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Última actualización: 2025-09-19
Definición de ítems de compra para inventario

Definición de ítems de compra para inventario

Puede definir información importante para cada ítem de inventario que solicite, almacene y envíe, como:
  • Precio
  • Información de proveedor
  • Unidades de medida (UdM) para pedidos, almacenamiento y envío.
  • Umbral de nivel de stock para reaprovisionamiento automático de ítems
  • Detalles de identificación, como el número de serie.
También puede editar estos detalles a medida que cambian, como cuando el proveedor ajusta el precio del ítem o la cantidad de envío.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de compra
     .
  2. Mientras cumplimenta la cabecera, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Categoría de gasto
    Utilice categorías de gasto para asignar reglas contables y costos al ítem. Las categorías de gasto rellenan determinados campos. Puede usar categorías de gasto para definir ítems como ítems en stock o no en stock. Un ítem fuera de stock es un ítem de compra o de proveedor con una categoría de gasto que no tiene seleccionada la casilla
    Ítem en stock
     .
    Ejemplos: una categoría de gasto de Suministros de oficina con ítems como Lámpara de escritorio o Tóner de impresora. El material de oficina no está marcado como Ítems en stock.
    Identificador de ítem
    Introduzca una cadena de identificación que Workday pueda mostrar y realizar un seguimiento. Workday recomienda introducir un número de ítem o de fabricante.
  3. Mientras cumplimenta la ficha
    Información general de ítem
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Preferido
    Seleccione esta opción para definir el ítem de compra como preferido durante las peticiones. Workday muestra
    Preferido
     en:
    • Worklet de petición
       en el icono de ítem. Puede ordenar por preferencia en el worklet.
    • Búsqueda en catálogo
       junto al nombre del ítem con un icono de distintivo. Puede filtrar los resultados por elementos preferidos.
    Currency
    Workday convierte el precio unitario del ítem a la moneda de transacción cuando añade un ítem de compra a:
    • Petición
    • Orden de compra
    • Factura de proveedor
    • Línea de ajuste de factura
    Cadena de empaquetado
    Para rellenar las unidades de medida, introduzca una cadena de empaquetado que siga el formato admitido:
    • Introduzca cada UdM de mayor a menor, terminando en la UdM base.
    • Separe las unidades de medida con una barra oblicua e introduzca un espacio entre los números y la unidad de medida.
    Ejemplo: Caja/10 cajas/100 c/u. En este ejemplo, un caso contiene 10 cajas y una caja contiene 100 cajas. Workday puede identificar la UdM por el nombre de la UdM, el código común UN CEFACT o el código EDI.
    Rellenar unidades de medida
    Haga clic para rellenar la columna
    Unidad de medida
     de la cuadrícula
    Unidades de medida
     en función de la cadena de empaquetado que introduzca.
    Solicitud de servicio por defecto
    Seleccione esta casilla para especificar un ítem como ítem de servicio. Cuando crea peticiones, el ítem se muestra en las líneas
    de Servicios
     . Cuando desmarca la casilla, el ítem se muestra en las líneas
    de Bienes
     de las peticiones.
    Puede usar ítems de servicio tanto en líneas de bienes como de servicios en documentos de aprovisionamiento al etiquetar la categoría de gasto para ítems en stock.
    Puede acceder a los ítems de servicio mediante la opción
    Buscar catálogo
     .
    Aplicabilidad de impuesto por defecto
    El valor que seleccione sustituye al valor
    Aplicabilidad de impuesto por defecto de categoría de gasto
    en las líneas de aprovisionamiento.
    Tratamiento contable
    Se rellena cuando selecciona una
    Categoría de gasto
     para el ítem de compra. En el caso de los ítems con:
    • tratamiento contable
      de inventario
       , Workday los considera activos en el almacenamiento y los carga como gasto cuando los trabajadores entregan, transfieren o ajustan a la baja.
    • Tratamientos contables de
      gastos
       : Workday los carga como gasto en el almacenamiento y realiza un seguimiento de sus saldos de cantidad.
    Control de lote
    Seleccione esta opción para que los identificadores de lote sean obligatorios en las transacciones de inventario y en las notas de recepción de órdenes de compra.
    Cuando selecciona esta casilla, se muestra la sección
    Opciones de lote
     .
    No puede aplicar el control de lote a ítems que almacena en cantidades decimales.
    Tipo de control de serie
    Seleccione
    Número de serie de envío
     para que los números de serie sean obligatorios en la expedición o el envío del ítem de compra. Se muestra cuando no selecciona
    Seguimiento de ítems
    .
    Seleccione
    Serie completa
     para que los números de serie sean obligatorios durante todo el ciclo de vida del ítem.
    No puede aplicar el control de serie a los ítems que almacena en cantidades decimales. Solo puede almacenar ítems con control de serie en la UdM base del ítem.
    Comentarios
    Puede utilizar este campo para añadir y actualizar comentarios sobre cambios de ítems a medida que distintos usuarios finales interactúen con él.
    También puede consultar los comentarios realizados en los ítems de compra en las siguientes páginas:
    • Vista previa de elemento en el menú de acciones relacionadas.
    • Informe Consulta de ítem de compra
       .
    Utilizar solo fabricante de ítem
    Seleccione esta opción para activar solo los fabricantes que especifique en el lote del ítem de compra.
    Periodo de alerta de entrada en días
    Introduzca el número de días para mostrar los errores y avisos de fecha de caducidad del ítem de compra en la tarea
    Almacenamiento en inventario
     .
    Periodo de alerta de salida en días
    Introduzca el número de días para mostrar los errores y avisos de fecha de caducidad del ítem de compra en las tareas
    Expedición rápida de inventario
     y
    Acopio de inventario
     .
    Entidades solicitantes
    Seleccione las entidades solicitantes a las que desea limitar el ítem de compra. Una vez seleccionado, solo esas entidades pueden solicitar el ítem.
    Listas de ítems de compra restringidas
    Seleccione la lista de ítems de compra existente a la que añadir el ítem. Workday solo permite que las entidades solicitantes compren los ítems seleccionados en esa lista
  4. Mientras cumplimenta la cuadrícula
    Unidad de medida
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Uso
    Puede seleccionar los siguientes usos para una UdM:
    • Pedido
       para rellenar la UdM en la ficha
      Información de proveedor
       .
    • Stocking
       para rellenar la UdM en la ficha
      Opciones de centro de gestión de inventario
       y en las listas de valores de transacción de acopio a medida.
    • Unidad de uso
       para identificar la medida en la que su empresa o sus clientes consumen el producto.
    Factor de conversión
    Introduzca el número de unidades de medida (UdM) base que componen otros tipos de UdM para el ítem.
    Valor por defecto para pedidos
    Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de aprovisionamiento cuando el ítem de compra no tenga una UdM de pedido válida en la ficha
    Información de proveedor
     .
    Valor por defecto para almacenamiento
    Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de inventario cuando el ítem de compra no tenga una UdM de almacenamiento por defecto para el centro de gestión de inventario.
    Puede seleccionar una UdM de almacenamiento por defecto en la ficha
    Opciones de centro de gestión de inventario
     .
    Valor por defecto para expedición
    Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de inventario cuando el ítem de compra no tenga una UdM de expedición por defecto para el centro de gestión de inventario.
    Puede seleccionar una UdM de expedición por defecto en la ficha
    Opciones de centro de gestión de inventario
     .
  5. En la ficha
    Identificadores de ítem alternativos
     , introduzca los detalles de los identificadores de ítem alternativos que desea asociar al ítem de compra (opcional).
    Cuando configura identificadores de ítem alternativos, Workday asigna los tipos de ID alternativos a todas las categorías de gasto que seleccione para el ítem de compra.
  6. Mientras cumplimenta la ficha
    Opciones de centro de gestión de inventario
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Estado de ítem para centro de gestión
    El estado
    Restringido para compras
     filtra los ítems de las siguientes transacciones:
    • Órdenes de cambio
    • Órdenes de compra
    • Peticiones
    • Abastecimiento de peticiones
    • Pedidos pendientes de proveedor
    Utilice el estado
    Inactivo
     en combinación con el estado de ítem
    Restringido de compras
     para gestionar con mayor detalle los estados de ítem y respaldar mejor los procesos y estrategias de compras y Fin de vida útil.
    Justo a tiempo
    Puede utilizar para reaprovisionar ítems con su unidad de medida (UdM) justo a tiempo (JIT) en centros de gestión de inventario específicos. Cuando selecciona la casilla, Workday limita el campo
    Unidad de medida de reaprovisionamiento
     a sus UdM JIT, que se configuran en la ficha
    Información de proveedor
     del ítem.
    Unidades de medida de expedición válidas
    Seleccione la UdM que desea que esté disponible cuando los solicitantes creen peticiones o solicitudes de stock para el ítem en el centro de gestión de inventario.
    Unidad de medida de expedición por defecto
    Seleccione la UdM que se utilizará al crear:
    • Solicitud de stock
    • Orden de reaprovisionamiento
    Plazo de satisfacción
    Utilice este campo para calcular la fecha de satisfacción prevista para las solicitudes de stock, cuando solicite el ítem de un centro de gestión de inventario en particular. Ejemplo: introduce 3 días y, a continuación, la fecha de satisfacción prevista en la solicitud de stock sería el día actual más 3 días.
    Utilizar reservas
    Seleccione esta opción para activar las reservas de inventario para el ítem a nivel de centro de gestión.
    Cantidad de punto de pedido
    Workday activa el reaprovisionamiento cuando el nivel de inventario calculado cae por debajo de este punto de pedido.
    Stock de seguridad
    La cantidad adicional de stock que desea mantener para reducir el riesgo de que se agote el stock del ítem. Workday utiliza este campo en los cálculos de punto de pedido automáticos.
    Días previstos en existencias físicas
    Introduzca la cantidad mínima de inventario que desea tener disponible, medida en número de días de stock. Workday utiliza este campo en los cálculos de punto de pedido automáticos.
    Máximo de días previstos en existencias físicas
    Introduzca la cantidad máxima de inventario que desea tener disponible, medida en número de días de stock. Workday utiliza este campo en los cálculos de punto de pedido automáticos.
    Clasificación ABC
    Al contar con el método ABC, introduzca la clasificación ABC que tenga la frecuencia de recuento que desea para este ítem.
    Control de lote
    Seleccione esta opción para que los identificadores de lote sean obligatorios en las transacciones de inventario y en las notas de recepción de órdenes de compra de los ítems del centro de gestión de inventario específico.
    No puede aplicar el control de lote a ítems que almacena en cantidades decimales.
    Tipo de control de serie
    Seleccione
    Número de serie de envío
     para que los números de serie sean obligatorios en la expedición o el envío del ítem de compra en el centro de gestión de inventario específico.
    Seleccione
    Serie completa
     para que los números de serie sean obligatorios durante todo el ciclo de vida del ítem.
    No puede aplicar el control de serie a los ítems que almacena en cantidades decimales. Solo puede almacenar ítems con control de serie en la UdM base del ítem.
    Periodo de alerta de entrada en días
    Introduzca el número de días para mostrar errores y avisos de fecha de caducidad para el ítem de compra en la tarea
    Almacenamiento en inventario
     para ítems en el centro de gestión de inventario específico.
    Periodo de alerta de salida en días
    Introduzca el número de días para mostrar los errores y avisos de fecha de caducidad del ítem de compra en las tareas
    Expedición rápida de inventario
     y
    Acopio de inventario
     para ítems en el centro de gestión de inventario específico.
    Unidad de medida de reaprovisionamiento
    Puede definir el punto de pedido de nivel de centro de inventario de un ítem de compra en una UdM de reaprovisionamiento. Workday inicia el proceso de reaprovisionamiento cuando la cantidad de existencias físicas del ítem de compra en ese centro de gestión de inventario cae por debajo de la cantidad de punto de pedido en la UdM de reaprovisionamiento.
    El
    Tipo de reaprovisionamiento
     que seleccione también determina la cantidad y la UdM utilizadas para las solicitudes de reaprovisionamiento:
    • Cantidad de pedido fijo
       : Workday utiliza la
      Cantidad de pedido fijo
       y
      la Unidad de medida de pedido fijo
      para crear la solicitud de reaprovisionamiento.
    • Mín./Máx
       .: Workday utiliza la
      Cantidad máxima
       y
      la Unidad de medida de reaprovisionamiento
       para determinar la cantidad de reaprovisionamiento del ítem. Cuando selecciona
      Creación de petición
       como opción de reaprovisionamiento, la petición de reaprovisionamiento resultante contiene la cantidad de reaprovisionamiento redondeada en la UdM de pedido por defecto. Cuando selecciona la opción de reaprovisionamiento
      Creación de solicitud de stock
       , la petición de reaprovisionamiento resultante contiene la cantidad de reaprovisionamiento redondeada en la UdM de expedición por defecto del ítem para el centro de gestión de inventario.
    Opción de reaprovisionamiento
    Si desea utilizar los criterios de reaprovisionamiento que ha configurado para el centro de gestión de inventario, deje esta opción en blanco.
    Facturable a paciente
    Utilice esta lista de valores para activar o sustituir el cargo a paciente en el ítem.
    Seleccione la casilla
    Activar opciones de asistencia sanitaria
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     para mostrar la lista de valores.
    Uso promedio diario (base)
    Cuando ejecuta la tarea
    Cálculo de uso promedio diario de inventario
     , Workday sustituye el uso que introduzca.
    Plazo de proveedor preferido (días)
    Cuando ejecuta la tarea
    Cálculo de plazo de proveedor preferido
     , Workday sustituye el plazo que introduzca.
    Pedidos creados a partir de
    Especifique qué acción inicia las órdenes Facturar y Sustituir.
    Cantidad de punto de pedido consignada
    Introduzca la cantidad mínima de un ítem consignado que desee en un centro de gestión de inventario en una unidad de medida base. Workday activa el reaprovisionamiento cuando el nivel de inventario calculado cae por debajo de este punto de pedido.
    Cantidad máxima consignada
    Introduzca la cantidad máxima de un ítem consignado que desee en un centro de gestión de inventario en una unidad de medida base. Una vez ejecutado el reaprovisionamiento, se reaprovisionará hasta la cantidad máxima.
    Consolidación de transacciones
    Seleccione esta opción para consolidar las transacciones de inventario en una línea en la factura y sustituir las peticiones y las órdenes de compra.
  7. En la ficha
    Sustitutos de ítem
     , configure sustitutos para el ítem de compra (opcional).
  8. En la opción
    Uso
     , seleccione
    Inventario
     para activar los sustitutos para el acopio.
    Los ítems sustitutos y el ítem de compra original deben tener lo mismo:
    • Método de seguimiento de categoría de gasto
    • UdM base
Solicita y recibe guantes para un almacén de hospital. Los guantes se envían en cajas, pero los trabajadores del almacén deben guardarlos en paquetes. Cada caja tiene 5 paquetes. Configure la conversión de cantidad de transacción entre paquetes y cajas. Workday convierte la cantidad de cajas en la cantidad de paquetes que los trabajadores de almacén deben almacenar.
Almacenar inventario
Acceda al informe
Registro de cambios de ítem
 para realizar un seguimiento de los cambios realizados en los atributos de su ítem de compra.