Pasos: cierre de líneas de orden de compra para facturación o recepción
Configure el proceso de gestión
Evento de emisión de orden de compra
y la política de seguridad en el área funcional Procurement.Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Procurement:
- Cierre para facturación:Process: Purchase Order – Close
- Cierre para recepción:Process: Purchase Order - Close for Receiving
Es posible cerrar las líneas de orden de compra para proceder a la facturación a fin de evitar que se acumulen las notas de recepción cuando se reciban los ítems o los servicios, pero tenga la previsión de recibir una factura.
Puede cerrar líneas de orden de compra para recibir ítems manualmente o ejecutando una tarea del programador. El cierre de las líneas de orden de compra evita que las órdenes de compra permanezcan abiertas con el estado de pedido pendiente, lo que agiliza el proceso del siguiente pedido durante el siguiente recuento de acopio a medida de reaprovisionamiento. Únicamente se pueden cerrar líneas de orden de compra individuales en las órdenes de compra cuyo estado sea
Emitido
.- Desde el menú de acciones relacionadas de la orden de compra, seleccione una de estas dos opciones:
- Cierre de líneasEsta acción le impide crear lo siguiente:
- Notificaciones anticipadas de envío (ASN)
- Notas de recepción
- Facturas de proveedor
- Cierre de líneas para recepciónEsta acción:
- Le permite recibir una factura.
- Le impide crear notas de recepción para líneas de orden de compra.
- Seleccione las líneas que quiera cerrar.
- Acceda a la tareaProgramación de cierre de líneas de orden de compra para recepción(opcional).SeleccioneIncluir solo líneas de orden de compra sin ninguna cantidad enviadapara seleccionar y cerrar líneas de orden de compra sin ninguna cantidad enviada.Workday muestra esta casilla solo para las órdenes de compra que tengan asociados tipos de peticiónJusto a tiempo.
- Acceda a la tareaMantenimiento de motivos de aprovisionamiento.Añada y mantenga motivos de cierre de órdenes de compra y líneas de orden de compra. Los usuarios pueden acceder a los motivos de cierre desde una lista de valores de la tareaCierre de líneas.
Cerrar una línea de orden de compra evita que se realicen más cambios en la línea relacionados con el aprovisionamiento.
- Workday muestra las líneas cerradas con estadoCerrado para recepción.
- Cuando se activa la contabilidad de compromisos, Workday crea líneas de asiento de liquidación línea por línea.
- Cuando se cierra una línea para facturación o recepción, no es posible llevar a cabo lo siguiente:
- Procesar órdenes de cambio en esa línea
- Cancelar cualquier recibo vinculado a esa línea
- Cerrar las líneas pagadas en una tarjeta de compras
- Crear acuses de recibo de órdenes de compra o notificaciones anticipadas de envío de esas líneas
Cuando cierra las líneas para recepción antes de cerrar las órdenes de compra, las líneas vuelven al estado
Cerrado para recepción
.Las líneas se revierten a los estados anteriores cuando se reabren órdenes de compra que contienen líneas cerradas mediante la tarea
Reapertura masiva de documentos de aprovisionamiento
.Acceda a la tarea
Reapertura de líneas
en el menú de acciones relacionadas de una línea de orden de compra cerrada para reabrir las líneas que se han cerrado para facturación. Las líneas reabiertas vuelven a su estado anterior y Workday cancela las liquidaciones de cierre.Reabra las líneas para recepción en el ejercicio contable actual. Cuando se vuelve a abrir una línea, Workday cancela automáticamente el asiento de liquidación. Puede volver a emitir una orden durante el siguiente recuento de acopio a medida de reaprovisionamiento.