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Última actualización: 2023-09-08
Pasos: definición de datos de alumno

Pasos: definición de datos de alumno

Configure Workday para la información personal y de contacto de los alumnos, incluidos los perfiles de los alumnos. En Workday, comience configurando los datos de los alumnos de la misma manera que lo haría con cualquier dato personal. A continuación, configure las tareas, los procesos de gestión y los dominios específicos de los administradores de alumnos y los usuarios alumnos.
Este tema proporciona información general para los administradores que configuran Workday Student. El tema le guiará a través de algunas de las configuraciones específicas de alumno en el contexto de la definición de información personal en Workday. Si utiliza HCM, asegúrese de no afectar a las configuraciones existentes para gestionar la información personal al definir Alumno.
  1. Acceda a la
    tarea Edición de definición de entorno de cliente - Global
     .
    Configure la información personal de todo el entorno de cliente. Consulte Pasos: definición de campos de información personal.
  2. Configure la información personal y las políticas de seguridad para el tipo de persona alumno.
  3. Acceda a la
    tarea Edición de definición de entorno de cliente - Alumno
     .
    Configure los parámetros de todo el entorno de cliente de Alumno. Consulte Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Alumno.
  4. Configure la información personal y los parámetros de localización.
    Workday considera a los alumnos como el tipo de persona Trabajador. Configure los parámetros de localización de alumno para el tipo de persona Trabajador.
  5. Acceda al informe
    Mantenimiento de aceptación de funciones
     (opcional).
    Active la función
    Corrección de seguridad de segmento para varios tipos de persona
     .
    Cuando acepta, Workday muestra los datos personales de los alumnos trabajadores a los miembros de un grupo de seguridad basado en segmentos con acceso al segmento de alumno-trabajador.
    Seguridad: dominio
    Set Up: System
     en el área funcional System.
  6. Defina la seguridad segmentada para acceder a los datos personales de un alumno. El acceso de seguridad basado en segmentos permite consultar esos datos en el perfil equivalente. Ejemplo: cuando tiene acceso a los segmentos Alumno y Alumno potencial, pero no al segmento Trabajador, solo puede ver los datos personales en los perfiles de alumno y candidato potencial.
  7. Defina la seguridad basada en reglas para conceder a los alumnos acceso de seguridad en función de determinados criterios, como el estado activo, la pertenencia a cohortes, el estado de graduado y la institución. Ejemplo: puede crear un grupo de seguridad que permita que solo los alumnos de la Facultad de Artes y Ciencias soliciten un cambio en su especialidad.
  8. Configure el proceso de gestión
    Cambio de información personal
     para permitir que los administradores y los alumnos actualicen la información personal.
    Este proceso de gestión le permite gestionar los cambios en los datos personales, incluidos los siguientes:
    • Identificación aborigen/indígena
    • Estado de ciudadanía
    • Fecha de nacimiento
    • Discapacidades
    • Grupo étnico
    • Género e identidades de género
    • Estado civil
    • Servicio militar
    • Pronombres
    • Religión
    • Orientaciones sexuales
  9. Configure los dominios de datos personales en el área funcional Student Core.
    Configure:
    • Dominios de datos de alumno para gestionar la información personal específica de los alumnos.
    • Dominios de autoservicio de alumno para que los alumnos añadan o actualicen su propia información personal.
    Añada Alumnos a la política de seguridad del dominio para que puedan ver y modificar las tareas y los informes protegidos en estos dominios.
  10. Configure nombres.
    Para permitir que los alumnos administradores y los alumnos añadan o actualicen sus propios datos, configure los siguientes dominios y procesos de gestión para:
    • Dominios Person Data: Names
       y
      Self Service: Names
       .
    • Dominios Person Data: Name Pronunciation
       y
      Self-Service: Name Pronunciation
       .
    • Dominios Person Data: Preferred Names
       y
      Self Service: Preferred Names
       .
    • Dominios Person Data: Legal Names
       y
      Self Service: Legal Names
       .
    • Los procesos de gestión
      Evento de cambio de nombre legal
       y
      Evento de cambio de nombre preferido
  11. Configure IDs.
    Configure los dominios de persona para datos personales. Si desea que los alumnos actualicen sus propios datos personales, configure los dominios de autoservicio correspondientes. Ejemplo:
    • Person Data: Passports and Visas
       y
      Self-Service: Passports and Visas.
    • Person Data: Government IDs
       y
      Self-Service: Government IDs.
    Configure los procesos de gestión de ID de persona para activar las actualizaciones de los datos de los alumnos. Ejemplo:
    Cambio de pasaportes y visados
    ,
    Edición de IDs gubernamentales
    ,
    Edición de información de ID
    ,
    Edición de otros IDs
    ,
    Edición de licencias
    .
  12. Configure la información de contacto de los alumnos.
    Configure contactos de dirección y teléfono, incluidos los contactos institucionales.
    Para activar un cambio en la información de contacto personal, laboral e institucional del alumno, configure los siguientes procesos de gestión:
    • Evento de cambio de contacto personal
    • Evento de cambio de contacto de trabajo
    • Evento de cambio de contacto institucional
    Configure los dominios de información de contacto para los alumnos administradores y los alumnos, si desea que actualicen su propia información de contacto. Ejemplo:
    Person Data: Home Contact Information
     y
    Self-Service: Home Contact Information
    .
  13. Configure la información de perfil de alumno.
    Puede configurar perfiles de alumno en las siguientes tareas con contenido distribuido por Workday:
    • Configuración de resumen de perfil
    • Configuración de perfil
    • Configuración de grupo de perfil
    También puede añadir un informe personalizado a un perfil de alumno. Consulte Ejemplo: incorporación de un informe personalizado a un perfil de alumno.
Los alumnos administradores y los alumnos pueden consultar o crear datos, o ambos, en función de las necesidades de su institución. Según la configuración, también pueden actualizar los datos de los alumnos.
Defina otra información relacionada con los alumnos:
  • Directorio de alumnos
  • Alojamiento para estudiantes
  • Residencia de estudiante
  • Información atlética
  • Información de contacto de amigos y familiares de alumnos
  • Documentos de alumno
  • Datos de alumno internacional
Puede permitir que los alumnos actualicen su propia información configurando las tareas de autoservicio permitidas para el grupo de seguridad
Alumno (solo gestiona sus datos)
 en los procesos de gestión. Ejemplo: en el proceso de gestión
Evento de incorporación de alumno
 , para que los alumnos gestionen su información de directorio personal, configure lo siguiente:
  • La tarea
    Gestión de mi configuración de privacidad
  • Grupo
     de seguridad
    Student as Self
    .
También puede configurar las tareas de autoservicio Revisión. Estas tareas están disponibles como acciones permitidas en los procesos de gestión
Evento de incorporación de alumno
 y
Evento de incorporación de inscripción de alumno que continúa
 . Ejemplo:
  • Revisión de mis amigos y familiares
  • Revisión de mi información de contacto personal
  • Revisión de mi nombre legal
  • Revisión de permisos para mi tercero