Creación de proveedores

Administrator Guide

Configure el proceso de gestión Evento de proveedor
y la política de seguridad en el área funcional Suppliers.

Cree grupos de proveedores y categorías de proveedores para facilitar su búsqueda y para generar informes.

Defina las condiciones de pago y los tipos de pago por defecto.

Configure los dominios
Set Up: Supplier
y Set Up: Supplier Notes
en el área funcional Suppliers.

Cree proveedores para adquirir bienes y servicios para su organización. Proporcione detalles para gestionar las relaciones con los proveedores, las condiciones de pago y los informes.

Acceda a la tarea

Creación de proveedor

Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Nombre de proveedor	Si selecciona un valor de la lista de valores Creación de proveedor a partir de entidad de gestión , Workday rellena automáticamente el campo Nombre de proveedor .
Nombre fonético	Registra la pronunciación correcta del Nombre de proveedor y los siguientes detalles en la ficha Cuenta bancaria de liquidación : Nombre fonético de banco Nombre fonético de sucursal Nombre fonético en cuenta Se muestra cuando sucede lo siguiente: Se activan los nombres fonéticos en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Global . Los usuarios seleccionan la configuración regional y el idioma de visualización relevantes en sus preferencias. El idioma preferido del país de la cuenta bancaria debe coincidir con el idioma activado en la definición del entorno de cliente.
Creación de proveedor a partir de entidad de gestión	Cree un proveedor a partir de una entidad de gestión existente. Workday rellena automáticamente los campos Nombre de proveedor e ID de proveedor con la entidad de gestión que seleccione. Una vez que seleccione una entidad de gestión, no podrá cambiarla.
Número DUNS	Si está disponible, introduzca el número del sistema de numeración universal de datos (DUNS) del proveedor. Si utiliza tarjetas de compras, la integración de su tarjeta de crédito puede usar números DUNS para buscar proveedores en archivos de transacciones.
Categoría de proveedor	Seleccione una categoría de proveedor. Las categorías de proveedor clasifican a los proveedores con fines informativos y de negociación de precios.
Grupo de proveedores	Seleccione un grupo de proveedores. Los grupos de proveedores organizan a los proveedores con fines informativos y de negociación de precios.
Vínculo de documento	Este campo se muestra cuando define un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, que incluye: Un localizador uniforme de recursos (URL) Una línea vacía para permitir que los usuarios introduzcan cualquier valor sin restricciones en este campo. Para definir un URI válido, seleccione Vínculo de documento de proveedor en la lista de valores Tipo de vínculo de URI externo de proveedor de la tarea Mantenimiento de validación de vínculo externo . Workday valida el vínculo para garantizar que tenga un URI válido, según lo definido por su administrador de seguridad. Este proceso proporciona seguridad adicional para ayudar a evitar contenido malintencionado en vínculos externos. Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.
Condiciones de pago por defecto	Especifique las condiciones de pago que acordó con su proveedor.
Tipo de pago	Seleccione uno o varios tipos de pago para este proveedor. Si selecciona un tipo de pago electrónico, complete la información en la ficha Cuenta bancaria de liquidación . Consulte Concepto: métodos de pago electrónico.
Tipo de pago por defecto	Si selecciona Tarjeta de crédito , puede seleccionar la tarjeta de crédito de un trabajador en la lista de valores Tarjeta de crédito .
Tipo de referencia por defecto	Si su tipo de referencia requiere un pago por factura, puede definir Pagos siempre separados .
Tarjeta de crédito	Si su organización utiliza tarjetas de compras, seleccione la tarjeta de un trabajador como tarjeta de crédito por defecto que el proveedor puede utilizar para órdenes de compra y contratos de proveedor.
Moneda por defecto	Seleccione una moneda por defecto para rellenar las transacciones con este proveedor. Al crear transacciones, puede cambiar de esta moneda a cualquier moneda aceptada por el proveedor. Cuando no selecciona ninguna opción de esta lista de valores, Workday rellena la moneda por defecto del entorno de cliente en las transacciones, aunque el proveedor no acepte la moneda por defecto del entorno de cliente.
Segmento de seguridad de proveedor	Si su empresa requiere seguridad segmentada y este proveedor no pertenece a un segmento de seguridad a través de su categoría o grupo de proveedores, cree un segmento de seguridad de proveedor.

Mientras cumplimenta la sección

Detalles de proveedor

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Restringido a empresas	Especifique las empresas o las jerarquías de empresas que desea asociar al proveedor. La lista de valores Proveedor para transacciones en las que puede seleccionar un proveedor muestra solo los proveedores asociados a la empresa o jerarquía de empresas seleccionada.
Número de cuenta de cliente	Almacene el número de cuenta que el proveedor utiliza para identificar a su empresa.
Fecha de certificado de seguro	Si desea crear informes para proveedores con seguros vencidos o que requieren renovación, defina la fecha del certificado de seguro de proveedor.

Mientras cumplimenta la sección

Detalles de pago

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Excluir de descuento en factura de proveedor	Muestra los cargos excluidos del cálculo del descuento de factura de proveedor. Puede configurar el campo en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Cuando crea facturas con condiciones de pago con descuento, puede consultar el importe descontado que se refleja en la columna Descuento aplicado en: La tarea Creación de ejecución de liquidación Informe Consulta de pago a proveedor
Sustitución de exclusiones de descuento de factura de proveedor	Seleccione una opción para cambiar la definición del nivel de entorno de cliente y configurar opciones de cálculo de descuento exclusivas para el proveedor.
Separar siempre pagos	Crea pagos independientes para cada factura de proveedor. Si no se marca, la liquidación de Workday consolida las facturas en un solo pago.
No pagar durante actualizaciones de cuenta bancaria	Seleccione esta opción para excluir las facturas de proveedor de las ejecuciones de liquidación si: Hay un proceso de gestión Evento de cambio de proveedor en curso para este proveedor y Ha seleccionado la opción Cuenta bancaria de liquidación en la tarea Creación de cambio de proveedor .
Sistema de integración de remesa	Para remitir pagos electrónicamente, seleccione el sistema de integración que los genera.

Mientras cumplimenta la sección

Nota de pago a proveedor por defecto

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Texto por defecto	Introduzca texto de nota para pagos con cheque a este proveedor.
Utilizar referencia de proveedor	Los números de referencia de proveedor de las facturas de proveedor se imprimen en el campo Nota del cheque.
Utilizar nota de factura	El valor que introduce al crear facturas de proveedor se imprime en el campo Nota del cheque. Si varias facturas tienen notas, Workday las concatena en el cheque.
Utilizar nota de conexión de proveedor	Si desea configurar varias conexiones de proveedor de pago, seleccione esta opción para utilizar las notas de pago que defina en las conexiones de pago.

En la sección

Jerarquía de proveedores

, utilice la

lista de valores Secundarios propuestos

para definir una relación de proveedor principal/secundario que ayude con los informes de gastos.

Mientras cumplimenta estas fichas, tenga en cuenta lo siguiente:


Información de contacto	En el campo Utilizar para , especifique las transacciones que se aplican a las siguientes direcciones: Facturación Fecha de pago Envío Aprovisionamiento Seleccione Tax Reporting para utilizar una dirección diferente para los informes del IRS. Si no utiliza una dirección de declaración de impuestos, Workday utiliza la dirección principal del proveedor. Seleccione la casilla Principal junto a un Correo electrónico para emitir las órdenes de compra a una dirección de correo electrónico específica.
Cuenta bancaria de liquidación	Añada detalles de pagos electrónicos a proveedores como: ACH Adeudo directo Depósito en cuenta Transferencia bancaria Seleccione la casilla Solo para conexiones de proveedor para: Cree varias cuentas bancarias con los mismos tipos de pago. Active cualquier combinación de tipos de pago aceptados y cuentas bancarias de liquidación. Haga clic en Cuentas bancarias intermediarias para vincular las cuentas bancarias de liquidación que requieren intermediarios a las cuentas bancarias intermediarias.
Información fiscal	Especifique el Tipo de formulario de entidad fiscal del proveedor: 1042-S para un extranjero no residente sujeto a retención de ingresos en EE. UU. 1099 MISC para notificar ingresos diversos al IRS. TDS para identificar el impuesto deducido en origen para proveedores no residentes. Seleccione una Fecha de documento fiscal para anotar cuándo recibió el documento fiscal. Puede utilizar fechas de documentos fiscales en: Procesos de gestión para enviar a los proveedores para su revisión y aprobación. Informes personalizados para identificar documentos antiguos que deben actualizarse. Informe 1099 MISC con principal Para los tipos de TIN 1099, consolide los informes 1099 MISC para proveedores principales y secundarios. Asegúrese de eliminar las entradas de los campos Tipo de TIN e ID fiscal . Para determinar si el contribuyente requiere un informe 1099 MISC, sume todos los pagos para su identificación de perceptor. Workday le permite consolidar los informes 1099 en una estructura principal/secundaria. El IRS exige que se agreguen todos los pagos para una identificación de perceptor en particular. Código de impuesto por defecto Workday rellena automáticamente el código de impuesto por defecto seleccionado en la cabecera de la factura de proveedor cuando selecciona un proveedor. Código de retención de impuestos por defecto Workday rellena automáticamente el código de retención de impuestos seleccionado en la cabecera de la factura de proveedor cuando selecciona un proveedor. FATCA Seleccione esta opción para activar la casilla de selección FATCA de requisito de presentación en el formulario 1099 MISC. Esta configuración admite los requisitos de presentación FATCA de determinadas instituciones financieras extranjeras. Especifique los IDs fiscales de este proveedor. Active la política de seguridad de dominio Set Up: Supplier Settlement Bank para que Workday muestre el número de ID fiscal de transacción de un proveedor. Tipo de ID fiscal Seleccione un tipo de ID fiscal aplicable al país. Número de identificación Para informar y presentar ante el IRS, introduzca el número de identificación fiscal de proveedor. ID fiscal de transacción Seleccione el ID fiscal de transacción utilizado para registrar el impuesto de transacciones para el país en cuestión. ID fiscal principal Seleccione el ID fiscal único al gestionar varios ID para un proveedor. Especifique los estados de impuesto de este proveedor. Estado de impuesto de transacciones Seleccione el estado de impuesto de transacciones para el país. Estado de retención de impuestos Seleccione el estado de retención de impuestos para el país.
Nombres alternativos	Para utilizar un nombre alternativo en documentos y archivos, introduzca un nombre diferente al nombre del proveedor en el campo Nombre . A continuación, seleccione el tipo de uso para ese nombre alternativo en la lista de valores Uso de nombre alternativo . Si desea utilizar varios nombres alternativos para un solo proveedor en conexiones de proveedor, seleccione la opción La opción Conexión de proveedor alternativo en la lista de valores Uso de nombre alternativo. En una conexión de proveedor, el uso Conexión de proveedor alternativo sustituye a los usos Nombre de aviso de pago y Perceptor de pago. Workday ignora el uso Conexión de proveedor alternativo cuando no se utiliza específicamente para una conexión de proveedor. Ejemplos: Identifique a los trabajadores contingentes con el mismo nombre incluyendo sus ubicaciones entre paréntesis. Para imprimir el nombre legal en formularios 1099 MISC, introduzca el nombre legal como Nombre alternativo. A continuación, seleccione Destinatario 1099 MISC en la lista de valores Uso de nombre alternativo. El nombre del proveedor es demasiado largo para imprimirlo en un cheque. Para imprimir un nombre más corto, introduzca un nombre alternativo más corto. A continuación, seleccione Perceptor de pago y Envío a Destinatario 1 en la lista de valores Uso de nombre alternativo.
Opciones de aprovisionamiento	Opciones de facturación Facturar a cualquier proveedor Seleccione esta opción para especificar que este proveedor puede facturar a cualquier proveedor. Activar cambios de impuestos en portal de proveedor Seleccione esta opción para permitir que los proveedores cambien la información de impuestos de factura en el portal de proveedor. A continuación, cuando los proveedores creen facturas a partir de órdenes de compra, podrán cambiar los siguientes campos: Opción de impuesto Importe de impuesto Aplicabilidad de impuesto Recuperabilidad de impuesto Ítem de aprovisionamiento por defecto Seleccione esta opción para permitir que los proveedores cambien la información de impuestos de factura en el portal de proveedor. A continuación, cuando los proveedores creen facturas a partir de órdenes de compra, podrán cambiar los siguientes campos: Descripción de ítem Categoría de gasto Información fiscal Unidad de medida Costo por unidad Worktags relacionados Categoría de gasto por defecto Puede seleccionar una categoría de gasto por defecto para las transacciones de proveedor. Opciones generales Activar número de ubicación global Seleccione esta opción para especificar que este proveedor puede utilizar números de ubicación global (GLN). Los proveedores utilizan GLN para las distintas ubicaciones comerciales de envío y entrega en los documentos de aprovisionamiento. A continuación, los proveedores envían estos documentos a través del intercambio electrónico de datos (EDI) y órdenes de compra impresas. Opciones de orden de compra Opción de emisión EDI/XML : cuando emite órdenes de compra, Workday envía una versión EDI o XML a su proveedor o red de proveedores. EDI/ XML Auto : cuando emite órdenes de compra, Workday genera una versión EDI o XML de la orden de compra. A continuación, Workday la envía al proveedor cuando el administrador aprueba la orden de compra. Correo electrónico : cuando especifica un correo electrónico como principal, puede emitir un PDF de orden de compra. Esta opción requiere un formato de impresión de orden de compra. Si no especifica ninguna opción de emisión, Workday utiliza la opción Imprimir. Imprimir: seleccione esta opción para emitir órdenes de compra impresas. Esta opción requiere un formato de impresión de orden de compra. Si no especifica ninguna opción de emisión, Workday utiliza la opción Imprimir. Portal de proveedor Seleccione esta opción para emitir órdenes de compra solo en el portal de proveedor. Correo electrónico de emisión de orden de compra por defecto Seleccione una o varias direcciones de correo electrónico que pueda definir como por defecto al emitir órdenes de compra a proveedores por correo electrónico. Solo puede seleccionar direcciones de correo electrónico si selecciona Aprovisionamiento en la lista de valores Utilizar para de la ficha Información de contacto. Vínculo de proveedor de varios proveedores para emisión de orden de compra Si selecciona XML o XML automático , seleccione el vínculo de varios proveedores preferido que se utilizará al emitir órdenes de compra para el proveedor. También puede usar la tarea Mantenimiento de vínculos de proveedor para incluir a este proveedor como multiproveedor. Desactivar orden de cambio Seleccione esta opción si este proveedor no acepta órdenes de cambio. Opción de emisión de orden de cambio Seleccione esta opción si la opción de emisión de orden de cambio es diferente a la opción de emisión por defecto. Condiciones de envío y método de envío Defina estos valores para el proveedor. Activar sustitución de ítems en orden de compra Seleccione esta opción para activar la sustitución automatizada de ítems para este proveedor desde un acuse de recibo de orden de compra (POA). Cuando selecciona esta opción, se procesarán las sustituciones de ítems elegibles de este proveedor. Si no selecciona esta opción, Workday impedirá que se creen órdenes de cambio para sustituciones de ítems de este proveedor. Para crear una orden de cambio a partir de un acuse de recibo de orden de compra, debe ejecutar o programar mediante la tarea Programación de actualizaciones automáticas a partir de acuses de recibo de orden de compra . Reconocimiento previsto Seleccione cuándo espera que los proveedores envíen acuses de recibo de orden de compra al emitir órdenes de compra. Esta configuración es importante cuando utiliza integraciones EDI 850 y EDI 855. Cuando selecciona esta casilla, Workday establece el segmento ISA14 en 1 cuando emite archivos EDI 850 al proveedor. Esto informa al proveedor de que espera un acuse de recibo. Opciones de notificación anticipada de envío Activar ASN Seleccione esta opción para activar las notificaciones anticipadas de envío para este proveedor. ASN con vencimiento en días Cuando active las ASN, introduzca el número de días que indica cuándo el comprador puede esperar notificaciones de envío del proveedor. Plazo Especifique un valor para el número de días entre la Fecha de documento de la orden de compra y la fecha de entrega prevista. Workday utiliza el Plazo más la Fecha de documento para calcular la Fecha de vencimiento en la orden de compra. Cuando hay varios plazos, Workday selecciona el plazo en función de estos, en orden de prioridad. Plazo especificado en: El ítem de proveedor o el ítem de catálogo. El proveedor El entorno de cliente Nota: cuando no se han introducido fechas de vencimiento en las líneas de bienes, Workday utiliza la Fecha de vencimiento de cabecera en las órdenes de compra para rellenar las líneas de bienes correspondientes.
Worktags relacionados	Para rellenar worktags relacionados en líneas de factura de proveedor que no sean de orden de compra, seleccione los valores aplicables en las listas de valores Worktags permitidos y Worktag por defecto . Puede definir tipos de worktag para proveedores en el informe Mantenimiento de uso de worktag relacionado .
Clasificaciones	Para asociar este proveedor con códigos de clasificación de aprovisionamiento, seleccione categorías y jerarquías de gasto. Para cumplir con los requisitos del gobierno federal, estatal o local, añada las clasificaciones de su proveedor.
Opciones de trabajador contingente	Si el proveedor introduce informes de gastos en Workday para un trabajador contingente contratado, seleccione No reembolsar informes de gastos de trabajador contingente . Si no reembolsa a los trabajadores contingentes los informes de gastos, puede crear facturas manuales para reembolsar sus gastos.
Archivos adjuntos	Adjunte la documentación acreditativa del proveedor. Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Sistema para archivos adjuntos de documentos de gestión.
Notas	Incluya notas de proveedor. Workday registra la Persona que introduce notas y las fechas de Creación .