Consideraciones de definición: planes de recursos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los planes de recursos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué configurarlos.
- Cómo encajan en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.
Concepto
Los planes de recursos de Workday le ayudan a dotar de personal a sus proyectos y permiten a sus trabajadores cargar sus horas en un proyecto.
Beneficios empresariales
- Cree y actualice planes de recursos.
- Reducir la entrada de datos para la información de uso común.
- Dote sus proyectos de trabajadores cualificados.
- Configure objetos personalizados para ampliar Workday y cumplir sus requisitos exclusivos de planes de recursos.
- Permita que los trabajadores de proyecto registren sus horas con Workday Time Tracking.
Ejemplos de uso
- Especifique la ventana de tiempo en la que los trabajadores pueden registrar sus horas en un proyecto.
- Controlar el contenido de los planes de recursos para reducir el esfuerzo, mantener la coherencia y evitar errores.
- Buscar trabajadores cualificados que estén disponibles para trabajar en proyectos.
- Equilibre la distribución de las asignaciones de proyecto entre su personal.
- Permitir a los gestores de proyectos dotar de personal a los proyectos con trabajadores que expresen interés en una oportunidad de proyecto.
Preguntas para tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Sus planes de recursos incluirán información común? | Puede crear plantillas para planes de recursos con el fin de rellenar la información común que la mayoría de los usuarios deben introducir. Las plantillas simplifican la entrada de datos y reducen los errores de los usuarios. |
¿Desea permitir que los trabajadores registren sus horas en cualquier proyecto o solo en los proyectos asignados? | Utilice la plantilla de entrada de horas para permitir que los trabajadores de proyecto registren horas en cualquier proyecto, sin tener una asignación en un plan de recursos.
De lo contrario, debe asignar trabajadores de proyecto a un plan de recursos para que puedan registrar horas en el proyecto. |
¿A qué rango de fechas quiere que accedan los trabajadores cuando registren sus horas en un proyecto? | Los trabajadores de un plan de recursos pueden registrar horas en un proyecto o una tarea de proyecto. Workday rellena automáticamente el rango de fechas con las fechas inicial y final del proyecto.
Puede configurar un rango de fechas más limitado para que los trabajadores registren sus horas en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas utilizando las fechas especificadas en:
Puede utilizar varios orígenes para seguir reduciendo el rango de fechas. Los trabajadores solo pueden registrar las horas en las que los rangos de fechas seleccionados se solapan. |
¿Cómo encontrará trabajadores para sus proyectos? | Workday proporciona varios informes que puede utilizar para buscar trabajadores y añadirlos a sus planes de recursos.
Puede configurar el botón Buscar trabajadores para iniciar el informe que mejor se adapte a sus necesidades. |
¿Cuáles son los requisitos para sus roles de proyecto? | Puede simplificar su dotación de personal especificando los requisitos de sus roles de proyecto. Cuando se define, un informe Búsqueda de trabajador devuelve los trabajadores que coinciden con sus requisitos. |
¿Desea permitir que los trabajadores expresen su interés en los roles de proyecto mediante el marketplace de oportunidades? | Puede mostrar proyectos en el marketplace de oportunidades para que los trabajadores puedan expresar su interés en roles de proyecto específicos. Cuando activa Proyectos en el marketplace de oportunidades, los gestores de proyectos pueden elegir si mostrar allí cada uno de sus proyectos.
Los roles de proyecto deben tener habilidades como requisitos de rol, ya que los roles sugeridos aparecen para los trabajadores en función de la coincidencia de habilidades entre los requisitos de rol y el perfil de trabajador. Consulte Pasos: definición de Talent Marketplace. |
¿Qué roles de proyecto debe restringir a las jerarquías de proyectos? | Puede restringir la disponibilidad de los roles de proyecto a jerarquías de proyectos principales específicas. Esta restricción simplifica la selección de roles y reduce los errores de entrada de datos. Las jerarquías secundarias heredan las restricciones de rol de sus jerarquías principales.
Restrinja los roles de proyecto mediante la tarea Mantenimiento de roles de proyecto . |
¿Cómo desea organizar sus roles de proyecto? | Puede especificar las categorías para organizar los roles de proyecto en las líneas de plan de recursos. Utilice la tarea Mantenimiento de categorías de rol de proyecto para añadir o cambiar sus valores. |
¿Cómo desea aprobar líneas de plan de recursos nuevas o modificadas? | Para activar las aprobaciones manuales, configure el proceso de gestión Línea de plan de recursos de proyecto .
Si no configura este proceso de gestión, Workday aprueba automáticamente los planes de recursos nuevos y modificados. |
¿Cómo quiere aprobar nuevos trabajadores de proyecto? | Para activar las aprobaciones manuales, configure el proceso de gestión Solicitud de trabajador .
Si no configura este proceso de gestión, Workday aprueba automáticamente los nuevos trabajadores de proyecto. |
¿Desea diferenciar entre los trabajadores confirmados y los potenciales asignados a una línea de plan de recursos? | Puede configurar el estado de reserva de proyecto para especificar el nivel de compromiso de un trabajador en su línea de plan de recursos asignada. Utilice la tarea Mantenimiento de estado de reserva de proyecto para especificar los valores.
Ejemplo: reserva en firme y reserva anticipada. |
¿Desea restringir que los trabajadores de proyecto seleccionen solo los proyectos asignados en sus informes de gastos? | Puede restringir los worktags de proyecto que los trabajadores pueden seleccionar al crear o editar un informe de gastos.
Para limitar a los trabajadores a seleccionar solo los worktags para sus asignaciones de proyecto, configure la sección Opciones de gastos en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . |
Recomendaciones
Configure el botón
Búsqueda de trabajadores
para abrir el informe Búsqueda de trabajadores disponibles para proyecto
y optimizar el proceso de dotación de personal. Este informe permite a los gerentes ver una descripción general de las cualificaciones de los trabajadores y su disponibilidad a la vez.Cree plantillas para sus planes de recursos a fin de reducir el tiempo que los usuarios dedican a la entrada de datos. Las plantillas rellenan previamente los campos con información común a todos sus proyectos.
Configure la programación de recursos para consultar y gestionar las asignaciones de recursos desde una ubicación con el informe
Gestión de asignaciones de trabajador
. Cree sus planes de recursos en el nivel de jerarquía de proyectos cuando los proyectos de la misma jerarquía utilicen el mismo plan de recursos. Esta configuración:
- Reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos.
- Mantiene la coherencia.
- Evita errores.
Restrinja los roles de proyecto a jerarquías de proyectos principales específicas para simplificar la entrada de datos.
Requisitos
Para poder crear planes de recursos, primero debe crear un proyecto:
- Jerarquías
- Roles
Limitaciones
No puede añadir el mismo trabajador a más de una línea de plan de recursos cuando el trabajador tiene:
- El mismo rol de proyecto
- Fechas solapadas
- Diferentes tarifas de costo estándar
No puede eliminar una línea de plan de recursos cuando:
- Un recurso de tarea hace referencia a la línea de plan de recursos.
- Tiene una asignación de trabajador pendiente.
Definición de entorno de cliente
Acceda a las secciones
Proyectos
y Opciones de gastos
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
para configurar las opciones específicas del proyecto.En función de cómo configure sus planes de recursos en Workday, puede hacer lo siguiente:
- Defina el rango de fechas en el que los trabajadores pueden registrar sus horas en un proyecto.
- Permita que los gerentes de proyectos y de recursos utilicen un informe específico para dotar de personal a sus proyectos. Los gerentes inician este informe desde el botónBuscar trabajadores.
- Restringir a los trabajadores para que seleccionen worktags de proyecto asociados a sus planes de recursos asignados.
- Active la programación de recursos para utilizar el informeGestión de asignaciones de trabajador.
Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Business Process Administration en el área funcional System. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden editar los procesos de gestión Línea de plan de recursos de proyecto y Solicitud de trabajador . |
Manage: Business Process Definitions en el área funcional System. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden gestionar los procesos de gestión Línea de plan de recursos de proyecto y Solicitud de trabajador . |
Set Up: Project en el área funcional Projects. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden:
|
Set Up: Project Hierarchy en el área funcional Project Tracking. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden crear, editar y consultar planes de recursos en la jerarquía de proyectos. |
Set Up: Project Tracking en el área funcional Project Tracking. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden:
|
Manage: Project Resources en el área funcional Project Tracking. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden:
|
Manage: Advanced Project Resource Management en el área funcional Projects. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden utilizar el informe Gestión de asignaciones de trabajador . |
Self-Service: Resource Management en el área funcional Projects. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden buscar proyectos con asignaciones disponibles:
|
Set Up: Advanced Project Resource Management en el área funcional Projects. | Los usuarios con seguridad en este dominio pueden:
|
Para garantizar un acceso adecuado, revise los siguientes roles y actividades de los miembros del equipo:
Roles de seguridad de dominio | Consideraciones |
|---|---|
Administrador financiero | Configura la información de definición del entorno de cliente. |
Administrador de proyectos |
|
Gerente de proyecto
Gerente de recursos |
|
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Project Resource Plan Line en el área funcional Project Tracking | Permite a los usuarios:
Tiene una política de seguridad que le permite abrir las aprobaciones a varios grupos de seguridad. También puede activar el avance manual al siguiente paso por parte de un administrador de procesos de gestión. La seguridad contextual de la organización de supervisión solo está disponible para los trabajadores asignados a un proyecto, no para los trabajadores pendientes de aprobación. Debido a esta seguridad, cuando configura un paso de definición con un gerente de organización de supervisión, también debe configurar una regla de condición Trabajador asignado . |
Solicitud de trabajador en el área funcional Projects | Permite cambios en las asignaciones o asociaciones de trabajadores.
Este proceso de gestión:
|
Elaboración de informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Gestión de asignaciones de trabajador
| Sirve para:
Para activar este informe, defina la programación de recursos. |
Búsqueda de trabajadores disponibles para proyecto
| Utilice este informe para buscar trabajadores cualificados y disponibles para sus proyectos.
Puede configurar Workday para que inicie este informe desde el botón Búsqueda de trabajadores en la línea del plan de recursos. |
Búsqueda de trabajador para proyecto
| Los gerentes de proyectos y de recursos utilizan este informe para buscar trabajadores cualificados para sus proyectos.
Workday inicia automáticamente este informe, por defecto, desde el botón Búsqueda de trabajadores de la línea de plan de recursos. |
Consulta de proyectos recomendados de marketplace de oportunidades
| Cuando los proyectos están activados en el marketplace de oportunidades, los trabajadores del proyecto acceden a este informe desde el marketplace de oportunidades para buscar y expresar interés en los roles de proyecto en función de la coincidencia de habilidades. |
Puede utilizar los siguientes orígenes de datos de informe para crear informes personalizados:
- Eventos de manifestación de interés de proyecto - Todos los estadosen el objeto de gestión Evento de manifestación de interés de proyecto
- Eventos de línea de plan de recursos de proyecto - Todos los estadosen el objeto de gestión Evento de línea de plan de recursos de proyecto
- Requisitos de recursos de proyectoen el objeto de gestión Project Resource Requirement Parameter.
- Roles de proyectoen el objeto de gestión Rol de proyecto
- Hoja de tarifas de costo estándar de proyectoen el objeto de gestión Hoja de tarifas de costo estándar de proyecto
- Detalles de plan de recursosen el objeto de gestión Detalle de plan de recursos de proyecto
- Búsqueda de detalles de plan de recursosen el objeto de gestión Detalle de plan de recursos de proyecto.
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Obtener planes de recursos
Envío de plan de recursos | Gestiona los datos de los planes de recursos y las líneas de plan de recursos tanto para las jerarquías de proyectos como para los proyectos.
Enviar inicia el proceso de gestión Línea de plan de recursos de proyecto para su aprobación solo para los planes de recursos de los proyectos, no para las jerarquías de proyectos. |
Obtención de requisitos para plan de recursos
Transferencia de requisitos para plan de recursos | Gestiona los datos sobre los requisitos de recursos para los planes de recursos. |
Conexiones y puntos de contacto
Función | Consideraciones |
|---|---|
Previsiones de recursos | Debe tener un plan de recursos con recursos asignados para crear una previsión de recursos. |
Presupuestos de proyecto | Puede crear un presupuesto de proyecto basado en un plan de recursos. |
Plantillas de entrada de horas | Puede permitir que los trabajadores registren horas en cualquier proyecto o tarea de proyecto, aunque no tengan una asignación en un plan de recursos. Utilice la plantilla de entrada de horas para activar esta función. |
Gastos | Puede restringir a los trabajadores de proyecto para que seleccionen solo los worktags de proyecto para sus planes de recursos asignados cuando crean un informe de gastos. Utilice la configuración del entorno de cliente financiero para activar esta función. |
Marketplace de oportunidades | Puede permitir que los trabajadores descubran y expresen interés en los roles de proyecto que coincidan con sus habilidades. |
Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.