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Última actualización: 2023-06-23
Concepto: gestión de plantillas de documentos

Concepto: gestión de plantillas de documentos

Esta tabla resume las acciones principales que realiza al gestionar plantillas de Documentos. de Workday Drive.
Acción
Notas
Creación de una plantilla de Documentos
  1. En Drive, seleccione
    Add New
    Document template
    .
Notas:
  • Si desea compartir automáticamente una o varias plantillas de Documentos con un conjunto de usuarios, puede compartir una carpeta en Drive con usuarios individuales o con un grupo de seguridad y colocar la nueva plantilla en esa carpeta.
  • Las plantillas de Documentos que crea en Drive son propiedad de los usuarios específicos que las crearon. Los propietarios pueden realizar acciones en las plantillas que otros usuarios no pueden realizar; para obtener más información, consulte Referencia: acciones de plantilla de documentos disponibles en función de los permisos.
  • Workday Docs no admite la conversión automática de una plantilla de Documentos tradicional (con bloques de texto y formatos BIRT) en una plantilla de Documentos; debe crearlos manualmente.
  • Para DocuSign, debe utilizar un nombre que tenga menos de 100 caracteres. En Adobe Sign, los nombres no pueden contener caracteres especiales como el signo Y comercial (&).
  • Cuando corresponda, Workday Docs establece automáticamente la Compensación de vencimiento de documento resultante en 10 años; actualmente este valor no se puede editar.
  • Si el idioma de un usuario está definido en uno que Docs no admite, como el esloveno (Slovenská republika), no podrá crear ni consultar plantillas de documentos.
  • Puede incluir texto opcional que los revisores pueden añadir o eliminar al generar un documento. Le recomendamos que resalte este texto o le dé un color diferente para llamar la atención del usuario al generar el documento. El usuario puede realizar las ediciones necesarias en el paso Generación de documento antes de enviar el proceso de gestión.
Copiar una plantilla
En Drive, seleccione la plantilla Documentos y haga clic en
Hacer una copia
.
Migración de una plantilla de Documentos de un entorno de cliente a otro
Compartir una plantilla de Documentos con usuarios no especificados utilizando un URL
  1. Seleccione una plantilla de Documentos en Drive y haga clic en
    Compartir
    .
  2. Activar la opción
    Uso compartido de vínculo
     . La posibilidad de utilizar el uso compartido mediante vínculo es un parámetro del sistema. Si no ve la opción, consulte con su administrador.
  3. Seleccione el nivel de permiso. Todas las personas que accedan a la plantilla de Documentos mediante el vínculo tendrán este nivel de acceso.
  4. Haga clic en
    Copiar vínculo.
     . Proporcione esta URL a las personas con las que quiera compartir la plantilla de Documentos.
Para obtener más información sobre cómo compartir, consulte la Guía del usuario de Drive.
Compartir una plantilla de Documentos con usuarios específicos
Compartir con usuarios individuales le permite definir un nivel de permiso específico para la persona; estos parámetros permanecen activos par si desactiva la compartición mediante vínculo.
  1. Seleccione una plantilla de Documentos en Drive y haga clic en
    Compartir
    .
  2. Desde
    Compartir con usuarios individuales
     , introducir los usuarios con los que desea compartir y seleccione un nivel de permiso en el menú desplegable.
  3. Escriba un mensaje para los usuarios con los que va a compartir (opcional). El mensaje se muestra en la notificación de Workday que reciben los usuarios después de hacer clic en
    Compartir
    .
  4. Si es el propietario de la plantilla de Documentos (opcional),haga clic
    en Avanzado
     para seleccionar si desea o no permitir que los editores compartan el archivo ypara permitir que los comentaristas y lectores copien, descarguen o impriman el archivo.
Cuando comparte una plantilla de Documentos con un usuario individual, el usuario recibe una notificación de Workday y, si está activado en el entorno de cliente, un correo electrónico. El usuario recibe la notificación tenga o no acceso al dominio de Drive, pero debe tener acceso a
Drive
 y
Documentos
 dominios en el área funcional [insert] para abrir la plantilla. Para obtener más información sobre cómo compartir, consulte la Guía del usuario de Drive.
Compartir una plantilla de Documentos con grupos de seguridad
Compartir con un grupo de usuarios le permite definir un nivel de permiso específico para el grupo; estos parámetros permanecen activos par si desactiva la compartición mediante vínculo. La posibilidad de compartir en grupo es un parámetro del sistema para cada tipo de elemento de Drive. Si no ve la opción, consulte con su administrador para asegurarse de que esté activada.
  1. Seleccione una plantilla en Drive y haga clic en
    Compartir
    .
  2. Desde
    Compartir con grupos
     , introducir los grupos con los que desea compartir y seleccione un nivel de permiso en el menú desplegable.
  3. Si es el propietario de la plantilla de Documentos (opcional), haga clic
    en Avanzado
     para seleccionar si desea o no permitir que los editores compartan el archivo ypara permitir que los comentaristas y lectores copien, descarguen o impriman el archivo.
Conservar una versión anterior de la plantilla de Documentos
Puede copie la plantilla de Documentos o descárguela en formato de archivo DWXF si desea conservar la versión actual de los datos o el contenido antes de actualizarla.
Eliminar una plantilla de Documentos
En Drive, seleccione la plantilla Documentos y haga clic en
Eliminar
. Drive mueve el archivo a la papelera.
Importante
: los procesos de gestión siguen utilizando las plantillas de Documentos eliminadas. Además, las plantillas de Documentos eliminadas siguen siendo seleccionables en la lista Configuración de generación de documentos. Antes de eliminar una plantilla de Documentos, asegúrese de haberla eliminado de todos los procesos de gestión para los que está configurada. Recomendamos cambiar el nombre de la plantilla después de eliminarla, añadiendo un indicador al nombre que le recuerde que no debe usarla.
Recuperar una plantilla de Documentos de la papelera
En Drive, seleccione
Papelera
. Seleccione la plantilla Documentos y haga clic en
Restaurar
. Workday coloca el archivo restaurado en la vista
Todos los archivos
 .
Si selecciona eliminar una plantilla de Documentos que se ha compartido con usted pero usted no es el propietario, se elimina el acceso a la plantilla. La plantilla de Documentos desaparece de la lista de archivos de Drive y no se muestra en la papelera.
Eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos
Acceda: Eliminación de archivo permanente de Drive tarea
Para poder eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos, debe eliminarla de cualquier proceso de gestión al que esté asociada. No es posible eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos que, o ha estado alguna vez, configurado para un proceso de gestión.
Gestionar plantillas en distintos idiomas
Plantillas en distintos idiomas son creado, gestionadoy configurado en el proceso de gestión independientemente. Workday Docs no admite el concepto de una instancia de traducción como ocurre con las plantillas y los bloques de texto tradicionales de Docs.