Concepto: dominios de seguridad y acciones de plantilla de documentos

Esta tabla resume las acciones principales que realiza en el workflow y el acceso al dominio o al proceso de gestión necesario. Incluye acciones que forman parte del workflow tradicional para generar y revisar documentos, así como acciones que ahora realiza con Workday Docs. Las acciones de Workday Docs se muestran en negrita.

Acción	Dominio Docs	Dominio de Drive	Permisos de proceso de gestión	Notas
Definición de ofertas			X	Workday Docs soporte a varios tipos de documentos y procesos de gestión. La definición de una carta de oferta es un ejemplo.
Definición de categorías de documento			X
Creación de plantillas de documentos desde Drive	X	X		Los creadores de plantillas deben seleccionar una categoría al crear una nueva plantilla y deben tener acceso a esa categoría. El dominio Biblioteca de documentos controla el acceso a las categorías.
Crear texto, formatos, cabeceras y pies de página en la plantilla de Documentos	X	X		Docs sustituye a la necesidad de utilizar formatos personalizados BIRT en la tareaAsociación de formatos personalizados a documentos generados . Los creadores y editores de plantillas necesitan acceso a los campos de datos y a las reglas de condición para usarlos en la plantilla. El dominio Biblioteca de documentos controla el acceso a los campos de datos y las reglas de condición . Nota : no se admiten instancias traducidas ni traducciones en tiempo de ejecución.
Compartir plantillas de Documentos con usuarios o grupos de seguridad		X		Para compartir automáticamente plantillas de Documentos con otros usuarios, cree la plantilla en una carpeta compartida de Workday Drive a la que tengan acceso los demás usuarios. Los destinatarios necesitan acceso al dominio Docs .
Vista previa de PDF en Workday Docs	X	X		Mientras edita la plantilla de Documentos, haga clic en Vista previa para ver el aspecto que tendría su documento.
Configuración de paso de generación de documento Añadir un paso de generación de acción de documento a un proceso de gestión			X	En la lista de valores Documento por defecto , seleccione Documentos de Drive y navegue hasta la plantilla Documentos. Cualquier usuario con permiso para configurar un paso en un proceso de gestión puede consultar todas las plantillas de Documentos en ese entorno de cliente. El acceso al dominio de Drive no determina qué plantillas de Documentos se pueden seleccionar. Aunque todas las plantillas se pueden seleccionar, la información de las plantillas no se puede consultar; solo los usuarios con acceso al dominio de Drive y acceso a la plantilla individual pueden ver el contenido de la plantilla. Las plantillas de Documentos se muestran y se pueden seleccionar aunque la plantilla esté en la Papelera de Drive. No se admite la delegación de tareas cuando se utilizan plantillas de Documentos en un proceso de gestión. Sugerencia para reclutamiento: por defecto, la etiqueta Mis tareas de la revisión de documentos no muestra el número de petición ni el nombre del candidato . Puede hacer que esta información se muestre mediante el paso Proceso de gestión Mantenimiento de valor de sustitución de etiqueta de paso en el Paso de generación de documento del documento. Por ejemplo, si actualiza la etiqueta a Generar oferta , el elemento Mis tareas incluirá la petición de puesto y el nombre del candidato .
Definición de los pasos de revisión de documentos			X
Editar/actualizar la plantilla de Documentos	X	X		Workday Docs no admite fechas efectivas. En cuanto cree y publique una plantilla de Docs y la asocie a un proceso de gestión, la plantilla se utilizará cuando se ejecute el proceso de gestión . Siempre que quiera actualizar una plantilla de Documentos, le recomendamos encarecidamente que copie la plantilla, realice los cambios en la copia y, a continuación, sustituya la plantilla original en el proceso de gestión por la copia.
Revise el documento generado en Docs (aún iniciado desde Mis tareas)			X	Los revisores hacen clic en el botón Revisar para abrir el documento generado desde Mis tareas. La configuración del proceso de gestión define quién puede revisar. Los usuarios que generan documentos, como los reclutadores, no necesitan acceso a Drive . Nota : en el paso Revisión de su proceso de gestión, dentro de Configuración de paso de revisión de documento, asegúrese de que el campo Documento esté seleccionado en la categoría Paso de generación de documento, y no en la Plantilla de documento . Si selecciona Plantilla de documento aquí, las ediciones manuales del documento generado no se guardarán.
Revise el PDF generado final			X	El revisor, como un reclutador, puede descarga un PDF abriendo el documento generado desde Mis tareas, haciendo clic en Revisar y, a continuación, descargando el PDF desde el menú Archivo. El PDF generado utiliza la fuente Roboto ; la selección de fuente no se puede editar.
Transferir la propiedad de las plantillas de Documentos	X	X		En Workday Docs, las plantillas tienen usuarios individuales como propietarios. Puede transferencia (noun), transferir (verb) la propiedad en cualquier momento si es necesario. Consulte Transferencia de propiedad de elementos de Drive a otro usuario .
Purgar documentos generados por el paso Generación de documentos				Puede utilizar una tarea de purga de datos . Tenga en cuenta que la tarea Purgado de persona elimina de forma permanente todos los datos de información personal identificable (PII) asociados a un trabajador, incluidos los vínculos a los documentos del trabajador. Necesita acceso al dominio Purge Person Data y al subdominio Purge Supplier .