Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2026-03-13
Crear proveedores

Crear proveedores

  • Configure el proceso de negocio y la política de seguridad
    de Eventos de Proveedores
     en el área funcional de Proveedores.
  • Cree grupos y categorías de proveedores para que sean más fáciles de encontrar y para fines de elaboración de informes.
  • Defina las condiciones de pago predeterminadas y los tipos de pago.
  • Configurar
    Configuración: Proveedores
     y
    Configuración: Notas de proveedores
     en los dominios del área funcional Proveedores.
Cree proveedores para adquirir bienes y servicios para su organización. Proporcione detalles sobre la gestión de las relaciones con los proveedores, las condiciones de pago y la elaboración de informes.
  1. Acceda a la tarea
    Crear proveedor
     .
  2. Al completar la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre del proveedor
    Si selecciona un valor en la solicitud
    "Crear proveedor a partir de una entidad comercial"
     , Workday rellena automáticamente el campo
    "Nombre del proveedor"
     .
    Nombre fonético
    Registra la pronunciación correcta del
    nombre del proveedor
     y estos detalles en la pestaña
    Cuenta bancaria de liquidación
     :
    • Nombre fonético del banco
    • Nombre fonético de la rama
    • Nombre fonético en la cuenta
    Se muestra cuando sucede lo siguiente:
    • Se activan los nombres fonéticos en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Global
      .
    • Los usuarios seleccionan la configuración regional y el idioma de visualización relevantes en sus preferencias.
    El idioma preferido del país de la cuenta bancaria debe coincidir con el idioma habilitado en la configuración del inquilino.
    Crear proveedor a partir de una entidad comercial
    Crear un proveedor a partir de una entidad comercial existente.
    Workday rellena automáticamente los campos
    Nombre del proveedor
     e
    ID del proveedor
     con la entidad comercial que usted seleccione. Una vez que seleccione una entidad comercial, no podrá cambiarla.
    Número DUNS
    Si está disponible, introduzca el número DUNS (Sistema Universal de Numeración de Datos) del proveedor.
    Si utiliza tarjetas de compra, la integración de su tarjeta de crédito puede usar los números DUNS para buscar proveedores en los archivos de transacciones.
    Categoría de proveedor
    Seleccione una categoría de proveedor.
    Las categorías de proveedores clasifican a los proveedores a efectos de elaboración de informes y negociación de precios.
    Grupo de proveedores
    Seleccione un grupo de proveedores.
    Los grupos de proveedores organizan a los proveedores con fines de presentación de informes y negociación de precios.
    Enlace al documento
    Este campo se muestra cuando se configura un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, que incluye:
    • Localizador Uniforme de Recursos (URL)
    • Una línea en blanco, para que los usuarios puedan introducir cualquier valor sin restricciones en este campo.
    Para configurar una URI válida, seleccione
    Enlace de documento del proveedor
     en el campo
    Tipo de enlace URI externo del proveedor
     en la tarea
    Mantener validación de enlace externo
     .
    Workday valida el enlace para asegurarse de que tiene una URI válida, tal como la ha definido su administrador de seguridad. Este proceso proporciona seguridad adicional para ayudar a evitar contenido malicioso en enlaces externos.
    Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.
    Condiciones de pago predeterminadas
    Especifique las condiciones de pago que acordó con su proveedor.
    Tipo de pago
    Seleccione uno o más tipos de pago para este proveedor.
    Si selecciona un tipo de pago electrónico, complete la información en la pestaña
    Cuenta bancaria de liquidación
     . Ver concepto: Métodos de pago electrónicos .
    Tipo de pago predeterminado
    Si selecciona
    Tarjeta de crédito
     , podrá seleccionar la tarjeta de crédito de un trabajador en el menú desplegable
    de Tarjeta de crédito
     .
    Tipo de referencia predeterminado
    Si su tipo de referencia requiere 1 pago por factura, puede configurar
    Pagos siempre separados
     .
    Tarjeta de crédito
    Si su organización utiliza tarjetas de compra, seleccione la tarjeta de un trabajador como la tarjeta de crédito predeterminada que el proveedor podrá utilizar para las órdenes de compra y los contratos con proveedores.
    Moneda predeterminada
    Seleccione una moneda predeterminada que se utilizará en las transacciones con este proveedor. Al crear transacciones, puede cambiar de esta moneda a cualquier otra moneda aceptada por el proveedor.
    Si no selecciona ninguna opción en esta solicitud, Workday rellena las transacciones con la moneda predeterminada del inquilino, incluso si el proveedor no acepta dicha moneda.
    Segmento de seguridad de proveedores
    Si su empresa requiere seguridad segmentada y este proveedor no pertenece a ningún segmento de seguridad a través de su categoría o grupo de proveedores, cree un segmento de seguridad para el proveedor.
  3. Al completar la sección
    de Detalles del proveedor
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Restringido a empresas
    Especifique las empresas o jerarquías empresariales que se asociarán con el proveedor.
    En las transacciones donde se puede seleccionar un proveedor, la opción
    "Proveedor
     " muestra únicamente los proveedores asociados a la empresa o jerarquía empresarial seleccionada.
    Número de cuenta del cliente
    Guarde el número de cuenta que el proveedor utiliza para identificar a su empresa.
    Fecha del certificado de seguro
    Para generar informes de proveedores con seguros vencidos o que requieren renovación, establezca la fecha del certificado de seguro del proveedor.
  4. Al completar la sección
    de Detalles de pago
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Excluir del descuento en la factura del proveedor
    Muestra los cargos excluidos del cálculo del descuento en la factura del proveedor. Puede configurar el campo en la tarea
    Editar configuración de inquilino - Finanzas
     .
    Cuando crea facturas con condiciones de pago con descuento, puede ver el importe descontado reflejado en la columna
    Descuento aplicado
     en la siguiente página:
    • Crear tarea de ejecución de liquidación
       .
    • Ver informe de pagos a proveedores
       .
    Anular las exclusiones de descuento en la factura del proveedor
    Seleccione una opción para cambiar la configuración a nivel de inquilino y configurar opciones de cálculo de descuento únicas para el proveedor.
    Pagos siempre por separado
    Crea pagos separados para cada factura de proveedor. Si no se desactiva esta opción, el sistema de liquidación de Workday consolida las facturas en un único pago.
    No realice pagos durante las actualizaciones de la cuenta bancaria.
    Seleccione esta opción para excluir las facturas de proveedores de los procesos de liquidación si:
    • Se está llevando a cabo un proceso de negocio
      de evento de cambio de proveedor
       para este proveedor, y
    • Seleccionaste la opción
      Cuenta bancaria de liquidación
       en la tarea
      Crear cambio de proveedor
       .
    Sistema de integración de remesas
    Para realizar pagos electrónicamente, seleccione el sistema de integración que los genera.
    País de origen predeterminado Finalidad del pago
    País receptor predeterminado Finalidad del pago
    Se mostrará cuando habilite los códigos de finalidad de pago.
    Seleccione los códigos de propósito de pago predeterminados que Workday utilizará en las facturas de proveedores y en los ajustes de facturas. Ver Concepto: Códigos de finalidad de pago .
  5. Al completar la sección
    de Nota de pago predeterminada al proveedor
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Texto predeterminado
    Introduzca el texto de la nota para los pagos con cheque a este proveedor.
    Utilice la referencia del proveedor.
    Los números de referencia de los proveedores que figuran en las facturas de los proveedores se imprimen en el campo
    "Memo"
     del cheque.
    Utilice la nota de factura
    El valor que introduzca al crear las facturas de los proveedores se imprimirá en el campo
    "Memo"
     del cheque. Si varias facturas tienen notas explicativas, Workday las concatena en el cheque.
    Utilice el Memorando de conexión con el proveedor
    Si desea configurar varias conexiones de pago a proveedores, seleccione la opción para utilizar las notas de pago que defina en las conexiones de pago.
  6. En la sección
    Jerarquía de proveedores
     , utilice la opción
    Hijos propuestos
     para definir una relación entre proveedores padre e hijo que facilite la elaboración de informes de gastos.
  7. Al completar estas pestañas, tenga en cuenta lo siguiente:
    Información del contacto
    En el campo
    "Usar para"
     , especifique las transacciones que se aplican a estas direcciones:
    • Facturación
    • Enviar a
    • Envío
    • Obtención
    • Seleccione
      "Declaración de impuestos"
       para usar una dirección diferente para la declaración ante el IRS. Si no utiliza una dirección para la declaración de impuestos, Workday utilizará la dirección principal del proveedor.
    • Seleccione la casilla de verificación
      "Principal"
       junto a "
      Correo electrónico"
       para enviar las órdenes de compra a una dirección de correo electrónico específica.
    Cuenta bancaria de liquidación
    Agregue una o más cuentas bancarias para realizar pagos electrónicos a proveedores.
    Workday dirige los pagos a proveedores a la cuenta bancaria de liquidación correcta según el tipo de pago y la moneda. Seleccionar:
    • Tipos de pago para restringir la cuenta únicamente a estos tipos de pago.
    • Monedas aceptadas para restringir la cuenta a estas monedas solo al liquidar pagos electrónicos sin una conexión de remisión.
    Seleccione la casilla de verificación
    "Solo para conexiones de proveedores"
     para:
    • Crea varias cuentas bancarias con la misma combinación de tipos de pago y monedas aceptadas.
    • Habilite cualquier combinación de tipos de pago aceptados y cuentas bancarias de liquidación.
    Haga clic en
    Cuentas bancarias intermediarias
     para vincular las cuentas bancarias de liquidación que requieren intermediarios con las cuentas bancarias intermediarias.
    Información fiscal
    • Especifique el
      tipo de formulario de la autoridad tributaria
       del proveedor:
      • Formulario 1042-S
         para un extranjero no residente sujeto a retención de impuestos sobre la renta en EE. UU.
      • El formulario 1099 MISC
         se utiliza para declarar ingresos diversos al IRS.
      • TDS
         para identificar el impuesto retenido en origen para proveedores no residentes.
    • Seleccione una
      fecha para el documento fiscal
       para indicar cuándo lo recibió. Puede utilizar las fechas de los documentos fiscales en:
      • Procesos empresariales para la selección y aprobación de proveedores.
      • Informes personalizados para identificar documentos antiguos que necesitan ser actualizados.
    • Informe 1099 MISC con el padre/madre/tutor
      Para los tipos de TIN 1099, consolide la presentación de informes 1099 MISC para proveedores principales y secundarios. Asegúrese de eliminar las entradas en los campos
      Tipo de TIN
       e
      ID fiscal
       .
      Para determinar si el contribuyente requiere un informe 1099 MISC, sume todos los pagos para obtener la identificación del beneficiario. Workday le permite consolidar los informes 1099 en una estructura jerárquica (padre/hijo).
      El IRS exige que todos los pagos realizados para una identificación de beneficiario específica se contabilicen de forma agregada.
    • Código tributario predeterminado
      Workday rellena automáticamente el código fiscal predeterminado seleccionado en el encabezado de la factura del proveedor cuando se selecciona un proveedor.
    • Código de retención de impuestos predeterminado
      Workday rellena automáticamente el código de retención fiscal seleccionado en el encabezado de la factura del proveedor cuando usted selecciona un proveedor.
    • FATCA
      Seleccione esta opción para activar la casilla de verificación del requisito de presentación de FATCA en el formulario 1099 MISC. Esta configuración cumple con los requisitos de presentación de informes FATCA de ciertas instituciones financieras extranjeras.
    Especifique los números de identificación fiscal de este proveedor.
    Habilite la política de seguridad del dominio Configuración: Banco de liquidación de proveedores para que Workday muestre el número de identificación fiscal de la transacción de un proveedor.
    • Tipo de identificación fiscal
      Seleccione un tipo de identificación fiscal que sea aplicable al país.
    • Número de identificación
      Para informar y presentar la declaración ante el IRS, ingrese el número de identificación fiscal del proveedor.
    • ID de Impuesto sobre la Transacción
      Seleccione el identificador fiscal de la transacción utilizado para registrar el impuesto sobre la transacción para el país indicado.
    • Identificación fiscal principal
      Seleccione un único número de identificación fiscal cuando gestione varios números de identificación para un proveedor.
    Especifique la situación fiscal de este proveedor.
    • Estado del impuesto sobre la transacción
      Seleccione el estado del impuesto sobre la transacción para el país.
    • Situación de retención de impuestos
      Seleccione el estado de retención de impuestos para el país.
    Nombres alternativos
    Para utilizar un nombre alternativo en documentos y archivos, introduzca un nombre diferente al del proveedor en el campo
    Nombre
     . A continuación, seleccione el tipo de uso para ese nombre alternativo en el menú
    "Uso del nombre alternativo"
     .
    Para usar varios nombres alternativos para un solo proveedor en las conexiones de proveedores, seleccione la
     Opción
    de conexión con proveedor alternativo
     en la solicitud de uso de nombre alternativo.
    En una conexión de proveedor, el uso de Conexión de proveedor alternativa reemplaza los usos de Remitir a nombre del aviso y Remitir al beneficiario. Workday ignora el uso de la Conexión de proveedor alternativa cuando no se utiliza específicamente para una conexión de proveedor.
    Ejemplos:
    • Para identificar a los trabajadores eventuales con el mismo nombre, indique su ubicación entre paréntesis. Para imprimir el nombre legal en los formularios 1099 MISC, ingrese el nombre legal como Nombre alternativo. Luego seleccione
      1099 MISC Destinatario
       del aviso de uso de nombre alternativo.
    • El nombre del proveedor es demasiado largo para imprimirlo en un cheque. Para imprimir un nombre más corto, introduzca un nombre alternativo más corto. Luego seleccione
      Remitir al beneficiario
       y
      Enviar al destinatario 1
       desde la solicitud de uso de nombre alternativo.
    Opciones de adquisición
    Opciones de facturación
    • Facturar a cualquier proveedor
      Seleccione esta opción para especificar que este proveedor puede facturar a cualquier proveedor.
    • Habilitar cambios fiscales en el portal de proveedores
      Seleccione esta opción para permitir que los proveedores modifiquen la información fiscal de sus facturas en el Portal de Proveedores. Luego, cuando los proveedores crean facturas a partir de órdenes de compra, pueden modificar estos campos:
      • Opción fiscal
      • Monto del impuesto
      • Aplicabilidad fiscal
      • Recuperabilidad de impuestos
    • Artículo de adquisición predeterminado
      Seleccione esta opción para permitir que los proveedores modifiquen la información fiscal de sus facturas en el Portal de Proveedores. Luego, cuando los proveedores crean facturas a partir de órdenes de compra, pueden modificar estos campos:
      • Descripción del artículo
      • Categoría de gasto
      • Información fiscal
      • Unidad de medida
      • Costo unitario
      • Etiquetas de trabajo relacionadas
    • Categoría de gasto predeterminada
      Puede seleccionar una categoría de gasto predeterminada para las transacciones con proveedores.
    Opciones generales
    • Habilitar número de ubicación global
      Seleccione esta opción para especificar que este proveedor puede utilizar números de ubicación global (GLN). Los proveedores utilizan los GLN para las distintas ubicaciones comerciales de envío y entrega en los documentos de adquisición. Posteriormente, los proveedores envían estos documentos mediante intercambio electrónico de datos (EDI) y órdenes de compra impresas.
    Opciones de orden de compra
    • Opción de emisión
      • EDI/XML
         : Cuando emite órdenes de compra, Workday envía una versión EDI o XML a su proveedor o red de proveedores.
      • EDI/XML Automático
         : Cuando emite órdenes de compra, Workday genera una versión EDI o XML de la orden de compra. Workday lo envía al proveedor una vez que el administrador aprueba la orden de compra.
      • Correo electrónico
         : Si especifica un correo electrónico como principal, podrá emitir un archivo PDF de la orden de compra. Esta opción requiere un diseño de impresión de la orden de compra. Si no especifica una opción de emisión, Workday utiliza la opción Imprimir.
      • Imprimir:
         Seleccione esta opción para emitir órdenes de compra impresas. Esta opción requiere un diseño de impresión de la orden de compra. Si no especifica una opción de emisión, Workday utiliza la opción Imprimir.
      • Portal del proveedor:
         Seleccione esta opción para emitir órdenes de compra únicamente en el portal del proveedor.
    • Correo electrónico de problema de orden de compra predeterminado
      Seleccione una o más direcciones de correo electrónico que pueda definir como predeterminadas al emitir órdenes de compra a proveedores por correo electrónico. Puede seleccionar únicamente direcciones de correo electrónico si elige "Adquisiciones" en la opción "Usar para" de la pestaña "Información de contacto".
    • Enlace de proveedor de múltiples proveedores para emisión de órdenes de compra
      Si selecciona
      XML
       o
      XML Auto
       , seleccione el enlace multiproveedor preferido que desea utilizar al emitir órdenes de compra para el proveedor. También puede utilizar la tarea
      Mantener vínculos con proveedores
       para incluir a este proveedor como multiproveedor.
    • Deshabilitar cambio de orden
      Seleccione esta opción si este proveedor no acepta cambios en los pedidos.
    • Opción de emisión de cambio de orden
      Seleccione esta opción si la opción de emisión de la orden de cambio es diferente de la opción de emisión predeterminada.
    • Condiciones de envío
       y
      método de envío
      Configure estos valores para el proveedor.
    • Habilitar sustitución de artículos en POA
       Seleccione esta opción para habilitar la sustitución automática de artículos para este proveedor a partir de una confirmación de pedido de compra (POA). Al seleccionar esta opción, se procesarán las sustituciones de artículos elegibles de este proveedor. Si no selecciona esta opción, Workday impedirá que se creen órdenes de cambio para sustituciones de artículos de este proveedor. Para crear una orden de cambio a partir de una confirmación de pedido de compra (POA), debe ejecutar o programar la tarea
      "Programar actualizaciones automáticas a partir de confirmaciones de pedidos de compra"
       .
    • Se espera confirmación.
      Seleccione cuándo espera que los proveedores envíen confirmaciones de pedido cuando usted emita los pedidos de compra. Esta configuración es importante cuando se utilizan integraciones EDI 850 y EDI 855. Al seleccionar esta casilla de verificación, Workday establece el segmento ISA14 en
      1
       cuando se envían archivos EDI 850 al proveedor. Esto le informa al proveedor que usted espera una confirmación.
    Opciones de Aviso Anticipado de Embarque (ASN)
    • Habilitar ASN
      Seleccione esta opción para habilitar las notificaciones de envío anticipadas para este proveedor.
    • ASN vence en días
      Al habilitar los ASN (Avisos Anticipados de Envío), introduzca el número de días que indica cuándo el comprador puede esperar recibir notificaciones de envío del proveedor.
    Plazo de entrega
    Especifique un valor para el número de días que transcurrirán entre la
    fecha del documento
     de la orden de compra y la fecha de entrega prevista.
    • Workday utiliza el
      plazo de entrega
       más
      la fecha del documento
       para calcular la
      fecha de vencimiento
       del pedido de compra.
    • Cuando existen varios plazos de entrega, Workday selecciona el plazo de entrega en función de estos, en orden de prioridad. Plazo de entrega especificado en:
      • El artículo del proveedor o el artículo del catálogo.
      • El proveedor.
      • El inquilino.
    Nota: Cuando no se especifican fechas de vencimiento en las líneas de productos, Workday utiliza la
    fecha de vencimiento del encabezado
     de los pedidos de compra para completar las líneas de productos correspondientes.
    Etiquetas de trabajo relacionadas
    Para completar las etiquetas de trabajo relacionadas en las líneas de factura de proveedores que no son órdenes de compra, seleccione los valores correspondientes en las opciones
    "Etiquetas de trabajo permitidas"
     y
    "Etiqueta de trabajo predeterminada"
     .
    Puede configurar los tipos de etiquetas de trabajo para los proveedores en el informe
    "Mantener uso de etiquetas de trabajo relacionadas"
     .
    Clasificaciones
    Para asociar este proveedor con los códigos de clasificación de compras, seleccione las categorías y jerarquías de gasto.
    Para cumplir con los requisitos del gobierno federal, estatal o local, agregue las clasificaciones de su proveedor.
    Opciones para trabajadores eventuales
    Si el proveedor ingresa informes de gastos en Workday para un trabajador eventual contratado, seleccione
    No reembolsar informes de gastos de trabajadores eventuales
     .
    Cuando no se reembolsan los gastos a los trabajadores eventuales, se pueden crear facturas manuales para reembolsarles dichos gastos.
    Archivos adjuntos
    Adjunte la documentación justificativa del proveedor.
    Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tarea
    Editar configuración del inquilino - Sistema
     para archivos adjuntos de documentos comerciales.
    Notas
    Incluya notas del proveedor. Workday registra la
    persona
     que introduce las notas y las fechas
    de creación
     .
Podrá utilizar proveedores en documentos y transacciones de adquisición previa aprobación.
  • Configure el proceso de negocio
    de evento de cambio de proveedor
     .
  • Establecer el estado del proveedor.
  • Cree motivos para los cambios de estado de los proveedores.
  • Para actualizar los proveedores aprobados, acceda a la tarea
    Crear cambio de proveedor
     desde el menú de acciones relacionadas en un proveedor.
  • Si su proveedor utiliza catálogos, créelos.
  • Crear órdenes de compra y contratos con proveedores.
  • Para ver la lista de informes proporcionados por Workday y sus descripciones, acceda al informe
    Informes estándar de Workday
     y seleccione
    Cuentas de proveedores
     .
  • (Opcional) Acceda al informe
    Buscar duplicados de proveedores
     para detectar y visualizar posibles duplicados de registros de proveedores.
  • (Opcional) Cree informes personalizados utilizando campos personalizados.
  • (opcional) Configure las categorías de adjuntos de gasto para los objetos de proveedor.
  • Para restringir el acceso a la información fiscal del proveedor, configure el dominio
    "Ver: Información fiscal del proveedor"
     en el área funcional "Proveedores".