Concepto: gestión de procesos de gestión
En este tema se describe lo que puede hacer con un proceso de gestión, que incluye:
Cancelar y anular
En el caso de varios procesos de gestión, Workday le permite:
- Cancele los procesos que estén en curso.
- Anule los cambios que hayan superado el paso de finalización.
Puede cancelar algunos procesos de gestión iniciados como subprocesos sin cancelar el proceso de gestión principal . Para determinar si puede cancelar un proceso de gestión concreto , acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
.Cuando cancela:
- El proceso de gestión global , Workday omite los subprocesos independientemente de su estado y cancela los subprocesos finalizados.
- Un subproceso en sí mismo, Workday omite el subproceso sin cancelar el proceso de gestión principal .
- Un subproceso obligatorio una vez finalizado el proceso de gestión principal, Workday sigue completando el proceso de gestión.
Cuando anula un proceso de gestión que incluye subprocesos, Workday anula todas las acciones en la configuración del proceso de gestión . Ejemplo: cuando anula una baja que incluye un pago único, Workday anula tanto la baja como el pago.
Puede anular algunos subprocesos individualmente sin anular el proceso de gestión principal .
En un solo proceso de gestión, puede acceder al menú de acciones relacionadas de:
- proceso de gestión en curso para cancelarlo.
- proceso de gestión finalizado para anularlo.
También puede cancelar o anular procesos de gestión de forma masiva accediendo a estas tareas:
- Cancelación masiva de procesos de gestión: cuando un proceso de gestión incluye subprocesos, puede cancelar los subprocesos individualmente o cancelar el proceso de gestión principal .
- Anulación masiva de procesos de gestión: la lista de valoresProcesos de gestión cargados por EIBde esta tarea muestra los eventos de integración cargados por un EIB en los que puede anular al menos uno de los eventos de proceso de gestión . Workday recomienda limitar el rango de fechas cuando seleccione la opción de lista de valores devalores En rango de fechas, Por sistema de integraciónoEn rango de fechas, Todos los sistemas de integración.
Puede parada las notificaciones de cada proceso de gestión que cancele o anule. Cuando cancela o anula procesos de gestión, no puede deshacer la acción.
Workday crea una pista de auditoría que documenta las acciones de anulación y cancelación. Puede configurar notificaciones personalizadas y notificaciones de alerta para que activador cuando:
- Anule una acción.
- Corrija un proceso de gestión.
Ejemplo: Logan McNeil inicia un proceso de gestión
Contratación
que incluye los siguientes subprocesos:
- Propuesta de compensación
- Solicitud de pago único
Contratación
para que requiera ambos subprocesos, y el subproceso Solicitud de pago único
es el paso Finalización
para la contratación.Cuando el paso
Propuesta de compensación
está en curso y Logan cancela únicamente el paso Solicitud de pago único
, Workday:
- Cambia el estado del pasoSolicitud de pago únicoaOmitido manualmente.
- Finaliza el proceso de gestiónContratación.
Paso de cancelación masiva de revisión de documentos
Puede utilizar la tarea
Cancelación masiva de paso de revisión de documento
para cancelar los pasos de revisión de documentos
como acción masiva. Puede cancelar los pasos de Revisión de documentos
en procesos de gestión que tengan el siguiente estado:
- En curso
- Finalizado correctamente
Ejemplo: desea cancelar los pasos pendientes
de revisión de documento
asignados a trabajadores durante el proceso de gestiónIncorporación
. Cuando el proceso de gestión Incorporación
finaliza correctamente, la única forma de cancelar los pasos restantes de Revisión de documentos
es mediante la tareaCancelación masiva de paso de revisión de documentos
.El número máximo de pasos de
revisión de documento
que puede cancelar a la vez es 2000.Avance manual
Puede avanzar manualmente un proceso de gestión al siguiente paso o al final para evitar retrasar el proceso de gestión. Ejemplo: una tarea está pendiente de un aprobador que no está disponible. Para evitar un retraso en el proceso de gestión, avance manualmente el proceso de gestión al siguiente paso.
Debe estar en un grupo de seguridad con acceso a la acción
Avance manual
en la sección Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
de la política de seguridad de proceso de gestión. Los usuarios con este acceso pueden iniciar la tareaAvance masivo de proceso de gestión
, pero solo pueden procesar transacciones que coincidan con los tipos de proceso de gestión permitidos para su grupo de seguridad. Para determinar si puede avanzar manualmente un proceso de gestión, acceda al informe Opciones de configuración de proceso de gestión
.Puede utilizar la tarea
Avance masivo de proceso de gestión
para avanzar procesos de gestión de forma masiva. Cuando utiliza la tarea para avanzar más de 10 eventos de proceso de gestión , Workday ejecuta la tarea en segundo plano. Si aplica un filtro en la tarea Avance masivo de proceso de gestión
y hace clic en Seleccionar todo
, la selección incluye todos los ítems y no solo la lista filtrada. Para transacciones de gran volumen en procesos de gestión que requieren un filtrado detallado, Workday recomienda utilizar la tarea Gestión de operaciones masivas
(MOM) en lugar de la tarea Avance masivo de proceso de gestión
para evitar problemas de filtrado.Puede editar la definición de proceso de gestión para desactivar las notificaciones del sistema cuando un proceso de gestión avanzado manualmente.
Cuando activa la casilla (de selección)
Activar avance de tareas sin asignar
en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
, puede avanzar un paso sin asignar dentro de un proceso de gestión a través de:
- Tipo de gestión de operaciones masivasde proceso de gestión avanzado
- acción relacionadaAvanzar manualmente. (Seleccione en el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión).
- tareaAvance masivo de proceso de gestión.
Puede avanzar:
- Desde un paso sin asignar que está pendiente de reasignación.
- Mediante un paso sin asignar y varios pasos sin asignar posteriores.
- Un proceso de gestión hasta su finalización a través de un paso sin asignar que genera una reasignación durante el proceso del avance.
Cuando se devuelve un evento a un paso sin asignar, el paso se anula. Durante la devolución, la lista de lista de valores
Para
muestra Sin asignar
como prefijo del nombre del paso. Ejemplo: Sin asignar - Cumplimentación de cuestionario
. Cuando Workday avanza por los pasos no asignados, la ficha Historial de procesos
del registro de proceso completo
muestra el siguiente estado: - Avanzado manualmentepara el paso sin asignar.
- Canceladopara el evento reasignado .
Workday envía una notificación a:
- El usuario asignado al paso de proceso de gestión cuando avanza uno o todos los eventos hasta su finalización (excepto los pasos retrasados o sin asignar).
- Usuario asignado para el paso de avanzado manualmente cuando se produce el avance manual.
Workday no envía notificaciones cuando se cancela un evento reasignado.
No puede avanzar manualmente un paso marcado como
No avanzar
en la definición de proceso de gestión. Esta funcionalidad solo está disponible para los pasos que puede asignar a un grupo de seguridad. Los pasos que no puede asignar a un grupo de seguridad, con la excepción de un paso de informe
, no se pueden marcar como No avanzar
. Para determinar si un paso está marcado como No avanzar
, consulte la casilla (de selección) No avanzar
en la definición de proceso de gestión.Devolución manual
Devolver es una acción de proceso de gestión . Realizar una acción de devolución suele significar que un usuario recibe un elemento en Mis Mis tareas de Workday y desea devolver el elemento a la persona que completó el paso anteriormente. Ejemplo: Mike rellena y envía un paso
de finalización de cuestionario
. A continuación, el elemento se envía a la gerente de Mike, Betty, para que lo revise y lo apruebe. Betty recibe el elemento en Mis tareas para que lo apruebe. En lugar de aprobar el elemento, se lo devuelve a Mike para que realice una corrección.Puede devolver un proceso de gestión manualmente en cualquier momento, aunque el paso no se le haya asignado.
No puede devolver todos los procesos de gestión. Para determinar si puede devolver manualmente un proceso de gestión, acceda al informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
.Debe estar en un grupo de seguridad con acceso a la acción
Devolución manual
en la sección Personas autorizadas para realizar acciones en todo el proceso de gestión
de la política de seguridad de proceso de gestión.Para devolver manualmente un gran número de eventos de acción a la vez, puede ejecutar el Generador de interfaz de empresa (EIB)
del proceso de gestión Devolución
. Debe tener permiso para ejecutar EIB y permiso en la política de seguridad de proceso de gestión para realizar esta acción en el evento para el tipo de proceso de gestión. Para cada evento de este EIB que permite la devolución manual, Workday devuelve el evento a un paso finalizado del proceso de gestión que permite esta acción. Cuando se encuentra en el paso Inicio
de:
- Un subproceso, puede devolver el evento .
- El proceso de gestión principal , no puede devolver el evento .
Workday recomienda devolver manualmente un evento de muestra en su entorno de cliente antes de intentar tarea externa una devolución masiva. El evento de muestra debe pertenecer a la misma definición de proceso de gestión que los demás eventos que desea devolver.
Puede acceder a la tarea
Devolución manual
desde el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión. Cuando el estado del evento de proceso de gestión es:
- En curso, la lista de lista de valoresDevolución amuestra todos los pasos anteriores que normalmente vería en la lista de valoresDevolucióndesde la barra de herramientas del proceso de gestión . Cuando tiene varios grupos de seguridad configurados en un paso y avanza manualmente el paso pero luego lo devuelve manualmente a donde lo avanzado manualmente , Workday muestra todas las personas pendientes para el paso en la lista de valores. Ejemplo:Personas anteriormente en espera (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - Finalización de evaluación de gerente. Cuando selecciona la opción de lista de valores , Workday devuelve el paso a todas las personas que estaban en espera.
- Finalizado, la lista de lista de valoresDevolución amuestra únicamente los pasos anteriores que permiten ladevolución manual por parte del administrador en evento de finalización.
Cuando intenta devolver manualmente un proceso de gestión a un paso que ha configurado para ejecutarse en paralelo con otro paso y:
- Ambos pasos estánEn curso, no puede devolver manualmente el proceso de gestión a ninguno de los pasos paralelos.
- Un paso estáen cursoy el otro paso estáfinalizado, puede devolver manualmente el proceso de gestión al pasoEn curso.
- Ambos pasos estánfinalizados, puede devolver manualmente el proceso de gestión a cualquiera de los pasos paralelos.
Cuando devuelve el evento de proceso de gestión , el historial de proceso muestra el paso con el estado
Devolución manual
.Cuando configura un
paso Acción
, Aprobación
o Tarea externa
para que se excluya de Mis tareas y devuelve un paso al paso excluido, el paso no se muestra en Mis tareas. Todavía puede devolver un paso del paso excluido mediante el informe Transacciones pendientes de mí de proceso de gestión
.El administrador de procesos de gestión puede reasignar pasos excluidos mediante:
- Reasignación de tipo de operación masiva de paso de proceso de gestiónen la tareaGestión de operaciones masivas.
- acción relacionada de un evento.
- servicio webReasignación de paso de proceso de gestión.
No puede utilizar la tarea
Reasignación de tareas
para reasignar pasos excluidos.Cuando devuelve un evento a un trabajador que tiene un proceso de gestión con fecha futura que cambia su tipo de trabajador, como de un trabajador contingente a un empleado, Workday devuelve el evento al trabajador asignado . El paso no queda sin asignar.
Ejemplo: James es un trabajador contingente y su contrato finaliza el 2023-09-10. La empresa envía el proceso de gestión para contratarlo como empleado de plantilla . El proceso de contratación finaliza y, a partir del 15-09-2023, su rol cambia a un empleado de plantilla . El 2023-09-08, James envía un formulario I-9. El 14-09-2023, un HR Partner devuelve el formulario I-9 a James para que lo corrija. Recibe la tarea devuelta el 2023-09-15.
Reasignación de tareas no asignadas
Una tarea se convierte en una tarea no asignada cuando el grupo de seguridad especificado no contiene un usuario o solo contiene usuarios con cuentas de Workday desactivadas. Ejemplo: si un paso está protegido por el grupo de seguridad
Empleado (solo gestiona sus datos)
, pero el usuario asignado tiene una fecha de contratación futura , la tarea se anula. También se puede anular la asignación de una tarea si la cuenta de Workday del usuario asignado está desactivada, caducada o bloqueada, o si el usuario asignado no tiene ID de usuario ni contraseña y no puede acceder a Workday para ver su notificación o finalizar el paso asignado. El informe Tareas sin asignar
muestra los pasos en los que este es el problema.Los administradores de procesos de gestión pueden reasignar tareas no asignadas a trabajadores o a titulares de rol de Afiliado en el grupo de seguridad obligatorio . Workday envía una notificación por correo electrónico a los miembros de todos los grupos de seguridad con permisos
de consulta
y modificación
en el dominio Business Process Administration
cuando se anula la asignación de una tarea .Desde
Mis tareas
, puede reasignar tareas que no estén asignadas. En el elemento Tarea sin asignar
, puede reasignar:
- Una sola tarea no asignada seleccionando una persona en la lista de lista de valoresReasignar a.
- Varias tareas sin asignar haciendo clicen Consulta de tareas sin asignar. Esto le permite filtro y consultar tareas de proceso de gestión adicionales sin asignar. Le recomendamos que filtro la lista de tareas sin asignar por proceso de gestión, rango de fechas o ambos. Una vez que aplica un filtro, puede reasignar pasos en el informeAuditoría de pasos sin asignar de proceso de gestión.
Desde un elemento
Tareas sin asignar
, también puede hacer clic en Consultar detalles
en el icono de rueda dentada . Al hacer clic en el botón Reasignar
de la cuadrícula, Workday muestra el informe Tarea sin asignar,
donde puede reasignar una sola tarea no asignada o varias tareas sin asignar.También puede reasignar tareas sin asignar accediendo al informe
Tareas sin asignar
.Corrección de un proceso de gestión
Solo puede corregir los procesos de gestión cuando la política de seguridad de proceso de gestión especifica los grupos de seguridad que pueden corregir una instancia de proceso de gestión .
Puede configurar Workday para enviar notificaciones de alerta y personalizadas sobre correcciones de proceso de gestión .
Corrección de procesos de gestión con errores
Cuando un evento de proceso de gestión entra en estado de error , los administradores de proceso de gestión pueden gestionar y reiniciar los eventos. Workday muestra un campo
Definiciones de proceso de gestión con excepciones
que enumera todas las definiciones con estado de error . Las definiciones activas que no están en estado de error se muestran en el campo Otras definiciones de proceso de gestión
.Workday alerta a los administradores de nuevos eventos error mostrando un elemento
Corrección de proceso de gestión
en la parte superior de su lista Mis tareas
. Una vez corregidos todos los eventos del tipo de proceso de gestión , Workday elimina el elemento de Mis tareas
. Cuando el botón Reiniciar procesos de gestión con errores
no está visible en la página Corrección de proceso de gestión
o en el elemento Mis tareas
, es porque el trabajo en segundo plano para corregir los procesos ya está en curso. Workday muestra el texto de ayuda en estas ubicaciones para explicar el estado.Los administradores de procesos de gestión que no tengan el elemento
Corrección de proceso de gestión
en su lista Mis tareas
pueden acceder a la tarea independiente Corrección de proceso de gestión
mediante la lista de valoresBuscar
. Esta tarea independiente permite a los administradores seleccionar un tipo de proceso de gestión específico en estado de error y reiniciar los eventos.Eliminación de comentarios de un proceso de gestión
Los administradores de procesos de gestión pueden eliminar uno o varios comentarios de un proceso de gestión, antes o después de que finalice el proceso de gestión .
En el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión global (no de un paso de proceso de gestión), seleccione . A continuación, puede seleccionar la casilla (de selección) junto a cada comentario que desee eliminar y hacer clic en
Aceptar
.Del mismo modo, si se ha realizado un comentario en un subproceso, puede eliminarlo como una acción relacionada del subproceso, no de un paso individual dentro del subproceso.
Desactivación de una definición de proceso de gestión
Para definir un proceso de gestión personalizado, debe asociarlo a un objeto de gestión, normalmente una organización. La definición de proceso de gestión estará disponible en esa organización. Cuando la organización tiene una jerarquía, Workday vincula todas las organizaciones subordinado a esa definición de proceso de gestión hasta llegar a una organización subordinada que está vinculada a una definición de proceso de gestión diferente.
Workday utiliza la definición de proceso de gestión por defecto cuando no ha:
- Asoció una definición de proceso de gestión a cualquier organización de supervisión superior de la jerarquía.
- Se ha definido un proceso de gestión personalizado para la organización de supervisión u otras organizaciones de la jerarquía de organización de supervisión superior.
Cuando desactiva un proceso de gestión personalizado para un objeto de gestión específico, como una organización, y luego iniciar el proceso de gestión, Workday utiliza el proceso de gestión personalizado asociado a la organización de supervisión.
Asegúrese de que siempre haya definido un proceso de gestión personalizado adecuado.
En la tarea
Desactivación de definición de proceso de gestión
, puede especificar los objetos de gestión para los que desea activar el proceso de gestión personalizado. Cuando desactiva un proceso de gestión personalizado para todos los objetos de gestión, Workday lo elimina por completo y no puede reactivarlo.