Creación de ítems de compra

Administrator Guide

Revise las consideraciones de definición de los ítems de compra con información de proveedor.

Configure el proceso de gestión Evento de ítem de compra
y la política de seguridad.

Seguridad: dominio Set Up: Purchase Item
en el área funcional Procurement.

Cree y edite ítems de compra para su empresa. Puede definir atributos de ítem generales y atributos de proveedor específicos relacionados con el ítem de compra, como las unidades de medida (UdM).

También puede configurar identificadores de ítem alternativos y worktags para sus ítems de compra.

Acceda a la tarea

Creación de ítem de compra

Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Número de pieza de fabricante Fabricante	Workday solo muestra estas opciones cuando: Configure el número de pieza de fabricante y el fabricante como identificadores de ítem principales desde el tipo Gestión de ítems en la tarea Mantenimiento de opciones de visualización de tipo de identificador de ítem . Active las opciones de fabricante en la categoría de gasto del ítem. Para mostrar el fabricante y el número de pieza de fabricante como atributos principales en la cabecera del ítem de compra, solo puede definir un fabricante y un número de pieza de fabricante por ítem. Si tiene varios fabricantes o números de pieza de fabricante en un ítem, se mostrarán en la ficha Identificadores de ítem alternativos .
Categoría de gasto	Las categorías de gasto de los ítems de compra requieren el uso de la categoría de gasto Aprovisionamiento . La categoría de gasto determina el tratamiento contable de todos los ítems de proveedor asociados a esta categoría.
Estado de ítem	El estado Restringido para compras filtra los ítems de las siguientes transacciones: Órdenes de cambio Órdenes de compra Peticiones Abastecimiento de peticiones Pedidos pendientes de proveedor No puede usar ítems sustitutos para peticiones, pero puede usarlos para órdenes de compra, facturas y notas de recepción. Utilice el estado Inactivo en combinación con el estado de ítem Restringido de compras para gestionar con mayor detalle los estados de ítem y respaldar mejor los procesos y estrategias de compras y Fin de vida útil.
URL de elemento	Puede definir una validación de vínculo externo en la tarea Mantenimiento de validación de vínculo externo mediante el tipo Vínculo de URL de ítem de aprovisionamiento .
Preferido	Seleccione esta opción para definir el ítem de compra como preferido durante las peticiones. Workday muestra Preferido en: Worklet de petición en el icono de ítem. Puede ordenar por preferencia en el worklet. Búsqueda en catálogo junto al nombre del ítem con un icono de distintivo. Puede filtrar los resultados por elementos preferidos.
Clasificación	Seleccione Bienes o Servicios para clasificar los ítems de compra como bienes o servicios. Utilice esta opción para informes de impuestos y reglas de impuestos por defecto.
Código de mercancías	Seleccione un código de taxonomía de producto estándar. Ejemplo: UNSPSC o NIGP.
Currency	Introduzca la moneda del precio del ítem de compra. Cuando añade un ítem de compra a una factura de proveedor o a una línea de ajuste de factura, Workday convierte el precio unitario del ítem a la moneda de transacción.
Cadena de empaquetado	Las cadenas de empaquetado proporcionan una mejor visibilidad de las distintas unidades de medida y sus factores de conversión para el ítem.
Rellenar unidades de medida	Workday rellena la tabla Unidades de medida cuando introduce valores en el campo Cadena de empaquetado en el formato admitido. Ejemplo: caja/10 cajas/200 unidades
Precio de pedido por defecto	Cuando actualiza este precio, también actualiza todos los precios de la cuadrícula Unidades de medida en función del factor de conversión.
Solicitud de servicio por defecto	Seleccione esta opción para especificar este ítem como ítem de servicio (solo para Aprovisionamiento). Cuando utiliza el entorno de trabajo de peticiones, puede acceder a este ítem mediante la opción Buscar catálogo . Puede usar ítems de servicio para líneas de bienes y servicios en documentos de aprovisionamiento.
Aplicabilidad de impuesto por defecto de categoría de gasto	Se muestra cuando define categorías de gasto con Aplicabilidad de impuesto por defecto .
Aplicabilidad de impuesto por defecto	Seleccione el código de aplicabilidad de impuesto para asociarlo a este Ítem en las líneas de aprovisionamiento. El valor de Aplicabilidad de impuesto por defecto sustituye al valor de Aplicabilidad de impuesto por defecto de categoría de gasto en las líneas de aprovisionamiento. Defina los códigos de aplicabilidad de impuesto mediante la tarea Mantenimiento de aplicabilidad de impuesto .
Worktags	Defina los worktags relacionados para este objeto mediante los tipos de worktag relacionados que configure en la tarea Mantenimiento de uso de worktag relacionado . Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de la columna Worktag por defecto cuando selecciona el objeto en la transacción. Workday también rellena los worktags de la transacción con la categoría de gasto relacionada y sus worktags. Cuando un worktag relacionado del ítem de compra y la categoría de gasto son del mismo tipo, el valor del ítem de compra tiene prioridad porque es más específico.
Comentarios	Puede utilizar este campo para añadir y actualizar comentarios sobre cambios de ítems a medida que distintos usuarios finales interactúen con él. También puede consultar los comentarios realizados en los ítems de compra en las siguientes páginas: Vista previa de elemento en el menú de acciones relacionadas. Informe Consulta de ítem de compra .
Entidades solicitantes	Seleccione las entidades solicitantes a las que desea limitar el ítem de compra. Una vez seleccionado, solo esas entidades pueden solicitar el ítem.
Listas de ítems de compra restringidas	Seleccione la lista de ítems de compra existente a la que añadir el ítem. Workday restringe la petición del ítem a las entidades solicitantes seleccionadas en esa lista.
Tipo de control de serie	Seleccione el tipo de control de serie que desea utilizar para el ítem de compra: Número de serie completo : un número de serie permanente que se aplica durante la fabricación para permitir el seguimiento de un ítem a lo largo de todo su ciclo de vida. Número de serie de envío : un número de serie que se aplica durante el envío para permitir el seguimiento de un ítem durante su envío y distribución. El tipo de control de serie que seleccione en la ficha Información general de ítem especifica el tipo de control de serie por defecto para todos los centros de gestión de inventario, pero puede sustituir el valor por defecto seleccionando distintos tipos de control de serie para centros de gestión de inventario individuales en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario . En el caso de los ítems de compra existentes, acceda a la tarea Edición de ítem de compra para realizar cambios en el tipo de control de serie en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario . Cuando la configuración del tipo de control de serie es diferente entre la ficha Opciones de centro de gestión de inventario y la ficha Información general de ítem , puede eliminar el centro de gestión de inventario de ítems en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario . El inventario del centro debe ser cero para eliminarlo.

Mientras cumplimenta la tabla

Unidades de medida

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Uso	Puede seleccionar los siguientes usos para una UdM: Pedido para rellenar la UdM en la ficha Información de proveedor . Stocking para rellenar la UdM en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario y en las listas de valores de transacción de acopio a medida. Unidad de uso para identificar la medida en la que su empresa o sus clientes consumen el producto.
Valor por defecto para pedidos	Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de aprovisionamiento cuando el ítem de compra no tenga una UdM de pedido válida en la ficha Información de proveedor .
Valor por defecto para expedición	Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de inventario cuando el ítem de compra no tenga una UdM de expedición por defecto para el centro de gestión de inventario. Puede seleccionar una UdM de expedición por defecto en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario .
Valor por defecto para almacenamiento	Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de inventario cuando el ítem de compra no tenga una UdM de almacenamiento por defecto para el centro de gestión de inventario. Puede seleccionar una UdM de almacenamiento por defecto en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario .
Valor por defecto para unidad de uso	Seleccione la UdM que desea rellenar en las transacciones de inventario cuando el ítem de compra no tenga una UdM de unidad de uso por defecto para el centro de gestión de inventario. Puede seleccionar una UdM de unidad de uso por defecto en la ficha Opciones de centro de gestión de inventario .
Permitir cantidades de almacenamiento decimales	Seleccione esta opción para permitir cantidades de almacenamiento decimales para la UdM base. Esto permite una mayor precisión en la UdM del ítem. La aceptación de cantidades decimales en unidades de medida determina la cantidad de reserva en la UdM base durante el proceso de reserva. La cantidad de reserva es un número entero si la unidad de medida de almacenamiento correspondiente en la solicitud de stock es un número entero. Workday convierte automáticamente las unidades de medida de almacenamiento existentes para aceptar cantidades de almacenamiento decimales.

En la ficha

Identificadores de ítem alternativos

, configure valores para tipos de identificador de ítem alternativos que:

Establezca un vínculo entre sus ítems de compra internos y la información del fabricante.

Le permiten buscar el ítem de compra en las listas de valores

de Ítem

mediante el identificador de ítem alternativo.

Ejemplo:

Item Identifier Type

= UPN
;

Valor

= H7493808120500
.

Workday muestra esta ficha cuando configura tipos de identificador de ítem y los asigna a categorías de gasto asociadas al ítem de compra.

Configure las prioridades de abastecimiento de proveedores en la ficha

Información de proveedor

(opcional). Workday muestra una opción de aprovisionamiento en la tarea

Búsqueda de catálogo

para cada opción de compra exclusiva que añada.

Si acepta la función

Unificación de experiencia de peticiones

desde el informe

Mantenimiento de aceptación de funciones

, le dirigiremos de la tarea

Búsqueda de catálogo

a la búsqueda de catálogo en el worklet

Peticiones

para simplificar el proceso de petición. Consulte Creación de peticiones en el worklet de peticiones.

Mientras cumplimenta la ficha, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Ítem de catálogo	Si activa el mantenimiento de ítems de catálogo en ítems de compra, Workday deja todos los campos editables y sincroniza los cambios realizados en los ítems de catálogo con los catálogos de proveedor.
Prioridad de abastecimiento	Clasifique a sus proveedores para el abastecimiento de ítems definiendo las siguientes prioridades de abastecimiento: 1 : proveedor principal. 2 y superior: proveedor secundario. 0 : sin clasificar. Clasifique a los proveedores de los ítems de compra por prioridad para permitir que los compradores utilicen proveedores principales al crear peticiones y cambien a proveedores secundarios cuando sea necesario. Cuando no quiera mostrar la información del proveedor como opciones de aprovisionamiento independientes en la tarea Búsqueda de catálogo , introduzca cero para cada entrada de proveedor. A continuación, utilice la tarea Mantenimiento de reglas de abastecimiento de peticiones para rellenar los proveedores en las órdenes. Si acepta la función Unificación de experiencia de peticiones desde el informe Mantenimiento de aceptación de funciones , le dirigiremos de la tarea Búsqueda de catálogo a la búsqueda de catálogo en el worklet Peticiones para simplificar el proceso de petición. Consulte Creación de peticiones en el worklet de peticiones.
Contratos de proveedor preferido	Workday rellena los contratos de proveedor preferido en transacciones de gastos válidas, al tiempo que utiliza el contrato para realizar un seguimiento del gasto de la empresa.
Plazo	Especifique un valor para el número de días entre la Fecha de documento de la orden de compra y la fecha de entrega prevista. Workday utiliza el Plazo más la Fecha de documento para calcular la Fecha de vencimiento en la orden de compra. Cuando hay varios plazos, Workday selecciona el plazo en función de estos, en orden de prioridad. Plazo especificado en: El ítem de proveedor o el ítem de catálogo. El proveedor El entorno de cliente Nota: cuando no se han introducido fechas de vencimiento en las líneas de bienes, Workday utiliza la Fecha de vencimiento de cabecera en las órdenes de compra para rellenar las líneas de bienes correspondientes.
Aplicación de actualizaciones de ítem de compra	Workday muestra este botón en la tarea Edición de ítem de compra . Haga clic en este botón para aplicar las actualizaciones realizadas en la tabla Unidades de medida de la ficha Información general de ítem en la tabla Fijación de precios para pedidos que aparece a continuación. Cuando aplica actualizaciones de ítems de compra, Workday: Actualiza el factor de conversión cuando las fichas Información general de ítem e Información de proveedor tienen la misma UdM. Añade nuevas unidades de medida con todos sus atributos. Desactiva las unidades de medida inactivas en la ficha Información general de ítem .
Calcular precio basado en factor de conversión	Seleccione esta opción para activar el cálculo de precio lineal. (Usted paga un precio fijo por la unidad base de un ítem, independientemente de la unidad de medida y la cantidad de los pedidos). Con cálculo de precio lineal: Introduzca un precio solo para la UdM por defecto en las tablas Fijación de precios para pedidos y Justo a tiempo . Workday calcula el precio para el resto de las unidades de medida. No cree la misma regla de precio para distintas unidades de medida en la tabla Fijación de precios avanzada . Workday rellena la fijación de precios de la tabla Fijación de precios avanzada para unidades de medida alternativas en transacciones de aprovisionamiento.
Fijación de precios de pedidos	Introduzca las unidades de medida de pedido que desea rellenar en los documentos de aprovisionamiento con la información de proveedor coincidente.
Justo a tiempo	Introduzca las unidades de medida que el proveedor acepta para el aprovisionamiento justo a tiempo. Workday rellena las unidades de medida justo a tiempo en los documentos de aprovisionamiento justo a tiempo con la información del proveedor coincidente.
Fijación de precios avanzada	Defina reglas de precios con una fecha inicial y final. Workday rellena la fijación de precios avanzada en las transacciones de aprovisionamiento con los mismos valores. Cuando se aplica más de un precio anticipado a una transacción, Workday rellena la fijación de precios anticipada en las transacciones de aprovisionamiento en este orden de prioridad: Ubicación de envío Contrato de proveedor Empresa

En la ficha

Sustitutos de ítem

, añada ítems para usarlos como sustitutos del ítem de compra (opcional).

Mientras cumplimenta la ficha, tenga en cuenta lo siguiente:

Fecha inicial de pedido Fecha final de pedido	Introduzca fechas para sustituir automáticamente ítems en órdenes de compra durante el abastecimiento automático. Tenga en cuenta que estas fechas no se aplican a los ítems de sustitución de inventario.
Uso	Seleccione lo siguiente: Aprovisionamiento para activar el sustituto para pedidos. Inventario para activar el sustituto para el acopio.
Empresa	Seleccione la empresa o la jerarquía de empresas en la que se acepta este sustituto.
Ubicación de entrega	Seleccione la jerarquía de ubicaciones o de entrega que acepte este sustituto.
Prioridad de sustitución	Introduzca un orden numérico para sus sustitutos de ítem.
Excluir empresa	Le permite restringir el envío de este ítem sustituto a empresas específicas.
Excluir entrega a	Le permite restringir ubicaciones específicas para que no reciban este sustituto.

No puede utilizar un ítem de catálogo como sustituto de ítem. Cuando necesite sustituir ítems con precios específicos, le recomendamos que utilice un ítem de proveedor.

Puede configurar ítems de sustitución con distintas unidades de medida base para ayudar a tener en cuenta las diferencias en el embalaje de los ítems. Cuando tiene sustitutos con diferencias entre la UdM de pedido y la UdM base, Workday vuelve a calcular la cantidad de pedido en función del factor de conversión del ítem para conservar la cantidad base solicitada al enviar la transacción, lo que minimiza el exceso o la falta de pedidos en el proceso de abastecimiento automático.

Ejemplo de sustitutos de ítem con distintas unidades de medida base:

Cree un ítem de compra denominado Principal - Bata de examen
con una

UdM base

de Each
y una UdM secundaria de Caso
, con un factor de conversión de 10.

Cree un segundo ítem de compra denominado Sub - Bata de examen
con una

UdM base

de Unidad de uno
y una UdM secundaria de Caso
, con un factor de conversión de 5.

A continuación, defina los ítems como sustitutos entre sí en la ficha

Sustituto de ítem

. Workday le notifica que los factores de conversión del ítem principal y el de sustitución son diferentes, pero permite que continúe la configuración.

Defina una solicitud de stock para 5 cajas del ítem de bata de examen principal y cree una lista de acopio a partir de la solicitud de stock. El centro de gestión de inventario está configurado para recoger primero a los sustitutos. A continuación, las líneas de la bata de examen sustituta se enumeran con la Cantidad para acopiar
como 5 casos
, aunque la cantidad base sea diferente en el ítem de bata de examen principal. Workday conserva la cantidad solicitada sobre la cantidad base de ítems.

Workday no admite ítems sustitutos que tengan configurados sus propios ítems sustitutos. Ejemplo: el ítem 1
tiene un sustituto activo , el ítem 2
, y
el ítem 2
también tiene un sustituto activo. Workday no asignará automáticamente una petición para el Ítem 1
a una orden de compra.

Cuando no define la fijación de precios de contrato para el ítem de compra, Workday rellena la información del proveedor principal asociada a los ítems de compra seleccionados en los siguientes documentos:

Peticiones

Órdenes de compra

Notas de recepción

Facturas

Cuando la información del proveedor del documento no coincide con la información del proveedor del ítem de compra, Workday rellena la información del ítem desde la ficha

Información general

Configure cómo se muestra la información del proveedor principal y secundario para los solicitantes en la tarea

Edición de opciones de aprovisionamiento de empresa

Acceda al informe

Registro de cambios de ítem

para realizar un seguimiento de los cambios realizados en los atributos de su ítem de compra.

Consideraciones de definición: ítems de compra con información de proveedor

Novedades posteriores a 2020R2: seguimiento de ítems y compras por código de mercancías

Pasos: definición de ítems de compra para aprovisionamiento

Definición de ítems de compra para inventario

Referencia: fijación de precios lineal para ítems de compra

Publicación de novedades de Workday 33: Sustitutos de ítem en aprovisionamiento