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Última actualización: 2023-06-23
Creación y revisión de una distribución de documentos de alumno

Creación y revisión de una distribución de documentos de alumno

Seguridad:
  • En el área funcional Action Items and Holds, configure lo siguiente:
    • El proceso de gestión
      Evento de distribución de alumnos
    • Dominio Manage: Student Document Distribution
  • Permisos View en el dominio
    Document Library
     en el área funcional System.
Asegúrese de que:
  • El grupo de seguridad que crea la distribución es el grupo de seguridad basado en rol configurado para iniciar el proceso de gestión.
  • La categoría de documento está disponible para el grupo de seguridad que crea la distribución.
Cree una distribución de documentos de alumno y, a continuación, consulte la distribución. Envíe los documentos incluidos en la distribución a:
  • Alumnos específicos
  • Poblaciones de alumnos de informes personalizados y búsquedas guardadas
  • Cohortes de alumnos
Workday proporciona los siguientes orígenes de datos para crear poblaciones de alumnos para búsquedas guardadas e informes personalizados:
Registros de periodo de ayuda financiera
,
Expedientes académicos
y
Alumnos
.
Puede enviar la misma distribución a otro grupo de alumnos después de que finalice un trabajo de distribución.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de distribución de documentos de alumno
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre
    Introduzca un nombre exclusivo para esta distribución.
    Unidad académica
    Seleccione la unidad académica superior o cualquiera de las instituciones que se encuentran debajo de ella.
    Fecha de referencia efectiva de documento
    La fecha en la que el documento es efectivo.
    Documento
    Seleccione el documento que desea que revisen los alumnos.
    Seguridad: dominio
    Document Library
     en el área funcional System.
    Workday crea documentos mediante la tarea
    Creación de documento
     (protegida en el área funcional System).
    Workday deriva las categorías de documentos de las categorías distribuidas por Workday y de las categorías institucionales.
    Debe estar en el grupo de seguridad permitido para ver la categoría de documento.
    Opciones de firma
    Seleccione esta opción si desea que los destinatarios reconozcan el documento o proporcionen una firma electrónica.
    Si selecciona las opciones, incluya instrucciones, una línea de firma o una nota de reconocimiento de conformidad o de recepción.
    No admitimos DocuSign ni las firmas electrónicas de Adobe en este momento.
    Sumar
    Haga clic
    en Añadir
     para añadir otro documento a la revisión.
  3. Para acceder a la tarea
    Distribución de documento de alumno
     , haga clic en
    Distribuir
     después de crear los documentos para distribuir.
    La acción
    Distribuir
     inicia el proceso de gestión. Puede crear una distribución y distribuirla a su público destinatario más tarde. La tarea
    Distribución de documento de alumno
     también está disponible a través de la búsqueda global.
  4. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre de distribución
    Introduzca un nombre exclusivo para identificar el evento de distribución.
    Puede reutilizar la misma distribución en el futuro para enviarla a distintos públicos de alumnos.
    Distribuir a
    Seleccione una de las siguientes opciones para distribuir:
    • Alumnos
      : seleccione uno o varios alumnos.
    • Informe personalizado
      : seleccione uno de los informes a los que tiene acceso.
    • Búsqueda guardada
      : seleccione una de las búsquedas guardadas que ha creado.
    • Agrupación de alumnos
      : seleccione una cohorte de alumnos en la institución para la que está creando la distribución.
  5. Cuando la tarea haya finalizado, consulte los detalles del proceso.
    Haga clic en
    Actualizar
     para actualizar el proceso. Revise el proceso.
Cuando Workday finaliza el trabajo:
  • Acceda al informe
    Consulta de distribución de documentos de alumno
     y seleccione la distribución que ha creado.
  • Revise los detalles de la distribución y su estado general.
  • Revise los detalles de cada destinatario haciendo clic en el número de la columna
    Destinatarios
     .
Haga clic en
Distribuir
 para enviar la distribución a un grupo de alumnos diferente.