Cuestiones relativas a la configuración: contratos de patrocinador de alumno

Qué son

Los contratos de patrocinador de alumno representan una de las formas en que las organizaciones externas o las personas, como agencias militares, instituciones educativas, embajadas internacionales o programas estatales de matrícula anticipada, pueden cubrir algunos o todos los gastos educativos de uno o más alumnos. Son un tipo de contrato de tercero que puede ayudar a los alumnos a cumplir con sus obligaciones financieras con la institución académica.

Puede gestionar la financiación de patrocinador y generar facturas directamente en Workday Student. Este modelo de facturación funciona independientemente del marco de cuentas de cliente de Gestión financiera para admitir la facturación, la consolidación y los informes específicos de los alumnos.

Beneficios para la empresa

Adjunte varias notas y documentos directamente a los registros de factura .

Automatice los desembolsos y el procesamiento de pagos.

Automatice la distribución de factura mediante tareas de impresión y envío por correo electrónico.

Configure distintas reglas de cálculo para distintos importes de línea de contrato .

Configure varios formatos de formulario de gestión para facturas de patrocinador de alumno y facturas consolidadas de patrocinador de alumno .

Configure programas de desembolso independientes para contratos y concesiones de patrocinador .

Permita que los alumnos y los administradores accedan fácilmente a la información de contrato y pagos.

Obtenga visibilidad de las condiciones y obligaciones del contrato y recibir notificaciones sobre los plazos.

Consolide varias facturas de patrocinador de alumno en un solo documento para mejorar la visibilidad y facilitar la impresión o el envío por correo electrónico de una factura combinada al patrocinador.

Reduzca el esfuerzo manual y los errores copiando los contratos de patrocinador de alumno existentes en un nuevo año de prima .

Realizar un seguimiento de los pagos de patrocinador

Ejemplos de uso

Cree facturas consolidadas para patrocinadores con distintas preferencias.

Agrupe varias facturas de alumno para un solo patrocinador en un documento consolidado.

Gestione contratos de becas, subvenciones y otros programas de ayuda financiera con criterios y reglas de desembolso específicos.

Gestione varios tipos de patrocinadores, incluidas empresas, organismos gubernamentales y planes de ahorro para estudios.

Registrar y aplicar pagos para la facturación a patrocinador de alumno , manteniendo las facturas de los patrocinador separadas de las facturas de los cliente .

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Necesita programas de desembolso independientes para contratos y concesiones de patrocinador ?	Puede utilizar la tarea Creación de programa de desembolso o Creación de calendario de programa de desembolso para definir marcos temporales independientes para desembolsar sus contratos y concesiones de patrocinador .
¿Utiliza un sistema de terceros para gestionar la ayuda financiera?	Si utiliza un sistema de terceros para la ayuda financiera y los fondos del contrato de patrocinador tienen efecto en la ayuda financiera , deje sin casilla (de selección) Sin efecto de FA en la tarea Creación de contrato de patrocinador de alumno . Workday sigue incluyendo el contrato en el informe Total de ayuda financiera . No puede realizar cálculos para un contrato de patrocinador en un sistema de terceros.
¿Necesita utilizar contratos de patrocinador de alumno para ítems de prima de ayuda financiera ?	Le recomendamos que utilice la funcionalidad de ayuda financiera de Workday para procesar la ayuda financiera.
¿Qué información de patrocinador de alumno necesita de un informe?	Tenga en cuenta las siguientes preguntas al crear informes de contrato de patrocinador de alumno : ¿Qué contratos de patrocinador se han desembolsado? Si se ha desembolsado, ¿qué contratos de patrocinador se han facturado/pagado? ¿Qué otra información necesita de un informe?
¿Desea volver a calcular y desembolsar los contratos de patrocinador de alumno de forma manual o automática?	Puede volver a calcular y desembolsar manualmente los contratos de patrocinador de alumno mediante el menú de acciones relacionadas del alumno específico o del contrato de patrocinador de alumno para búsqueda (noun), buscar (verb) tareas individuales. VerDesembolso de pagos de contrato de patrocinador de alumno . También puede configurar el recálculo y el desembolso automáticos para que se ejecuten durante la orquestación de puestos de alumno por noche mediante la tarea Mantenimiento de opciones financieras de alumno institucional y seleccione la casilla (de selección) Proceso de contratos de patrocinador de alumno en el trabajo de orquestación de puestos por noche . Determinados eventos hacen que los contratos de patrocinador de alumno se evalúen automáticamente. Consulte Referencia: reacciones para finanzas de alumno .
¿Cómo desea definir los importes de línea de contrato ?	Puede definir los importes de línea de contrato como: Importes, donde el usuario introduce un importe fijo. Cálculos, en los que el importe se calcula dinámicamente en función de una regla. Si utiliza cálculos, puede usar la cuadrícula Reglas de importe de contrato en la tarea Creación de contrato de patrocinador de alumno para configurar un cálculo basado en reglas que le permita la flexibilidad necesaria para cumplir con los requisitos del patrocinador. Una vez configurado, asegúrese de seleccionar la casilla (de selección) Calcular importe en la misma tarea.
¿Qué proceso utiliza para la facturación y el desembolso?	Workday le permite crear el workflow que mejor se adapte a su organización y a sus acuerdos de patrocinador : Desembolsar pagos al alumno, factura a los patrocinadores y, a continuación, registrar los pagos del patrocinador . Facturar a los patrocinadores, registrar los pagos del patrocinador y, a continuación, desembolsar los pagos al alumno.
¿Su institución utiliza el modelo de facturación de patrocinador de alumno ?	Puede utilizar este marco para gestionar la facturación del patrocinador , las facturas, los ajustes de abono y las nuevas facturas directamente en Workday Student. Este modelo funciona independientemente del marco de cuentas de cliente de Gestión financiera, por lo que puede mantenimiento (noun), mantener (verb) registros de facturación específicos de los alumnos sin que ello afecte a las cuentas de cliente generales.
¿Los patrocinadores exigen una sola factura para varios alumnos o contratos?	Puede agrupar varias facturas aprobadas, no pagadas y parcialmente pagadas de un solo patrocinador en una factura consolidada para poder imprimir o enviar por correo electrónico un solo documento en lugar de enviar facturas individuales.
¿Necesita documentos de factura personalizados?	Utilice Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) para crear formatos personalizados. Para aplicar estos formatos, debe definir reglas de formato de factura de patrocinador de alumno y reglas de formato de factura de patrocinador de alumno consolidadas para vínculo las plantillas de BIRT al proceso de facturación.
¿Cómo desea dar formato a sus números de factura ?	Configure generadores de secuencia de ID exclusivos para dar formato a facturas individuales, nuevas facturas, ajustes de abono y facturas consolidadas. Puede definir estas secuencias globalmente en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Alumno o utilizar la tarea Edición de definiciones de ID de empresa para definirlas a nivel de empresa .
¿Cómo piensa generar informes sobre el total de cuentas por cobrar de patrocinador ?	Debe generar informes sobre las facturas de cliente y las facturas de patrocinador de alumno por separado. Diseñamos estas áreas de facturación para que funcionen de forma independiente, por lo que no compartir los mismos informes. Para ver el total de cuentas por cobrar, debe combinar los datos de: El informe Búsqueda de facturas de patrocinador de alumno para la facturación específica de alumno Informes de gestión financiera para la facturación ordinaria a cliente

Recomendaciones

Configure worktags de transacción para contratos de patrocinador de alumno . VerConfiguración de worktags para transacciones .

Requisitos

Configure su empresa. Workday requiere empresas asociadas a todas las unidades académicas para el procesamiento de transacciones financieras de alumnos.

Cree y gestione perfiles de patrocinador mediante la funcionalidad Workday Financials Grant Management. VerDefinición y gestión de información de patrocinador .

Cree nuevos contratos de patrocinador para cada año de prima .

Limitaciones

Las facturas consolidadas solo admiten facturas individuales con el estado Aprobado
y el estado de pago No pagado
o Parcialmente pagado
.

No puede utilizar tareas e informes de cuenta de cliente para contratos de patrocinador de alumno .

Al crear un contrato de patrocinador de alumno , puede introducir hasta 9999 líneas de contrato .

Puede crear hasta 1000 facturas a la vez.

Definición de entorno de cliente

Utilice la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Alumno

para configurar generadores de secuencia de ID exclusivos para facturas de patrocinador de alumno , nuevas factura de patrocinador de alumno , ajustes de crédito de factura de patrocinador de alumno y facturas consolidadas de patrocinador de alumno . También puede revisar las asignaciones de definición de ID para patrocinadores mediante la tarea

Edición de definiciones de ID de empresa

.

Security

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional finanzas de alumno :

Dominio	Consideraciones
Manage: finanzas de alumno	Le permite configurar y gestionar transacciones de finanzas de alumno.
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	Le permite configurar y gestionar tareas relacionadas con la facturación de contratos de patrocinador de alumno , como consultar detalles de factura , gestionar notas y archivos adjuntos, y realizar tareas de entrega como impresión y envío por correo electrónico.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Le permite crear, editar y consultar contratos de patrocinador de alumno .
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	Le permite cancelar un depósito de patrocinador de alumno .
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	Le permite cancelar el pago de un patrocinador de alumno .
Manage: Student Sponsor Payment Processing	Le permite configurar y gestionar el procesamiento de pagos a patrocinador de alumno .
Manage: Student Sponsor Refund Processing	Le permite configurar y gestionar el proceso de devolución de contrato de patrocinador de alumno .
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	Le permite cancelar devoluciones a patrocinador de alumno y pagos de devoluciones a patrocinador de alumno pendientes.
Process: Student Sponsor Refund Refund Refund	Le permite revertir a autoridad estatal los pagos de devolución a patrocinador de alumno .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Le permite configurar y gestionar la liquidación de devoluciones a patrocinador de alumno .
Reports: Student Sponsor Contracts	Le permite consultar informes sobre contratos de patrocinador de alumno .
Reports: Student Sponsor Payments	Le permite consultar informes sobre pagos a patrocinador de alumno .
Reports: Student Sponsor Refunds	Le permite consultar informes sobre devoluciones a patrocinador de alumno .
Set Up: Student Payments	Le permite configurar y gestionar los pagos de alumno.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Proporciona acceso a los datos de informes principales de facturas individuales y consolidadas.
Process: Student Sponsor Invoices	Obligatorio para la generación automatizada de facturas mediante el proceso de trabajo en segundo plano.
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	Proporciona acceso para cancelar una factura de patrocinador de alumno .

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Financial Aid:

Dominio	Consideraciones
Manage: Financial Aid	Le permite configurar y gestionar la ayuda financiera a alumnos .
Reports: Financial Aid Period Records	Le permite consultar informes sobre registros de periodos de ayuda financiera .
Set Up: Desembolsos	Le permite configurar y gestionar los desembolsos.

Configure los siguientes dominios de seguridad en el área funcional Banking and Settlement:

Dominio	Consideraciones
Process: Payment Return	Le permite gestionar los pagos devueltos por el banco y consultar los informes relacionados.
Process: Settlement	Le permite gestionar problemas con pagos de devoluciones a patrocinador de alumno .

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Evento de devolución a patrocinador de alumno pendiente	Si el alumno es elegible para una devolución, este proceso de gestión le permite reembolsar al alumno una vez que realiza una ejecución de liquidación.
Evento de depósito de alumno	Le permite depositar pagos de alumno.
Evento de pago de desembolso de alumno	Le permite desembolsar un pago de contrato de patrocinador de alumno .
Evento de aplicación de pago de patrocinador de alumno	Le permite aplicar un pago de patrocinador de alumno .
Evento de factura de patrocinador de alumno	Le permite generar facturas para líneas de contrato .

Informes

Informes	Consideraciones
Búsqueda de líneas de contrato de patrocinador de alumno que requieren nueva factura	Busque líneas de contrato para volver a factura cuando cambio (noun), cambiar (verb) los importes de contrato de patrocinador .
Búsqueda de contratos de patrocinador de alumno	Busque contratos de patrocinador de alumno en función de atributos clave de contrato , como Nombre de contrato, Unidad académica, Año de concesión, Fecha de contrato y Patrocinador.
Búsqueda de pagos de patrocinador de alumno	Buscar detalles de pago de patrocinador de alumno y aplicar o anular la aplicación de pagos en facturas.
Búsqueda de facturas de patrocinador de alumno	Esta es la herramienta principal para realizar un seguimiento del estado de facturación, el historial de entregas y las aplicaciones de pago. Este informe proporciona datos específicos del modelo de facturación del patrocinador de alumno y no requiere acceso a los dominios de informes de Gestión financiera.
Búsqueda de facturas consolidadas de patrocinador de alumno	Los informes Búsqueda de facturas consolidadas de patrocinador de alumno para gestionar registros de facturación agrupados.
Detalles de contrato de patrocinador de alumno	Busque contratos de patrocinador de alumno para el año de prima seleccionado.
Utilización de contrato de patrocinador de alumno	Proporciona una visualización de la utilización de contrato de patrocinador de alumno por año de prima .
Búsqueda de grupos de ejecución de impresión de factura de patrocinador de alumno	Sirve para supervisar y auditar la generación y el envío masivos de facturas de patrocinador individuales. Puede utilizar este informe para: Realice un seguimiento del progreso de los trabajos de generación de PDF a gran escala y de distribución por correo electrónico. Verifique que los patrocinadores individuales hayan recibido correctamente sus facturas. Revise los ciclos de facturación históricos para unidades académicas o patrocinadores específicos.
Búsqueda de grupos de ejecución de impresión de factura de patrocinador de alumno consolidada	Sirve para gestionar el procesamiento masivo y el envío de extractos de facturación unificados. Puede utilizar este informe para: Asegurarse de que varias facturas individuales se compilan correctamente en documentos consolidados únicos. Coordinar el envío masivo de correos electrónicos a los patrocinadores que requieren una facturación agrupada. Concilie el número de documentos generados con los eventos de entrega finalizados correctamente.

Integraciones

Integraciones o servicios web	Consideraciones
Importación masiva de programa de recálculo de patrocinador de alumno - Put	Procesa muchas instancias del Programa de recálculo de patrocinador de alumno de forma asíncrona.
Obtención de devoluciones a patrocinador de alumno pendientes	Recupera las devoluciones a patrocinador de alumno por ID de referencia. Si no proporciona IDs de referencia, el servicio web recupera todas las devoluciones a patrocinador de alumno .
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	Recupera, crea o actualiza un contrato de patrocinador de alumno . Si no proporciona IDs de referencia, el servicio web recupera todos los contratos de patrocinador de alumno .
Get Student Sponsor Invoices	Recupera facturas de patrocinador de alumno . Si no proporciona ningún criterio de solicitud, el servicio web recupera todas las transacciones.
Obtención de programaciones de recálculo de patrocinador de alumno Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Recupera, crea o actualiza programas de recálculo nocturno de contrato de patrocinador de alumno . Si no proporciona IDs de referencia, el servicio web recupera todos los programas de recálculo nocturno de todos los contrato de patrocinador de alumno .
Import Student Sponsor Contract	Importa un solo contrato de patrocinador de alumno con varias líneas. Puede añadir o editar líneas por ID. Al editar un contrato de patrocinador , la omisión de líneas de contrato existentes no las eliminará del contrato.
Import Student Sponsor Payment	Importa pagos de patrocinador de alumno con depósito opcional creado.
Import Total de asistencia financiera	Crea nuevos paquetes de ayuda financiera con los datos de concesión de alumno proporcionados para un alumno, indicados por la unidad académica institucional . Las concesiones de alumno de la solicitud sustituirán a cualquier concesión actual en la ayuda financiera del alumno . Cualquier exención de alumno o contrato de patrocinador de alumno en un paquete de ayuda financiera existente se añadirá al paquete recién creado del mismo periodo académico.
Envío de devolución a patrocinador de alumno pendiente	Crea devoluciones a patrocinador de alumno pendientes.
Envío de factura de patrocinador de alumno	Le permite crear facturas de patrocinador individuales para el procesamiento de bajo volumen.
Get Student Sponsor Invoices	Sirve para recuperar datos de factura detallados, incluidos el estado, los importes y las líneas de contrato asociadas.
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	Sirve para recuperar, crear o actualizar reglas de formato para facturas impresas. Puede definir estas reglas para asociar formatos específicos con facturas en función del tipo, el patrocinador y la moneda. Estos son servicios solo de implementación y no admiten la funcionalidad de EIB .
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	Sirve para recuperar o crear facturas consolidadas en función de criterios como la unidad académica, el patrocinador o el contrato. Le permite consultar datos en función de su perfil de seguridad; solo ve los datos de las instituciones a las que está autorizado a acceder.
Importación masiva de envío de factura de patrocinador de alumno	Le permite crear facturas de patrocinador de alumno de forma masiva a partir de datos importados. Utilice este servicio para procesar varias facturas de forma asíncrona entre distintos patrocinadores y contratos de patrocinador de alumno en una sola solicitud. iniciar el proceso de gestión Evento de factura de patrocinador de alumno para que cada factura genere la factura con la secuencia configurada y los IDs de referencia y la muestre en la interfaz de usuario de Workday .

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Ayuda financiera	Utilice Ayuda financiera para configurar programas de desembolso. Los contratos de patrocinador se incluyen en las líneas de paquete de ayuda financiera.
Subvenciones	Los patrocinadores de alumnos se configuran en Grants.
Informes y análisis	Puede configurar formatos de formularios de gestión para pagos y facturas de patrocinador de alumno con el Report Designer.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.