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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición de distribución de documentos para alumnos

Pasos: definición de distribución de documentos para alumnos

Workday le ofrece la flexibilidad de enviar documentos a los alumnos para que los revisen cuando sea necesario. Los alumnos suelen revisar los documentos durante
la incorporación de alumno
 o
la incorporación de registro de alumno continuo
. Sin embargo, en ocasiones, es posible que deba enviar documentos a los alumnos que deben acusar recibo fuera del proceso de gestión.
Configure el proceso de gestión
Evento de distribución de alumnos
 para distribuir documentos ad hoc a los alumnos. Puede distribuir documentos a un alumno o a un grupo de alumnos que defina mediante búsquedas guardadas, informes personalizados o cohortes de alumnos. Configure el proceso de gestión para crear, editar y revisar una distribución.
Workday también proporciona los campos de informe Distribución de documentos que puede utilizar en reglas de condición e informes personalizados.
Tiene la opción de configurar los pasos de aplicación de retenciones y eliminación de retenciones en el proceso de gestión. Workday aplica la retención a los alumnos y la elimina solo cuando el alumno revisa el documento distribuido.
  1. Configure el proceso de gestión
    Evento de distribución de alumnos
     y la política de seguridad en el área funcional Action Items and Hold.
    • Asegúrese de que los usuarios o grupos adecuados tengan permisos para crear y consultar distribuciones y revisar documentos en el proceso de gestión.
    • Solo los usuarios del grupo de seguridad para iniciar acciones pueden iniciar el proceso de distribución de documentos.
    • Configure las aprobaciones. Consulte Concepto: paso de aprobación.
  2. Seleccione
    Proceso de gestión
    Edición de definición
     en el proceso de gestión
    Evento de distribución de alumnos
     .
  3. Asegúrese de que la tarea
    Revisión de documentos
     sea un paso del proceso de gestión.
    Para asignar el paso a un alumno, configure el grupo de seguridad
    Alumno (solo gestiona sus datos)
     para la política de seguridad.
  4. Configure los pasos de servicio
    Aplicación de retención de alumno
     y
    Eliminación de retención de alumno
     en el proceso de gestión (opcional).
    Asegúrese de que el paso
    Eliminación de retención de alumno
     sea posterior a la finalización del paso
    Revisión de documentos
     .
    Workday proporciona los siguientes campos de informe en el objeto de gestión
    Evento de distribución (resumen)
     :
    • Cualquier documento revisado tiene archivo adjunto
    • Categorías de documento
    • Documentos para revisar
    Utilice estos campos de informe para crear reglas de condición en el proceso de gestión para aplicar retenciones relacionadas con la revisión de documentos.
  5. Configure el dominio
    Manage: Student Document Distribution
     en el área funcional Action Items and Holds. El dominio protege:
    • La tarea
      Creación de distribución de alumnos
       y las tareas
      Edición de distribución de alumnos
       .
    • El informe
      Consulta de distribución de alumnos
       .
  6. Configure Documentos de alumno (opcional).
    Una vez que el alumno revisa un documento, este se encuentra en el informe
    Documentos revisados
     del perfil del alumno. Asegúrese de que el alumno pueda ver el documento revisado.
  8. Seguridad: dominio
    Custom Report Creation
     en el área funcional System.
    Workday proporciona los siguientes orígenes de datos para crear poblaciones de alumnos para búsquedas guardadas e informes personalizados:
    • Registros académicos
    • Registros de periodo de ayuda financiera
    • Alumnos
    Workday también proporciona los siguientes campos de informe en el objeto de gestión
    Academic Record
     :
    • Eventos de incorporación de alumnos que continúan
    • Eventos de incorporación de alumno
    Utilice estos campos de informe para crear informes personalizados y reglas de condición.