Concepto: pautas para el almacenamiento de saldos de vacaciones y permisos
Workday calcula los saldos del plan de vacaciones y permisos, así como los importes de devengo, de forma dinámica en función de las reglas del plan de vacaciones y permisos cuando los trabajadores acceden a las tareas e informes de vacaciones y permisos en su entorno de cliente. Workday accede a informes en segundo plano que ejecutan cálculos a partir de un momento determinado para acceder a los valores de saldo.
Todos los trabajadores tienen un historial de vacaciones y permisos. Workday incorpora muchos eventos a su perfil de trabajador, entre los que se incluyen eventos de vacaciones y permisos, acumulaciones y el arrastre de un periodo de saldo a otro. Workday accede a la misma información a diferentes velocidades, en función de si configura Workday para que almacene saldos:
- Si no configura el entorno de cliente para que almacene saldos, el proceso tardará mucho más. Si no hay ningún momento específico al que hacer referencia, Workday ejecutará los cálculos a partir del momento en el que se introdujeron los saldos por primera vez en Workday. Workday tiene que volver al historial inicial de los trabajadores para calcular todos los componentes de ausencias y generar los resultados de su saldo de ausencias.
- Por el contrario, si almacena saldos a intervalos, cuando los trabajadores accedan a sus saldos del plan de vacaciones y permisos, Workday mostrará los resultados calculados a partir de los saldos almacenados más recientes. Dado que Workday utiliza una fecha más reciente, el tiempo de procesamiento es mucho más rápido, lo que mejora y racionaliza la experiencia del usuario.
Para optimizar el rendimiento, puede programar procesos que almacenen saldos de forma periódica en todos los planes de vacaciones y permisos que realizan un seguimiento de los saldos. Cuando utiliza la tarea
Programación de proceso de saldo calculado de vacaciones y permisos
para almacenar saldos a fecha de de 91 días o más y también acumulaciones, Workday utiliza los saldos y los importes de devengo almacenados como punto de partida para los cálculos dinámicos sucesivos.Puede almacenar saldos a partir de la fecha inicial de cualquier periodo dentro del calendario de periodos del plan de vacaciones y permisos. No puede almacenar saldos para una fecha futura.
Si experimenta problemas de rendimiento relacionados con las ausencias, utilice el informe
Consulta de calendarios para proceso de saldo calculado de vacaciones y permisos
para comprobar si tiene calendarios para almacenar saldos de vacaciones y permisos. Si no lo ha hecho, créelos.Prácticas recomendadas para el desempeño
Para mantener un nivel mínimo de desempeño, Workday comprueba todos los meses si un plan de vacaciones y permisos ha almacenado saldos en los últimos 13 meses. Si no lo ha hecho, Workday almacena automáticamente los saldos del 13.º mes anterior al tercer domingo de ese mes. Sin embargo, Workday recomienda programar manualmente procesos personalizados para sus planes de vacaciones y permisos y para los requisitos de gestión.
Le recomendamos lo siguiente:
- No almacene los saldos en fecha de referencia de hoy.
- Ejecute laProgramación de proceso de saldo calculado de vacaciones y permisosen un plazo de 91 días o más. A la hora de almacenar saldos, Workday utiliza la fecha inicial del periodo, derivada del calendario de periodos del plan.
- No ejecuteProgramación de proceso de saldo calculado de vacaciones y permisoscon una frecuencia superior a la de su calendario de periodos. Ejemplos: si el calendario de periodos para el plan de vacaciones y permisos es:
- Bisemanal Puede ejecutar el proceso de forma bisemanal. No ejecute el proceso cada semana.
- Mensual Puede ejecutar el proceso con una frecuencia mensual o inferior. No ejecute el proceso con una frecuencia semanal o bisemanal.
- Trimestral. Ejecute el proceso cada tres meses. No ejecute el proceso con una frecuencia semanal, bisemanal ni mensual.
No ejecute el proceso para el periodo actual. Defina el valorDías antes de fecha de ejecuciónen un valor superior a cero. Como práctica recomendada, defina 91 días o más. El principal beneficio de definir un valor de 91 días o más reside en garantizar que Workday almacene la acumulación, lo cual mejora aún más el desempeño. - Edite la programación del trabajo para procesar menos planes al mismo tiempo o aumentar la frecuencia de periodicidad.
- Programe el proceso para que se ejecute por la noche.En el caso de los proyectos de implementación iniciales de Workday o en el de las fusiones y adquisiciones, tenga en cuenta el orden de las operaciones, ya que este puede afectar a los tiempos de proceso de los cálculos. Para disfrutar de un rendimiento óptimo, al cargar saldos de trabajadores dados de baja en sus entornos de cliente de Workday, Workday recomienda realizar estos pasos en el siguiente orden:
- Cargar las vacaciones y permisos.
- Almacenar los saldos.
- Dar de baja al trabajador.
- Utilice los servicios web de importación para ausencias, vacaciones y permisos en transacciones de registros de gran volumen con más de 2000 filas por carga.
- Tenga en cuenta que hay que generar informes sobre programación de horarios y sincronizarlos. Asegúrese de ejecutar los informes antes de ejecutar los saldos calculados de vacaciones y permisos programados. Ejecute los informes trimestralmente y calcule los saldos almacenados al menos cada trimestre. Proporcionar un punto de partida para calcular los saldos ayuda al marco de elaboración de informes a recuperar la información. Si ejecuta informes trimestrales de acumulación de ausencias en toda la empresa, es preferible hacerlo poco después de que se ejecute el último saldo almacenado programado. Los informes personalizados y los orígenes de datos indexados, como es el caso de Workers for HCM Reporting, son consideraciones clave para lograr un rendimiento eficiente, ya que ayudan a recuperar con mayor eficacia los saldos de ausencias almacenados.
- Si su organización tiene más de 100 000 trabajadores activos en HCM, conviene que revise el rendimiento de su entorno de cliente debido al volumen de transacciones que probablemente tendrá. Admitir este número de trabajadores puede requerir una mayor atención para evaluar el tiempo de ejecución del entorno de cliente y las experiencias del usuario final.
- Ejecute el procesoProgramación de proceso de saldo calculado de vacaciones y permisoscuando los empleados hayan terminado de introducir vacaciones y permisos para el periodo.Ejemplo: antes de ejecutar el proceso de diciembre, espere a que todos los empleados hayan introducido sus vacaciones y permisos al final del año. Este método reduce el número de veces que Workday debe volver a calcular y almacenar saldos como respuesta a entradas retroactivas.
Definición de entorno de cliente
Revise cómo se muestran los saldos en el worklet de ausencias. Si observa que tardan mucho en cargarse, o que el worklet tarda mucho en rellenarse, contemple la posibilidad de acceder a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
y navegue a la sección Vacaciones y permisos
. Seleccione la opción Desactivar saldos de worklet de ausencias
. Los trabajadores pueden seguir viendo sus saldos en el calendario cuando consultan sus ausencias o las solicitan.Revise la configuración del entorno de cliente para Nómina. Acceda a la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
, navegue a la sección Recibos de nómina
y active las opciones Persist Absence Data for Payslips
para mejorar el rendimiento de los recibos de nómina y el servicio web Get Payroll Payslips
. Los datos de ausencia se conservan entre el cálculo del pago y su finalización. Workday examina los datos de ausencia conservados en el resultado de pago, excepto si la nómina se finalizó antes de que activara la opción.Efectos sobre el rendimiento
Estos factores aumentan la complejidad de los cálculos de saldos de vacaciones y permisos. Considere si debe ejecutar el proceso más a menudo para algunos de los planes o todos ellos:
- Frecuencia de calendario de periodos. Ejemplo: semanal o mensual. No utilice calendarios de periodos diarios en los planes de vacaciones y permisos. Workday recomienda seleccionar como mínimo un calendario semanal.
- Límites: superior, inferior y de arrastre.
- Varias acumulaciones asociadas al saldo.
- Varias vacaciones y permisos asociados al plan.
- Saldo de plan que depende de otro saldo de plan.
- Número de periodos procesados en el calendario de periodos.
- Número de empleados elegibles para el plan. Configure la elegibilidad del país en los planes de vacaciones y permisos o en los calendarios de festivos.
- Volumen de sustituciones y ajustes.
- Volumen de solicitudes de vacaciones y permisos con cálculos de horas introducidas mediante Workday Time Tracking.
- Volumen de vacaciones, permisos y correcciones cargados a través de servicios web.
Algunas recomendaciones generales:
- Incluya cada plan en un solo calendario.
- Contemple la posibilidad de almacenar saldos para acumulaciones complejas y para aquellas que utilicen acumulaciones continuas. De no hacerlo, los resultados del entorno de cliente y los tiempos de ejecución pueden verse afectados negativamente.
- Asegúrese de que los calendarios de periodos se limitan únicamente al tiempo necesario para cargar los saldos de los trabajadores. Si crea calendarios de periodos con demasiada antelación y no almacena esos saldos de forma coherente, Workday tardará más tiempo en calcular los saldos de forma dinámica.
- Asegúrese de utilizar cálculos de tabla de consulta avanzada.
- Cuando utilice cálculos relacionados con componente de ausencias (ACRC) deVacaciones y permisos retribuidos, estos tendrán que evaluar otros cálculos, como el límite inferior, para devolver un valor. Lo habitual es que no haga falta utilizar este ACRC si el plan utiliza un límite inferior y la validaciónMáximo permitido de unidades de vacaciones y permisos no retribuidos. Si es posible, utilice el ACRCTime Off Total, ya que este no evalúa otros cálculos.
- Revise sus configuraciones de seguridad. Las configuraciones complejas de las políticas de seguridad de proceso de gestión y los dominios relacionados con ausencias pueden afectar al acceso a las tareas y a los procesos de gestión.
Integraciones
Muchas integraciones utilizan el marco de informes con el fin de recuperar datos para servicios web externos. Si los saldos no se almacenan y se ejecuta el servicio web, los tiempos de ejecución de las integraciones programadas pueden verse afectados. Tenga en cuenta el efecto sobre el rendimiento del entorno de cliente que envía o extrae información para las transacciones de entrada y salida.
En el caso de las transacciones de salida, compruebe si la integración accede a los saldos en función de un periodo temporal. La cantidad de datos y el marco temporal pueden afectar al rendimiento. Si es posible, intente limitar esos marcos temporales. Si sabe que una integración tarda mucho en ejecutarse, contemple la posibilidad de ejecutarla en otro momento o plantéese si el almacenamiento de saldos puede agilizar la integración.