Concepto: proceso de liquidación
Puede crear una ejecución de liquidación para seleccionar y gestionar los ítems abiertos no pagados y los pagos pendientes de liquidación. Al procesar una ejecución de liquidación, Workday hace lo siguiente:
- Envía la ejecución de liquidación para su aprobación a través del evento de proceso de gestión.
- Liquida los pagos y genera la contabilidad asociada a cada pago.
- Se integra con instituciones financieras y proveedores externos para enviar los archivos de pago.
Ítems abiertos no pagados
Para los ítems abiertos no pagados, Workday crea y liquida el pago. La fecha de pago es la fecha de liquidación. Entre estos ítems figuran los siguientes:
- Anticipos en efectivo
- Ajustes y facturas de cliente
- Transacciones de tarjeta de crédito de gastos
- Informes de gastos
- Ítems interempresa
- Solicitudes de pago diverso
- Transacciones de tarjeta de compras
- Ajustes y facturas de proveedor
- Pagos y devoluciones a alumno
Pagos pendientes
En el caso de los pagos pendientes, el proceso liquida los pagos existentes. La fecha de pago se deriva de la propia transacción y la fecha de liquidación no tiene ninguna relación. Entre estos pagos se incluyen:
- Pagos ad hoc
- Transferencias entre cuentas bancarias para liquidación
- Pagos y devoluciones a cliente
- Pagos de nómina en ciclo y fuera del ciclo
Puede utilizar el informe
Búsqueda de pagos
para buscar y consultar todos los pagos de entrada y salida en un solo lugar.Grupos de pago
El proceso organiza automáticamente los pagos en grupos de pago
en función de criterios como:
- La cuenta bancaria.
- Código de ruta de banco (en facturas de proveedor)
- Categoría (como factura de proveedor, informe de gastos, nómina y pago ad hoc)
- Empresa (para pagos interempresa)
- El centro de costos
- País
- Tipo de tarjeta de crédito
- Moneda
- Código de tramitación (en facturas de proveedor)
- Tipo de referencia (en facturas de proveedor)
- Grupo de pago (nómina)
- Tipo de pago (como cheque o transferencia electrónica de fondos)
- Método de envío de cheque de pago
- Máximo de pagos permitidos en un archivo.
- Sistema de integración
- Organización de supervisión
Puede revisar el estado de liquidación de cada grupo de pago en la confirmación, donde se muestra:
- Cómo procesa la liquidación los pagos agrupados.
- El estado de cada grupo de pago.
- Los detalles y el estado de cada proceso de gestión y paso de subproceso.
- Las personas implicadas en el workflow.
Procesos de gestión posteriores
Cuando el proceso de gestión
Evento de ejecución de liquidación
alcanza el estado Aprobado
, Workday pasa automáticamente a procesos de gestión posteriores:- En el caso de los pagos electrónicos, Workday inicia el proceso de gestiónEvento de liberación de pagopara liberar pagos electrónicos en la ejecución de liquidación. En los pagos electrónicos se incluyen los pagos de tarjeta de crédito.Después de liberar los pagos, Workday comprueba qué sistema de integración está asociado a cada cuenta bancaria. Workday utiliza el sistema de integración asociado para crear y transferir archivos de pago electrónico al banco.
- En el caso de los pagos con cheque, Workday inicia el proceso de gestiónTarea de impresión de cheques. Este proceso crea un elemento de bandeja de entrada de Workday para el especialista en liquidaciones.Una vez finalizado el proceso de gestión, Workday inicia el proceso de gestiónEvento de impresión de pagospara generar un archivo de pago positivo.
- En el caso de los pagos externalizados, Workday inicia el proceso de gestiónEvento de liberación de pago externalizadopara enviar un archivo de integración a un proveedor externalizado.
Una vez que aprueba y finaliza todos los subprocesos aplicables que ha configurado para el
Evento de ejecución de liquidación
, Workday actualiza el estado de ejecución de liquidación a Finalizado
. El proceso de liquidación genera también los asientos contables asociados a cada pago y los envía a la contabilidad financiera de Workday.