Cuestiones relativas a la configuración: delegación
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los procesos de gestión de delegación. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
La delegación permite a los usuarios dar a otra persona la posibilidad de iniciar procesos de gestión en su nombre o realizar acciones en sus elementos de Mis tareas. Los usuarios pueden establecer una fecha inicial y final para cubrir un periodo específico o pueden delegar ad hoc.
La delegación es diferente a la reasignación de una tarea. La reasignación traspasa de forma permanente la responsabilidad de una tarea de una persona a otra. La delegación no elimina la responsabilidad (propiedad) de la tarea del propietario original de la tarea, sino que permite a un usuario realizar tareas en representación del propietario original de la tarea.
Beneficios para la empresa
La delegación permite a los usuarios compartir la responsabilidad de sus procesos de gestión entre compañeros, subordinados y superiores en función de la configuración del entorno de cliente. La delegación garantiza que las tareas no se retrasen cuando un usuario no está disponible.
Ejemplos de uso
- Delegar tareas de proceso de gestión (Realización de mis tareas en mi nombre): un gerente de vacaciones puede delegar elementos de Mis tareas, como la aprobación de solicitud de vacaciones y permisos, a su gerente, quien puede aprobar cualquier solicitud de vacaciones y permisos entrantes.
- Inicio de proceso de gestión delegado (Inicio en mi nombre): un usuario en un viaje de negocios puede definir un periodo de delegación para que un delegado cree informes de gastos en su nombre mientras está fuera de la oficina.
- Delegar una sola tarea: un usuario puede delegar en un compañero de trabajo la aprobación de un informe de gastos específico en su nombre.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿En quién quiere que los usuarios puedan delegar una tarea? | Puede configurar la lista de valores Los usuarios pueden delegar tareas en en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Proceso de gestión para determinar en quién puede delegar una tarea un usuario. La casilla de selección Fechas finales obligatorias se aplica a las delegaciones de Mis tareas y no a la delegación de una sola tarea. |
¿Qué elementos de Mis tareas desea delegar en otra persona? | Cuando delega todos los procesos de gestión en la tarea Gestión de delegaciones , el delegado puede acceder a todos los elementos de Mis tareas en los que el delegante puede realizar acciones en Mis tareas. Es posible que no quiera que un delegado vea y acceda a algunos elementos de Mis tareas. |
¿Quiere que la persona que delega mantenga la visibilidad de las tareas que ha delegado? | Cuando activa la casilla Conservar acceso a tareas delegadas en Mis tareas en la tarea Gestión de delegaciones , verá las tareas en Mis tareas durante el periodo de delegación. Cuando añade una nueva configuración de delegación o actualiza una configuración existente y selecciona las opciones Para todos los procesos de gestión y Para proceso de gestión , Workday activa automáticamente la casilla Conservar acceso a tareas delegadas en Mis tareas . |
¿Desea activar la delegación solo para procesos de gestión específicos? | Considere la posibilidad de configurar las políticas de seguridad de cualquier proceso de gestión individual que desee activar para delegación seleccionando la casilla Permitir delegación de proceso de gestión en la sección Restricciones de política . |
¿Desea que los delegados puedan crear informes en representación de los delegantes? | Tenga en cuenta que cuando delega la creación de un elemento, su delegado tiene acceso a todo el historial de ese elemento. Ejemplo: cuando delega la creación de informes de gastos, su delegado puede copiar todos sus informes de gastos existentes. |
¿Desea crear, recuperar y actualizar configuraciones de delegación de forma masiva? | Considere la posibilidad de utilizar estos servicios web para optimizar la configuración de delegación de procesos de gestión eliminando las entradas manuales:
Los servicios web ayudan a su organización a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia operativa al permitir actualizaciones precisas y específicas en las delegaciones de trabajadores. |
Recomendaciones
Workday recomienda probar exhaustivamente el flujo de trabajo de delegación en un entorno que no sea de producción antes de configurar la delegación en su entorno de producción.
Incluya:
- Un pasode revisiónoaprobaciónen el proceso de gestiónSolicitud de cambio de delegacióncuando desea que alguien revise las delegaciones antes de que surtan efecto. Cada vez que alguien configura una delegación para un periodo de tiempo, se inicia el proceso de gestiónSolicitud de cambio de delegación.
- Un pasode aprobaciónen el proceso de gestiónDelegación de tareacuando desea que alguien revise las delegaciones de una sola tarea antes de que surtan efecto. Cada vez que alguien delega una sola tarea de Mis tareas, se inicia el proceso de gestiónDelegación de tarea.
No configure la exclusión de pasos de proceso de gestión de la funcionalidad Mis tareas en tareas que se delegan con frecuencia.
Evite asignar un gran número de delegaciones a un solo usuario para evitar problemas de rendimiento.
Requisitos
En la política de seguridad de los procesos de gestión que desea que estén disponibles para delegación, debe hacer lo siguiente:
- Permita que los grupos de seguridad deleguen la acción de inicio a otras personas en la secciónQuién puede iniciar el proceso de gestión.
- Seleccione la casillaPermitir delegación de proceso de gestión.
El evento que desea delegar debe ser actual o futuro.
Limitaciones
Es posible que los delegados no tengan los mismos permisos de seguridad para objetos protegidos que el delegante. Ejemplos: campos y tareas de informe. Workday recomienda probar exhaustivamente el flujo de trabajo de delegación en un entorno que no sea de producción antes de configurar la delegación en su entorno de producción.
No todos los procesos de gestión permiten la delegación. Cuando delega un paso de tarea externa y una tarea insertada en un paso
de tarea externa
no permite la delegación, la tarea no aparecerá en Mis tareas del delegado como tarea externa.La configuración de delegación de entorno de cliente solo se aplica a los usuarios que solicitan la delegación en su nombre. Cuando activa grupos de seguridad basados en rol o basados en usuario para solicitar la delegación en representación de otros, esta configuración no se aplica.
Los delegados pueden solicitar la reasignación de cualquier tarea delegada, pero no pueden delegar ninguna tarea delegada a otro trabajador.
Cuando los usuarios delegan elementos individuales de Mis tareas, no pueden definir cuándo comienza y finaliza la delegación.
Workday impide que un proceso de gestión delegado acceda a determinadas funciones de Workday que requieren conectarse a otro servicio, como las siguientes:
- Conversiones en segundo plano
- Impresión de formulario de gestión
- Integraciones (incluidos Informes como servicio, API de REST y Workday Studio)
- Informes programados
- Acceso a documentos en Mis informes
- Soluciones
Cuando un paso de proceso de gestión
Acción
, Aprobación
o Tarea externa
está configurado para excluirse de Mis tareas y delega la tarea, la tarea no se mostrará en Mis tareas del delegado o del delegador.Si no puede acceder a una tarea delegada que se ha excluido:
- El administrador de procesos de gestión puede detener la delegación accediendo a la tareaGestión de configuración de delegación.
- El delegador puede detener la delegación a través de la delegación de una sola tarea.
Definición de entorno de cliente
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
para:
- Fechas finales obligatorias para delegación. La casilla de selecciónFechas finales obligatoriasno se aplica a la delegación de una sola tarea.
- Aplicar restricciones de ruta durante la delegación. Cuando las restricciones de ruta impiden que Workday envíe un proceso de gestión a un delegado, Workday envía el proceso de gestión a un delegado alternativo. Los delegados alternativos no pueden iniciar un proceso de gestión en representación de un delegado. Cuando activa la casillaAplicar restricciones de ruta durante delegacióny un delegado aprueba un paso, Workday considera que el delegado es un aprobador anterior. La capacidad de actuar en un paso desaparece cuando tiene una restricción de ruta en un aprobador anterior, incluso cuando se trata de un paso paralelo al pasode aprobación. El delegado no tendrá permiso para finalizar el siguiente paso debido a la restricción de ruta del paso, y el delegado es ahora un aprobador anterior.Si configura los parámetros de delegación con un delegado alternativo y desmarca la casillaAplicar restricciones de ruta durante la delegación, Workday muestra una página de confirmación. Si desmarca la casilla, Workday eliminará a los delegados alternativos de la configuración de gestión de delegación. Los delegados alternativos no recibirán elementos delegados.Si activa la casillaAplicar restricciones de ruta durante la delegación, el campoDelegado alternativono será obligatorio en el servicio webPut Business Process Delegation.
Security
Configure el dominio
Business Process Delegation
en el área funcional System.Procesos de gestión
Puede delegar la acción de inicio en algunos procesos de gestión.
Configure la política de seguridad para el proceso de gestión
Solicitud de cambio de delegación (definición por defecto)
. Si la definición por defecto de este proceso de gestión no existe en su entorno de cliente, debe crearla.Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Procesos de gestión para delegación
| Consulte una lista de los procesos de gestión que están activados para delegación. |
Tareas de proceso de gestión no delegadas
| Consulte las tareas que Workday no delega debido a restricciones de ruta. |
Delegaciones actuales
| Consulte de un vistazo las delegaciones actuales y activas de las organizaciones que especifique. Puede seleccionar si desea incluir organizaciones subordinadas y gerentes en los resultados del informe. Este informe muestra:
Este informe no incluye las delegaciones que han caducado. Puede usar el campo de informe Asignaciones de delegación en informes personalizados para ver todas las delegaciones actuales o futuras asignadas a un trabajador.Los usuarios con permisos de seguridad, como los implementadores, pueden obtener el ID de referencia de una instancia de delegación específica. En la cuadrícula Delegaciones actuales , seleccione en el menú de acciones relacionadas de la instancia de delegación específica. |
Gestión de parámetros de delegación
| Consulte las delegaciones actuales y pasadas de un trabajador. También puede consultar qué procesos de gestión permiten la delegación.
Los usuarios con permisos de seguridad, como los implementadores, pueden obtener el ID de referencia de una instancia de delegación específica. En la cuadrícula Delegaciones actuales , seleccione en el menú de acciones relacionadas de la instancia de delegación específica. |
Mis delegaciones
| Consulte las tareas finalizadas desde el punto de vista del usuario que delega.
Los usuarios con permisos de seguridad, como los implementadores, pueden obtener el ID de referencia de una instancia de delegación específica. En la cuadrícula Delegaciones actuales , seleccione en el menú de acciones relacionadas de la instancia de delegación específica. |
Consulta de todas las tareas delegadas
| Consulte una lista de las tareas delegadas que usted, como delegado, puede realizar en función de la fecha de asignación original del usuario que delega. |
Consulta y mantenimiento de notificaciones
| Consulte una lista de notificaciones para el usuario que delega enviadas durante el tiempo que la delegación está en vigor. |
Consulta de más procesos
| Consulte una lista de los procesos de gestión delegados y de quién ha realizado acciones en su nombre. |
Consulta de mis asignaciones de delegación
| Consulte todos los pasos de inicio del proceso de gestión que otros le han delegado. |
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Obtención de delegaciones de proceso de gestión
| Le permite recuperar todas las delegaciones que están configuradas. Esto incluye configuraciones de delegación activas y futuras. Por defecto, no mostramos las delegaciones caducadas. Sin embargo, puede incluirlas definiendo el indicador Incluir delegaciones caducadas en la sección Criterios de solicitud . También puede filtrar la configuración de delegación para procesos de gestión específicos especificando los tipos de proceso de gestión en la sección Criterios de solicitud . |
Transferencia de delegación de proceso de gestión
| Le permite crear o actualizar una configuración de delegación. |
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.