Concepto: edición de plantillas de documentos

Administrator Guide

Esta tabla resume las acciones principales que puede tomar al trabajar con plantillas de Documentos.

Yno puede cambiar el correos electrónicosorigen o cuna categoría de una plantilla de Documentos después de crearla.

Acción	Notas.
Añadir texto	Cuándo copia y pega desde un bloque de texto en una plantilla de Docs, Workday no conserva las reglas de condición ni los campos de datos en la plantilla de Docs. El editor de plantillas de Documentos y la vista previa de PDF utilizan la fuente Roboto (es decir, el editor está en unidades de píxeles); la selección de fuente no se puede editar. Tenga en cuenta que Workday Docs no admite contenido reutilizable entre plantillas. Contenido existente en varias plantillas no está vinculado y no se actualiza automáticamente si lo cambia en una plantilla. El límite de tamaño para el contenido del cuerpo, incluidas las imágenes, en la plantilla de Documentos y el documento generado es de 30 MB.Cuándo intenta insertar contenido que supera el límite, Workday muestra un mensaje de error y no guarda el cambio.
Gestionar cabeceras y pies de página	Haga clic en Diseño Cabeceras y pies de página para abrir el editor de texto de cabecera y pie de página. Para eliminar una cabecera o un pie de página, haga clic en el menú de acciones junto a la cabecera o el pie de página y, a continuación, haga clic en Eliminar . Docs no permite reordenar las cabeceras y los pies de página, por lo que debe eliminarlos y volver a añadirlos si desea cambiar el orden. Notas : Si añade más de una cabecera o pie de página, debe añadir una regla de condición a cada cabecera y pie de página. Cuando obtiene una vista previa de un documento, solo se muestra una cabecera o un pie de página. Docs siempre muestra la primera cabecera/pie de página de la lista hasta que oculta su regla de condición correspondiente, luego muestra la siguiente cabecera/pie de página de la lista hasta que oculta su regla de condición correspondiente, y así sucesivamente. Cuando se genera, se muestra la primera cabecera y el primer pie de página con una regla de condición verdadera. El usuario que tiene acceso a la tarea de generación de documentos puede editar y eliminar las cabeceras y los pies de página si hay varias cabeceras o pies de página con una regla de condición verdadera. La configuración de cabecera y pie de página se aplica a todas las páginas; no puede controlar los valores individuales de cabecera y pie de página por página. Valores por defecto: Altura de cabecera: 96 píxeles (o 1 pulgada) Alto de pie de página: 48 píxeles (o 0,5 pulgadas) Márgenes izquierdo/derecho: 96 píxeles (o 1 pulgada) Valores máximos: Altura de cabecera (cabecera + margen superior): 234 píxeles (o 2,44 pulgadas) Altura de pie de página: 431 píxeles (o 4,49 pulgadas) Márgenes izquierdo/derecho: 408 píxeles (o 4,25 pulgadas) El límite de tamaño global para todas las cabeceras combinadas es de 5 MB. El límite de tamaño global para todos los pies de página combinados es de 5 MB. Valores mínimos: Altura de cabecera (cabecera + margen superior): 2 píxeles (o __ pulgadas) Alto de pie de página: 2 píxeles (o __ pulgadas) Márgenes izquierdo/derecho: 0 píxeles (0 pulgadas)
Gestionar campos de datos	Para insertar un campo de datos, haga clic en Insertar campo de datos . Resalte el texto o coloque el cursor en el documento y haga clic en el icono + junto al campo de datos. Para ver todos los campos de datos añadidos al documento, abra el panel Gestionar campos de datos. Para eliminar un campo de datos individual, haga clic con el botón derecho en el campo en el editor y seleccione Eliminar . Para eliminar todas las instancias de un campo de datos, haga clic en el menú de acciones junto al campo de datos en el panel y, a continuación, haga clic en Eliminar . Para sustituir todas las instancias de un campo de datos, haga clic en el menú de acciones junto al campo de datos en el panel y, a continuación, haga clic en Sustituir todo . Busque el nuevo campo y, al hacer clic en el icono Añadir (+), Workday sustituirá todas las instancias por el nuevo campo. Workday Docs no admite campos de datos que requieran listas de valores. Workday Docs no admite la conversión de campos de datos; debe redefinirlos en su plantilla de Documentos. Para crear un nuevo campo de datos, puede navegar directamente desde el cuadro de diálogo Insertar campo de datos a la tarea Creación de campo de datos haciendo clic en Crear nuevo en la parte inferior del cuadro de diálogo.
Gestionar reglas de condición	Para insertar una regla de condición, haga clic en Insertar regla de condición ; empiece a escribir un nombre de regla para buscarlo. Haga clic en el icono + para añadir una regla de condición en blanco (sin contenido) o resalte el texto en el documento antes de hacer clic en el icono + junto a la regla de condición. Puede añadir una regla de condición a todos los tipos de contenido, incluidos los campos de datos. Para ver todas las reglas de condición añadidas al documento, abra el panel Gestión de reglas de condición . Haga clic en el indicador de ojo para mostrar u ocultar el contenido aplicado a la regla de condición. Para eliminar una regla individual, haga clic con el botón derecho en el campo en el editor y seleccione Eliminar . Para eliminar todas las instancias de una regla, haga clic en el menú de acciones junto al campo de datos en el panel y, a continuación, haga clic en Eliminar . Para sustituir todas las instancias de una regla, haga clic en el menú de acciones junto a la regla en el panel y, a continuación, haga clic en Sustituir todo . Busque la nueva regla y, al hacer clic en el icono Añadir (+), Workday sustituirá todas las instancias por la nueva regla. Para crear una nueva regla de condición, puede navegar directamente desde el cuadro de diálogo Insertar regla de condición a la tarea Creación de regla de condición haciendo clic en Crear nueva en la parte inferior del cuadro de diálogo. Docs no admite el intercambio condicional de celdas, filas o columnas de tabla. En su lugar, recomendamos encapsular el contenido de la celda en una regla de condición o encapsular toda la tabla en una regla de condición y utilizar dos tablas independientes.
Gestionar instancias de idioma	Para añadir una instancia de idioma, seleccione Idioma Añadir idioma . Para cambiar el idioma base, seleccione Idioma Añadir idioma y seleccione el idioma base que desee. Después de cambiar el idioma base, cualquier nueva instancia de idioma que cree incluirá el nuevo contenido del idioma base; las instancias de idioma de plantilla existentes conservarán el mismo contenido. Para eliminar una instancia de idioma, selecciónela en el cuadro de diálogo Idiomas y haga clic en el icono X. No puede eliminar un idioma si está asignado como base; seleccione otro idioma como base en primer lugar.
Gestionar tablas	Para añadir una tabla, haga clic en Añadir tabla . Una línea discontinua muestra la ubicación de la tabla. En una tabla puede hacer lo siguiente: Añadir una columna o fila: haga clic en el círculo azul situado junto a una columna o fila. Definir un color de celda: con el cursor en una celda, haga clic en el icono Color de fondo y seleccione un color. Defina un color de borde: con el cursor en una celda, haga clic en el icono Bordes, luego en el icono Editar y seleccione un color. Fusionar celdas: seleccione las celdas y haga clic en Fusionar celdas . Añadir un borde: seleccione las celdas de la tabla o toda la tabla y haga clic en el icono Bordes . Por defecto, las tablas no tienen bordes. Cambiar el tamaño de las columnas de la tabla: mantenga el puntero sobre el borde de la columna, haga clic en el indicador de cambio de tamaño y arrastre. Eliminar una columna o fila: haga clic en la línea azul junto a la columna o fila y haga clic en Eliminar fila o columna . Para eliminar la tabla: haga clic en el círculo azul de la esquina de la tabla y haga clic en Eliminar fila o columna . Acerca de las tablas y las reglas de condición: Workday Docs no admite la posibilidad de utilizar de forma condicional distintas celdas, filas o columnas de tabla. Recomendamos incluir el contenido de la celda en reglas de condición o incluir toda la tabla en una regla de condición y crear una tabla independiente para cada condición.
Insertar una imagen	Haga clic en Insertar imagen y navegue hasta la imagen. El tamaño máximo de cada imagen es de 7 MB. Puede cargar hasta 22 MB de imágenes en una plantilla.
Insertar números de página	En el menú de cabecera o pie de página, haga clic en el icono Número de página para insertar el número de página. Si desea crear un número de página y un total continuos, puede incluir texto junto con los valores de número de página. Ejemplo: Página Página [Current] de página [Total] .
Insertar un salto de página	Haga clic en Insertar salto de página .
Añadir un vínculo	Haga clic en el icono Insertar vínculo para añadir una URL directamente al texto. Resalte el texto y haga clic en el icono Insertar vínculo para crear un hipervínculo en el texto.
Bloquear contenido	Resalte el texto del documento y haga clic en Bloquear contenido . Después de bloquear el contenido, los usuarios con acceso al paso de generación de documentos no pueden editarlo; sin embargo, los usuarios pueden seguir eliminando texto aunque esté bloqueado.
Cambiar fuentes	El editor de plantillas de Documentos y la vista previa de PDF utilizan la fuente Roboto. Workday Docs no admite el cambio de fuente; sin embargo, puede cambiar el estilo de texto (estilo de párrafo y títulos).
Deshacer o rehacer los cambios	Para deshacer un cambio, pulse Ctrl+Z (Windows) o Comando+Z (Mac). Para rehacer un cambio, pulse Ctrl+Y (Windows) o Comando+Y (Mac).
Vista previa de un documento	Haga clic en Vista previa . Utilice el panel Gestión de regla de condición para mostrar u ocultar el contenido asignado a una regla de condición antes de obtener una vista previa del documento. Solo se muestra una cabecera o un pie de página. Muestre u oculte una regla de condición para ver la cabecera o el pie de página asociados.