouvoir clôturer une attribution. Vous créez une tâche liée à l’attribution pour un rapport financier final et la configurez comme tâche pour clôture.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous des attributions qui ont le même organisme subventionnaire et le même type d’attribution ou code d’objet? | Les attributions qui ont le même organisme subventionnaire, le même type d’attribution et le même code d’objet doivent souvent remplir la même liste d’exigences. Vous pouvez créer des modèles de liste de tâches liées à des attributions comprenant les tâches requises par des organismes subventionnaires, des types d’attribution et des codes d’objet particuliers. Vous pouvez ensuite utiliser les modèles pour créer rapidement des listes de tâches liées à une attribution pour toutes les attributions répondant aux mêmes critères. |
Quelles sont vos exigences en matière de production de rapports? | Les tâches liées à une attribution peuvent être n’importe quelle tâche que votre organisme subventionnaire ou votre organisation doit effectuer pour mettre à jour votre attribution. Les types de tâches communes que vous pouvez configurer comme tâches liées à une attribution sont les suivants :
Lorsque vous terminez une tâche liée à une attribution, vous pouvez joindre vos rapports à la tâche aux fins d’enregistrement et d’audit. |
Quand devez-vous remplir chaque exigence? | Pour définir les dates de début, de fin et d’échéance de votre tâche liée à une attribution, vous pouvez préciser la chronologie de la tâche en fonction de ce qui suit :
|
Qui est responsable de l’exécution et de la révision de chaque tâche? | Vous pouvez affecter la tâche liée à une attribution à un rôle dans l’attribution, dans une organisation pour l’attribution ou dans une organisation pour une ligne d’attribution. Si votre attribution fait partie d’une subvention, vous pouvez également l’affecter à un rôle dans la subvention.
Vous pouvez acheminer les tâches liées à une attribution aux responsables de la révision et aux approbateurs en configurant le processus de gestion Événement pour une tâche liée à une attribution . Vous pouvez également acheminer toutes les demandes d’approbation à un seul travailleur en sélectionnant le groupe de sécurité Propriétaire de contrat lié à une attribution . |
Utilisez-vous des rapports comme jalons aux fins de facturation ou comme tâches pour clôture? | Lorsque vous avez une tâche que vous devez terminer avant de pouvoir envoyer une facture à l’organisme subventionnaire, vous pouvez la définir comme jalon aux fins de facturation. Workday s’assure que les versements aux fins de facturation ne sont pas facturables avant que la tâche jalon aux fins de facturation soit terminée. Exemples de jalons aux fins de facturation :
Lorsque vous avez une tâche que vous devez terminer avant de pouvoir clôturer une attribution, vous pouvez la définir comme tâche pour clôture. À la fin de la durée de l’attribution, vous pouvez utiliser les rapports Workday pour vérifier les statuts des tâches pour clôture restantes pour vous assurer qu’elles sont terminées. Exemples de tâches pour clôture :
|
Recommandations
Workday vous recommande ce qui suit :
- Définissez des alertes pour vos tâches liées à une attribution afin d’avertir les destinataires de l’affectation de l’échéance d’une tâche.
- Créez des modèles distincts de listes de tâches liées à des attributions pour les tâches pour clôture et pour les autres tâches.
Exigences
Avant de créer vos listes de tâches liées à des attributions :
- Définissez une attribution avec un calendrier d’attribution configuré.
- Affectez des rôles aux travailleurs responsables de l’exécution des tâches liées à l’attribution.
Limites
Vous ne pouvez utiliser que deux modèles de tâches liées à une attribution pour créer la liste des tâches liées à une attribution, un pour les tâches pour clôture et un pour les autres tâches. Lorsque vous souhaitez modifier le modèle d’une liste de tâches liées à une attribution, vous devez d’abord supprimer de la liste les tâches liées à l’attribution qui ont été ajoutées avec le modèle.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set Up: Grants Management dans le domaine fonctionnel Grants Management |
|
Domaine Process: Award Tasks dans le domaine fonctionnel Grants Management | Créez la liste des tâches liées à une attribution pour votre attribution. |
Processus de gestion
Définissez le processus de gestion
Événement pour une tâche liée à une attribution
pour acheminer chaque tâche liée à une attribution au responsable de la révision approprié et au responsable du contrat lié à une attribution aux fins d’approbation.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tâches liées à une attribution venant à échéance dans les 90 prochains jours
| Utilisez ce rapport pour repérer les tâches liées à des attributions qui doivent être effectuées dans les 90 prochains jours. |
Tâches liées à une attribution venant à échéance dans les 90 prochains jours ou en retard
| Utilisez ce rapport pour repérer les tâches liées à des attributions qui viennent à échéance ou qui sont en retard. |
Statut des tâches liées à des attributions
| Utilisez ce rapport pour afficher le statut des tâches liées à une attribution et repérer les tâches incomplètes. |
Rechercher des tâches liées à une attribution
| Utilisez ce rapport pour afficher toutes les tâches liées à une attribution dans le groupe d’attributions. |
Statut des tâches liées à mes attributions
| Utilisez ce rapport pour afficher les attributions et les échéances de vos tâches liées à une attribution. |
Afficher un modèle de liste de tâches liées à une attribution
| Utilisez ce rapport pour afficher les détails des modèles existants de listes de tâches liées à une attribution. |
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Award Task List Templates
| Permet de charger et de récupérer un ou tous les modèles de tâches liées à une attribution. Vous pouvez utiliser ce service Web pour copier un modèle de liste de tâches liées à une attribution avant de le modifier pour un autre organisme subventionnaire, type d’attribution ou code d’objet. |
Get Award Task Statuses
| Permet de charger et de récupérer une ou toutes les tâches liées à une attribution. |
Get Award Task Type Groups
| Permet de charger et de récupérer le groupe de types de tâches liées à une attribution d’un type de tâche liée à une attribution. |
Put Award Tasks for Award
| Permet de créer ou de mettre à jour une tâche liée à une attribution pour une attribution particulière. |
Get Award Tasks
| Permet de charger et de récupérer les tâches liées à une attribution qui correspondent aux critères de la demande, ou toutes les tâches liées à une attribution. |
Put Award Task
| Permet de créer, de mettre à jour ou de supprimer une seule tâche liée à une attribution. |
Put Award Task Status
| Permet d’ajouter ou de mettre à jour le statut d’une tâche liée à une attribution. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour modifier l’ordre du statut d’une tâche liée à une attribution. |
Put Award Task Type Group
| Permet d’ajouter ou de mettre à jour un groupe de types de tâches liées à une attribution. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.