Consideraciones de definición: hojas de cálculo para ítems de compra
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de las tareas de mantenimiento masivo de los ítems de compra. En él se explica lo siguiente:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Con Worksheets, puede definir workflows para solicitar, crear y actualizar de forma masiva los ítems de compra que cumplan los criterios de las políticas de su organización.
Beneficios para la empresa
Al simplificar la introducción de datos en los ítems de compra, es posible mantener su integridad y facilitar la entrada de datos de forma que sea intuitiva para los usuarios. De este modo, contribuye a que su empresa pueda cargar fácilmente grandes volúmenes de información de ítems en Workday.
Ejemplos de uso
Esta función sirve para:
- Llevar a cabo el mantenimiento de la información de hasta 1000 elementos nuevos y existentes a la vez.
- Simplificar el mantenimiento de la información de los elementos mediante la personalización de los campos y de las listas de valores en las plantillas de las hojas de cálculo.
- Permitir que los departamentos de su empresa soliciten nuevos ítems de compra.
- Recoger la información necesaria para procesar nuevos ítems a petición de los trabajadores.
- Configurar y mantener de forma masiva las reglas de abastecimiento de peticiones de ítems para sus proveedores preferidos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Quiere que los usuarios rellenen un cuestionario personalizado cuando soliciten nuevos elementos? | Considere la posibilidad de activar y utilizar los cuestionarios.
Tenga en cuenta los tipos de cuestionarios que necesita para el mantenimiento masivo frente a las solicitudes de nuevos ítems de compra. Puede crear cuestionarios en la tarea Creación de cuestionario . A continuación, añada el cuestionario a los tipos de solicitud de ítem de compra. Asegúrese de que los revisores de las solicitudes de ítems de compra tengan permisos de seguridad en el dominio Questionnaire Results para que puedan consultar las respuestas del cuestionario. |
¿Desea definir tareas de solicitud para actualizar ítems de compra, añadir nuevos o ambas cosas? | Con los tipos de solicitud de ítem de compra, puede definir distintas plantillas de libro de trabajo para tipos específicos de solicitudes de ítem.
Tenga en cuenta las opciones de Tipo de solicitud de ítem de compra:
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¿Tiene un proceso de revisión complejo de información de ítems nuevos? | Puede realizar un seguimiento de los motivos por los que los revisores rechazan las solicitudes de ítems de compra y analizarlos al definir los motivos de rechazo en la tarea Mantenimiento de motivos de aprovisionamiento . Consulte Definición de motivos de aprovisionamiento.
Los revisores de solicitudes de ítems también pueden devolver libros de trabajo con errores a los solicitantes para que los corrijan, sin perder la información existente ya definida. |
¿Quiere configurar actualizaciones masivas de los ítems facturables a pacientes? | Puede utilizar el tipo de plantilla de hoja de cálculo Información de cargo a paciente para configurar de forma masiva la información de cargo a paciente, por ejemplo:
También puede configurar Workday para añadir estas listas de valores en las plantillas de información de ítem de compra:
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¿Necesita cancelar varias solicitudes de ítems de compra a la vez? | Puede utilizar la tarea Cancelación masiva de solicitudes de ítem de compra para buscar y cancelar de forma masiva cualquier solicitud de ítem de compra que presente el estado Borrador o En curso . Ejemplo: un empleado deja su organización y usted tiene que limpiar las solicitudes de ítems abiertos que hayan sobrado. |
¿Utiliza catálogos de ítems externos para gestionar sus ítems? | Puede configurar plantillas de solicitud de ítem de compra para buscar en catálogos de ítems externos que haya integrado en Workday y acceder a ellos. Puede crear plantillas que busquen ítems individuales o que permitan buscar ítems de forma masiva mediante listas de identificadores de ítem específicos.
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Recomendaciones
- Antes de crear las plantillas de hoja de cálculo, considere detenidamente los tipos de solicitud de ítem de compra y los procesos de gestión que desea configurar.
- No utilice el mismo campo dos veces en la misma plantilla de libro de trabajo.
- En los procesos de gestión, puede separar los pasos de acciónTarea externapara recordar a los trabajadores que deben actualizar los sitios de inventario, las ubicaciones de acopio a medida o las plantillas de petición de ítems.
Requisitos
En cada paso de enriquecimiento del proceso de gestión debe configurar la plantilla de enriquecimiento correspondiente en el Tipo de solicitud de ítem de compra.
Debe activar estos campos en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
para acceder a las hojas de cálculo de información de cargo a paciente y a la información de cargo a paciente en los ítems de compra:
- Activar opciones de asistencia sanitaria
- Activar información de cargo a paciente
Limitaciones
Una vez que utilice una plantilla de hoja de cálculo de ítem de compra, no podrá eliminar el Tipo de plantilla de la plantilla.
La funcionalidad de la hoja de cálculo de ítems de compra no es compatible con lo siguiente:
- Ítems de catálogo
- Worktags relacionados
Definición de entorno de cliente
Cuando configura los campos
Generador de ID para ítems de compra
y Generador de ID para evento de ítem de compra
en la tarea Edición - Finanzas de definición de entorno de cliente
, Workday añade automáticamente números de ID a los ítems de compra creados o modificados mediante los siguientes procesos de gestión:
- Mantenimiento masivo de solicitud de ítem de compra
- Solicitud de nuevos ítems de compra
- Evento de ítem de compra
Security
Configure los siguientes dominios y sus políticas de seguridad:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Permite a los usuarios acceder a tipos de solicitud de ítems de compra en función del rol del usuario.
Primero, debe asociar grupos de seguridad a los segmentos que crea en la tarea Creación de segmento de seguridad de tipo de solicitud de ítem de compra . |
Drive
| Proporciona acceso a las hojas de cálculo cuando está activado. |
Maintain: Patient Charge
| Proporciona acceso para configurar designaciones de cargos a paciente en ítems de compra. |
Process: Purchase Item Request
| Proporciona acceso a los revisores y los aprobadores para editar todas las solicitudes de ítems de compra. |
Set Up: Purchase Item Request
| Proporciona acceso a los administradores para configurar plantillas de hoja de cálculo de ítems de compra. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Proporciona a los usuarios acceso a sus propias solicitudes de ítems de compra. |
Worksheets
| Proporciona a los usuarios que enriquecen la información del ítem acceso a las hojas de cálculo. Con Worksheets, pueden crear, editar y consultar solicitudes de ítems de compra. |
También puede configurar los siguientes subdominios en el dominio
Process: Purchase Item Request
:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Procesos de gestión
Configure los siguientes procesos de gestión (protegidos en el área funcional Procurement) para dirigir las solicitudes de ítem de compra para su aprobación:
- Solicitud de mantenimiento masivo de ítems de compra, que utiliza la tareaMantenimiento masivo de ítems de compracomo acción de inicio.
- Solicitud de nuevos ítems de compra, que utiliza la tareaSolicitud de nuevos ítems de compracomo acción de inicio.
Puede añadir los siguientes pasos de acción para los revisores, que se muestran en Mis tareas:
- Enrich Purchase Items
- Evaluar si los ítems solicitados necesitan revisión adicional
- Evaluación de necesidad de revisión de cambios de ítem de compra
- Revisión de ítems de compra
Informes
Consideraciones | Informes |
|---|---|
Realizar un seguimiento de los cambios realizados en los atributos de los ítems de compra. | Registro de cambios de ítem
|
Sirve para consultar los tipos de solicitudes de ítems y las tareas asociadas disponibles para los trabajadores. | Consulta de tipos de solicitud de ítem de compra
|
Sirve para consultar las actualizaciones masivas de ítems de compra que están finalizadas o en curso. | Consulta de solicitud de mantenimiento masivo de ítems de compra
|
Sirve para consultar las solicitudes de nuevos ítems de compra que están finalizadas o en curso. | Consulta de solicitud de nuevos ítems de compra
|
Al buscar solicitudes de ítems, los trabajadores y los administradores de ítems pueden consultar, editar y cancelar las solicitudes de ítems de compra. | View Purchase Items Request
|
Utilice este informe para consultar errores o excepciones de ítems en sus solicitudes de ítems de compra. | Consulta de excepciones de ítem
|
Los usuarios pueden buscar las solicitudes que han creado o las que se les han delegado. | Mis solicitudes de ítem de compra
|
Sirve para buscar cualquier solicitud de ítem de compra en el entorno de Workday. | Búsqueda de solicitudes de ítem de compra
|
Solicitud de ítem de compra
y los siguientes objetos de gestión:
- Reglas de abastecimiento de peticiones de ítems
- Cambios de ítems de compra
- Solicitud de ítem de compra
- Tipo de solicitud de ítem de compra
- Plantilla de solicitud de ítem de compra
- Detalles de ítem de proveedor
- Cambios en las reglas de abastecimiento de proveedor
Integraciones
Sin efectos.
Conexiones y puntos de contacto
Tareas | Consideraciones |
|---|---|
Configuración de campos opcionales
| Puede utilizar esta tarea para ocultar o hacer obligatorios campos en tareas conectadas a los siguientes procesos de gestión:
|
Mantenimiento de motivos de aprovisionamiento
| Puede usar esta tarea para definir los motivos de rechazo de las solicitudes de ítems de compra. A continuación, puede informar sobre los motivos por los que los revisores rechazan las solicitudes de ítems en Mis tareas:
|
Otros impactos
Cuando hay ítems en una solicitud de ítem de compra cuyo estado es
En borrador
o En curso
, no es posible:
- Actualizar el ítem mediante tareas y servicios web
- Seleccionar el ítem en la tareaMantenimiento masivo de ítems de compra