Éléments à prendre en compte pour la définition : rapprochement des comptes dans les dettes fournisseurs
Cette sujet peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation du rapprochement de comptes dans Adaptive Planning and Consolidation. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le rapprochement de comptes est une solution complète de bout en bout qui permet de comparer deux ensembles de dossiers financiers pour s’assurer qu’ils sont exacts et qu’ils conviennent. Le rapprochement de comptes prend en charge les multidevise, ce qui vous permet de convertir les montants de différentes devises de transactions ou de grand livre dans une devise donnée aux fins de rapprochement.
Avantages pour l’entreprise
Cette fonctionnalité vous permet de repérer et de résoudre rapidement et facilement les incohérences dans les enregistrements financiers pendant la clôture de fin de mois, ce qui vous aide à vous assurer que vos données financières sont exactes et fiables.
Vous pouvez :
- Rationaliser les opérations en surveillant les progrès et en priorisant le travail de manière efficace.
- Gagnez du temps en accédant à toutes les informations et actions requises à partir d'un seul emplacement: .
- Réduire les efforts manuels grâce à une vérification de la couverture du rapprochement qui vérifie que tous les comptes de grand livre sont inclus.
- Gérez facilement les éléments de rapprochement, y compris le report automatique des éléments en suspens à la période suivante et le suivi de l’âge des éléments.
- Comprendre rapidement le contexte des rapprochements grâce à l’historique des commentaires et une piste d’audit complète.
- Autonomisez vos équipes en ayant la option de certifier les rapprochements manuellement ou automatiquement.
- Gérer les risques et mettre à jour le contrôle sur le processus de rapprochement de comptes grâce à des rapports détaillés.
Cas d’utilisation
Les administrateurs de système peuvent :
- Contrôlez l’accès aux tâches et aux rapports de rapprochement de comptes.
- Définissez des groupes de préparateurs et approbateur .
- Définissez les définitions de rapprochement des comptes et affectez des utilisateurs à des rôles dans ces définitions.
- Définissez l'attestation automatique des rapprochements qui ne sont pas démarrés, n'ont aucune activité dans la période en cours de rapprochement effectué et n'ont pas d'éléments de rapprochement ou de soldes justificatifs.
Les comptables peuvent :
- Affichez les rapprochements de comptes auxquels ils ont été affectés par un administrateur de système.
- S’affecter aux rapprochements en tant que préparateur.
- Préparer les rapprochements en ajoutant des soldes justificatifs et des éléments de rapprochement.
- Envoyer des rapprochements pour la attestation/certificat.
Les gestionnaires et les contrôleurs comptables peuvent :
- Affichez les rapprochements de comptes auxquels ils ont été affectés par un administrateur de système.
- Certifier ou renvoyer les rapprochements.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels critères souhaitez-vous utiliser pour définir vos définitions de rapprochement de comptes? | Une définition de rapprochement de comptes précise les soldes à rapprocher.
Vous pouvez définir des définitions de rapprochement des comptes par société ou hiérarchie, comptes de grand livre et récapitulatifs de compte de grand livre , par livre, par worktag, par note de risque et par fréquence. Dans chaque définition de rapprochement de comptes, vous affectez également des utilisateurs à des rôles de préparateur et approbateur pour les rapprochements créés à partir de la définition. |
Dans quelle devise voulez-vous effectuer le rapprochement? | Vous pouvez effectuer des rapprochements dans la devise de transaction, la devise du grand livre et la devise de rapprochement de votre choix. Vous sélectionnez une devise de rapprochement dans chaque définition de rapprochement de comptes.
Vous ne pouvez pas effectuer le rapprochement dans une devise de grand livre supplémentaire. |
Qui sera responsable de la définition du rapprochement des comptes? | Workday recommande aux administrateurs de système d’effectuer la configuration initiale.
Vous pouvez permettre à d’autres utilisateurs, comme les gestionnaires comptables, de gérer affectation de rôle dans les rapprochements pour les sociétés et les hiérarchies auxquelles ils ont accès. Pour ce faire, accordez-leur un accès pour affichage au domaine Set Up: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting à l’aide de rôles dans les sociétés ou les hiérarchies, et ajoutez-les à la colonne Affecté/révisé par les groupes de sécurité pour le rôle dans la tâche Mettre à jour des rôles affectables. .Ils pourront affecter des utilisateurs à des rôles dans les définitions de rapprochement des comptes pour des sociétés ou des hiérarchies auxquelles ces utilisateurs ont accès. |
Qui sera responsable de la préparation et de l’approbation des rapprochements de comptes? | Vous pouvez définir et affecter des utilisateurs aux rôles suivants :
Les utilisateurs que vous affectez à ces rôles peuvent prendre la responsabilité de préparer et d’approuver les rapprochements de comptes créés à partir d’une définition de rapprochement de comptes particulière. Ces rôles sont liés à des définitions de rapprochement des comptes individuelles plutôt qu’à des sociétés ou à des hiérarchies de société . Par résultat, les utilisateurs affectés à ces rôles peuvent afficher les information sur le rapprochement provenant de sociétés auxquelles ils n'ont pas accès lorsque ces sociétés sont précisées dans la définition de rapprochement des comptes. |
Quel est l’accès aux rapports que disposent les préparateurs et approbateurs prévus? | Dans la section Récapitulatif du rapprochement d’un rapprochement de comptes, les préparateurs et les approbateurs peuvent afficher les écritures sous-jacentes en explorant le solde de grand livre pour accéder au rapport Balance de vérification pour chaque société du rapprochement.
Pour consulter ce rapport, les utilisateurs doivent avoir accès à :
Lorsqu'un utilisateur n'a pas ces droits d'accès, il peut exploration descendante sur les soldes de grand livre pour en voir la décomposition par société, mais Workday n'affiche pas de associer vers le rapport Balance de vérification . |
Quelles actions les approbateurs peuvent-ils effectuer dans les rapprochements de comptes? | Les approbateurs peuvent renvoyer les rapprochements, les commenter et les certifier.
Les domaines Process: Account Reconciliation - Reconciliation Items et Process: Account Reconciliation - Supporting Balances contrôlent si les utilisateurs peuvent afficher ou modifier les éléments de rapprochement et les soldes justificatifs. Assurez-vous que votre rôle d’approbateur de rapprochement de comptes a un accès pour afficher seulement pour les rapports et les tâches de ces domaines. Cela empêche les approbateurs de modifier les rapprochements et conserve les contrôles internes. |
Quels calendriers comptables sont utilisés par les sociétés de vos hiérarchies de société ? | Le rapprochement des comptes ne prend pas en charge les hiérarchies de société qui contiennent des sociétés ayant des calendriers comptables principaux différents. Vous ne pouvez pas sélectionner ces hiérarchies de société lorsque vous définissez une définition de rapprochement de comptes.
Lorsque vous utilisez une hiérarchie de sociétés dans une définition de rapprochement de comptes, assurez-vous de ne pas ajouter ultérieurement dans la hiérarchie une société qui utilisera un autre calendrier comptable principal différent de . |
À quelle fréquence pouvez-vous modifier vos définitions de rapprochement de comptes? | Après avoir créé des rapprochements pour une période à l’aide d’une définition, les seuls paramètres que vous pouvez modifier dans la définition sont les affectations de rôle et la règle d’attestation automatique. Pour changer d’autres paramètres, vous pouvez soit :
|
Comment faites-vous le suivi de l’âge des éléments de rapprochement? | Workday affiche l’âge des éléments de rapprochement par intervalles, par exemple de 1 à 30 jours ou de 30 à 60 jours.
Workday calcule l’âge comme le nombre de jours entre la date de l’élément de rapprochement et la première des valeurs suivantes :
|
Recommandations
Si vous migrez partiellement vers le rapprochement de comptes et n’avez pas inclus tous les comptes de grand livre dans vos définitions de rapprochement , nous vous recommandons de faire une copie du rapport standard
Vérification de la couverture de la définition de rapprochement
et d’ajouter un filtre pour exclure les comptes de grand livre .Lorsque vous exécutez le rapport personnalisé, utilisez ce filtre pour exclure les comptes de grand livre que vous ne souhaitez pas rapprocher à l'aide de la fonctionnalité de rapprochement de comptes.
Si vous utilisez actuellement la certification comptable de base , pour obtenir le maximum d'avantages et pour simplifier vos information financière, nous vous recommandons de ne pas utiliser la certification comptable de base et le rapprochement en même temps.
Si vous choisissez d'adopter une approche progressive tout en continuant d'utiliser la certification comptable, sachez que vous ne verrez pas l'aperçu holistique de votre statut de rapprochement de fin de mois dans la
console centrale de rapprochement des comptes
.Lorsque vous accédez aux tâches de rapprochement de comptes pour la première fois, nous vous recommandons de figer, de redimensionner, de réorganiser et de masquer les colonnes dans les différentes grilles afin d’afficher les renseignements les plus importants pour vous de manière à correspondre avec vos préférences.
Vous pouvez personnaliser les éléments suivants :
- La grilleRapprochementsdans l’ongletAperçude laconsole centrale de rapprochement des comptes.
- Les grillesÉléments de rapprochementetSoldes justificatifsdu rapportAfficher l’espace de travail de rapprochement.
Pour garantir un rendement continu, nous vous recommandons de ne pas dépasser 5 000 éléments de rapprochement ou soldes justificatifs pour chaque rapprochement.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Le rapprochement de comptes n'est pas pris en charge pour la devise de grand livre supplémentaire. Workday prend en charge le rapprochement pour le grand livre principal uniquement.
Workday ne fournit actuellement pas de piste d’audit pour le processus de gestion
Événement lié à une période de rapprochement
dans le rapport Afficher l’espace de travail de rapprochement
. Vous pouvez plutôt afficher la piste d’audit dans le rapport Rechercher des événements
(rattaché au domaine Business Process Administration
aux fins de sécurité dans le domaine fonctionnel System).Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d’accéder aux tâches de définition des définitions de rapprochement des comptes. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent afficher toutes les définitions de rapprochement des comptes.
Vous pouvez ajouter les types de groupe de sécurité suivants à ce domaine:
|
Process: Account Reconciliation - Run Period dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d’accéder aux tâches pour créer des rapprochements de comptes. |
Process: Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d’accéder aux tâches et aux rapports d’affichage et de gestion des rapprochements de comptes.
Ce domaine comporte cinq sous-domaines :
|
Process: Automatic Certification for Account Reconciliation dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs de configurer Workday pour certifier automatiquement les rapprochements de comptes qui n'ont aucune activité dans la période en cours de rapprochement effectué. |
Reports: Financial Accounting dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet aux utilisateurs d’accéder au rapport Balance de vérification .
Les préparateurs et les approbateurs de comptes ayant accès à ce domaine peuvent exploration descendante des soldes lors des rapprochements et afficher les écritures sous-jacentes pour les sociétés et les comptes de grand livre auxquels ils ont accès. |
Processus de gestion
Vous définissez le processus de gestion
Événement lié à une période de rapprochement
pour gérer les approbations des rapprochements. Lorsque les approbateurs réceptionner un rapprochement, ils peuvent l’approuver ou le renvoyer au préparateur. Le processus de gestion prend en charge le routage et la délégation avancés . Voir :
Pour ajouter plusieurs approbations, ajoutez au moins 2 étapes
d’approbation
dans la séquence requise.Lorsque plus d'un approbateur est affecté à un rapprochement, vous ne pouvez pas affecter un approbateur en particulier à des étapes
d'approbation
précises, mais vous pouvez configurer le processus de gestion de façon à exiger un approbateur différent pour les approbations ultérieures.Actuellement, ce processus de gestion ne prend pas en charge l’approbation conditionnelle.
Nous vous recommandons de définir le processus de gestion pour afficher les tâches de rapprochement des comptes uniquement à partir de la
console centrale de rapprochement des comptes
.Si vous choisissez de conserver les notifications de la boîte de réception , Workday fournit un associer entre l’ élément de la boîte de réception et l’espace de travail de rapprochement pour une navigation facile.
Production de rapports
Objet de production de rapports | Nom | Description |
|---|---|---|
Rapport avancé | Vérification de la couverture de la définition de rapprochement
| Ce rapport avancé permet aux administrateurs financiers et aux gestionnaires comptables de déterminer si les lignes d'écriture de l'exercice en cours sont couvertes par une définition de rapprochement de comptes. Ce rapport utilise la source de données de rapport Vérification de la couverture de la définition de rapprochement : .
Données obligatoires : groupe de comptes , sociétés/hiérarchies , période . |
Rapport de recherche | Rechercher des événements
| Ce rapport de recherche permet aux utilisateurs d'accéder aux pistes d'audit pour le processus de gestion Événement lié à une période de rapprochement . |
source de données de vue d'entreprise | Vue d'entreprise des éléments de rapprochement des comptes de rapprochement
| Fournit un aperçu complet des éléments de rapprochement et des définitions de rapprochement des comptes.
Permet aux utilisateurs d’afficher les détails du rapprochement d’éléments dans les rapprochements de comptes et la définition de rapprochement des comptes à partir de laquelle chaque rapprochement a été créé. Retourne uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès. Inclut la société, le compte de grand livre, le type d'élément , les montants , l'âge de l'article et d'autres données telles que les commentaires et les pièces jointes. La granularité la plus faible pour chaque rangée de données est un élément de rapprochement dans un rapprochement. Lorsque vous créez des rapports personnalisés à l'aide de cette source de données de vue d'entreprise, nous vous recommandons de décocher la case Optimisé pour la performance afin de vous assurer de pouvoir filtre et créer des invites pour tous les champs de rapport dans la vue d'entreprise.Pour plus d’information, voir :
|
source de données de vue d'entreprise | Vue d'entreprise pour les soldes justificatifs du rapprochement des comptes
| Fournit une vision complète des soldes justificatifs et des définitions de rapprochement de comptes.
Permet aux utilisateurs d’afficher les détails des soldes justificatifs dans les rapprochements de comptes et la définition de rapprochement des comptes à partir de laquelle chaque rapprochement a été créé. Retourne uniquement les données auxquelles l'utilisateur a accès. Inclut la société, le compte de grand livre, le montant, la date du solde et d'autres données telles que les commentaires et les pièces jointes. Le niveau de granularité le plus bas pour chaque rangée de données est un solde justificatif lors d'un rapprochement. |
source de données de rapport | Vérification de la couverture de la définition de rapprochement
| Accède à la vérification de couverture de définition de rapprochement comme objet de gestion principal et retourne une rangée pour chaque combinaison de société, de compte de grand livre, de code de livre et de worktags sur les lignes d'écriture qui ne correspondent pas à la combinaison d'une définition de rapprochement de comptes. Évalue uniquement les lignes d’écriture du début de l’exercice jusqu’à la fin de la période indiquée. Vous invite à indiquer une période pour filtre les résultats du rapport. |
Vous pouvez accéder à ces champs de rapport au moyen de la source de données de vue d’
entreprise Business View for Account Reconciliation Reconciliation Items
(rattachée au domaineProcess: Account Reconciliation - Reporting
) :Pour les définitions de rapprochement :
- Inactif
- Nom de la définition de rapprochement
- Évaluation du risque
Pour le rapprochement des éléments :
- Ajouté par
- Âge en jours
- Âge en jours à la date de présentation du rapport
- Pièces jointes
- Code de livre
- Commentaires
- Société
- Date d'ajout
- Description
- Compte de grand livre
- Montant de grand livre
- Devise du grand livre
- Définition de rapprochement
- Élément de rapprochement
- Date de l'élément de rapprochement
- Statut de l'élément de rapprochement
- Statut de l'élément de rapprochement à la date de présentation du rapport
- Type d'élément aux fins de rapprochement
- Remarque de référence
- Date de résolution
- Montant de la transaction
- Devise de transaction
- Worktags
Vous pouvez accéder à ces champs de rapport au moyen de la source de données de vue d’
entreprise Business View for Account Reconciliation Reporting Balances
(rattachée au domaineProcess: Account Reconciliation - Reporting
) :Pour les définitions de rapprochement :
- Inactif
- Nom de la définition de rapprochement
- Évaluation du risque
Pour les soldes justificatifs :
- Pièces jointes
- Date du solde
- Code de livre
- Commentaires
- Société
- Description
- Compte de grand livre
- Définition de rapprochement
- Remarque de référence
- Source
- Solde justificatif
- Montant de la transaction
- Devise de transaction
- Worktags
Vous pouvez également utiliser les champs de rapport suivants dans l’ objet de gestion Vérification de la couverture de la définition du rapprochement (données dérivées) (rattachés au domaine
Public Reporting Items aux fins
de sécurité) dans vos rapports personnalisés :
- Worktag comptable
- Code de livre
- Société
- Compte de grand livre
Intégrations
Intégration ou service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Opération de service Web Get Account Reconciliation Definitions
Opération de service Web Put Account Reconciliation Definition | Vous pouvez utiliser ces opérations de service Web pour créer, mettre à jour et récupérer des définitions de rapprochement de comptes. |
Opération de service Web Get Reconciliation Items
Opération de service Web Put Reconciliation Item | Vous pouvez utiliser ces opérations de service Web pour créer, mettre à jour et récupérer des éléments de rapprochement dans les rapprochements de comptes. Pour utiliser l’opération de service Web Get Reconciliation Items , vous devez :
Pour utiliser l’opération de service Web Put Reconciliation Item , vous devez :
|
Opération de service Web Get Supporting Balances
Charger les opérations de service Web Put Supporting Balance | Vous pouvez utiliser ces opérations de service Web pour créer, mettre à jour et récupérer des soldes justificatifs dans les rapprochements de comptes.
Pour utiliser l’opération de service Web Get Supporting Balances , vous devez :
Pour utiliser l’opération de service Web Put Supporting Balance , vous devez :
|
Opération de service Web d'affectation de rôles
| Vous pouvez utiliser cette opération de service Web pour affecter des utilisateurs à des rôles dans les définitions de rapprochement de comptes. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.