Concepto: gestión de plantillas de documentos

En esta tabla se resumen las acciones principales que realiza al gestionar plantillas de Docs desde Workday Drive.

Acción	Notas
Crear una plantilla de Documentos	En Drive, seleccione Añadir nueva plantilla de documento y asigne un nombre a la plantilla. Seleccione el origen y la categoría de la plantilla, añada contenido y haga clic en Publicar para activar el contenido. Workday Docs no permite convertir automáticamente una plantilla de Documentos tradicional (con bloques de texto y formatos BIRT ) en una plantilla de Documentos; debe build manualmente. Para DocuSign, debe utilizar un nombre que tenga menos de 100 caracteres. En Adobe Sign, los nombres no pueden contener caracteres especiales como el signo Y comercial (&).
Copiar una plantilla	En Drive, seleccione la plantilla Documentos y haga clic en Hacer una copia .
Migración de una plantilla de Documentos de un entorno de cliente a otro	VerTraspaso de plantillas de documentos entre entornos de cliente .
Compartir una plantilla de Documentos con usuarios no especificados mediante una URL	Seleccione una plantilla de Documentos en Drive y haga clic en Compartir . Active la opción Uso compartido de vínculo . La destreza de compartición de vínculo es un parámetro del sistema. Si no ve la opción, consulte a su administrador. Seleccione el nivel de permiso . Todas las personas que accedan a la plantilla de Documentos mediante el vínculo tendrán este nivel de acceso. Haga clic en Copiar vínculo . Proporcione esta URL a las personas con las que quiera compartir la plantilla de Documentos. Para obtener más información sobre cómo compartir, consulte la Guía del usuario de Drive .
Compartir una plantilla de Documentos con usuarios específicos	La compartición con usuarios individuales le permite definir un nivel de permiso específico para la persona y estos parámetros permanecen activos aunque desactive la compartición de vínculo. Seleccione una plantilla de Documentos en Drive y haga clic en Compartir . En Compartición con personas , introduzca los usuarios con los que desea compartir y seleccione un nivel de permiso en el menú desplegable. Escriba un mensaje para los usuarios con los que va a compartir (opcional). El mensaje se muestra en la notificación de Workday que recibir los usuarios después de hacer clic en Compartir . Cuando compartir una plantilla de Documentos con un usuario individual, el usuario recibe una notificación de Workday y, si está activado en el entorno de cliente, un correo electrónico. El usuario recibe la notificación tenga o no acceso al dominio Drive , pero debe tener acceso a los dominios Drive y Docs en el área funcional System para abrir la plantilla. Para obtener más información sobre cómo compartir, consulte la Guía del usuario de Drive .
Compartir una plantilla de Documentos con grupos de seguridad	Compartir con un grupo de usuarios le permite definir un nivel de permiso específico para el grupo y estos parámetros permanecen activos aunque desactive la compartición de vínculo. La destreza de compartir con grupos es un parámetro del sistema para cada tipo de elemento de Drive . Si no ve la opción, consulte con su administrador para asegurarse de que esté activada. Seleccione una plantilla de Documentos en Drive y haga clic en Compartir . En Compartir con grupos , introduzca los grupos con los que desea compartir y seleccione un nivel de permiso en el menú desplegable.
Conservar una versión anterior de la plantilla de Documentos	Puede copiar la plantilla de Documentos o descarga en formato de archivo DWXF si desea conservar la versión actual de los datos o el contenido antes de actualizarla.
Eliminar una plantilla de Documentos	En Drive, seleccione la plantilla Documentos y haga clic en Eliminar . Drive mueve el archivo a la papelera. Nota : los procesos de gestión siguen utilizando las plantillas de Documentos eliminadas. Además, las plantillas de Documentos eliminadas siguen siendo seleccionables en la lista Configuración de generación de documentos. Antes de eliminar una plantilla de Documentos, asegúrese de haberla eliminado de todos los procesos de gestión para los que está configurada. Recomendamos cambiar el nombre de la plantilla después de eliminarla y añadir un indicador al nombre que le recuerde que no debe utilizarla.
Recuperar una plantilla de Documentos de la papelera	En Drive, seleccione Papelera . Seleccione la plantilla Documentos y haga clic en Restaurar . Workday coloca el archivo restaurado en la vista Todos los archivos . Si selecciona eliminar una plantilla de Documentos que se ha compartido con usted pero usted no es el propietario, se le quita el acceso a la plantilla. La plantilla de Documentos desaparece de la lista de archivos de Drive y no se muestra en la papelera.
eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos	Acceda a la tarea Eliminación de archivo permanente de Drive . Para poder eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos, debe eliminarla de cualquier proceso de gestión al que esté asociada. No es posible eliminar de forma definitiva una plantilla de Documentos que esté configurada o haya estado configurada para un proceso de gestión.
Gestionar plantillas en distintos idiomas	Las plantillas en distintos idiomas deben crearse y gestionarse de forma independiente. Workday Docs no admite el concepto de una instancia de traducción como sucede con las plantillas y los bloques de texto tradicionales de Docs.