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Última actualización: 2023-06-23
Concepto: facturación

Concepto: facturación

Workday utiliza la información que se especifique en el contrato de cliente para crear un programa de facturación. Dicho programa se basa en las cuotas de facturación establecidas en las condiciones del acuerdo. En la fecha pertinente, Workday utiliza la información de cuota para crear una factura de cliente y la envía para su aprobación por parte de la gestión.

Hitos

Puede crear hitos para realizar un seguimiento de la finalización de las tareas y especificar cuándo puede Workday procesar programas y cuotas de facturación y de reconocimiento de ingresos. Puede asignar varios hitos a programas y cuotas. Workday no procesa programas ni cuotas con hitos pendientes.
Puede utilizar estas tareas para configurar hitos estándar:
  • Mantenimiento de tipos de hito de fecha
  • Creación de hito de fecha
Los hitos estándar se convierten en hitos de cliente en cuanto los añade a un cliente. Puede consultar los detalles de los hitos del cliente mediante el informe
Búsqueda de hitos
. Los hitos de cliente son exclusivos para cada combinación de cliente y empresa.
Workday admite los siguientes tipos de hitos:
  • Primera factura del programa de facturación: sirve para iniciar el reconocimiento de ingresos en cuanto se ha producido la facturación.
  • Hitos de fecha: utilice hitos de fecha estándar como base para crear hitos de fecha de cliente.
  • Tareas de proyecto: marque las tareas de proyecto como hitos en el proyecto. Utilice los hitos del proyecto para controlar cuándo factura las transacciones del proyecto y reconoce los ingresos. Puede definir hitos del proyecto para una fase de proyecto o para el proyecto global con el fin de determinar cuándo están disponibles las transacciones para la facturación. Puede utilizar como hitos de contrato las tareas de proyecto marcadas como hitos. No puede eliminar tareas de proyecto que están en uso en un contrato. Puede introducir fechas de finalización estimadas y reales. Una vez finalizada la tarea de proyecto e introducida una fecha final, puede tener lugar la facturación. Workday utiliza la fecha final como fecha de finalización de hito.

Tipos de programa

Puede utilizar la tarea
Mantenimiento de tipos de programa
 para configurar los tipos de programa que se emplearán en programas de facturación y de reconocimiento de ingresos. Cuando activa un tipo de programa para utilizarlo en:
  • Programas de facturación, también tiene la opción de activar
    el programa de facturación
    consolidada
     o de pago anticipado .
  • Programas de reconocimiento de ingresos, también tiene la opción de activar
    Suscripción basada en uso
     o
    Multiperiodo
    .
Workday muestra el contador de uso de cada tipo de programa y puede definir un tipo de programa como
Inactivo
 en cualquier momento. Cuando define un tipo de programa como
Inactivo
, Workday elimina la opción de la lista de valores
Tipo de programa/calendario
 en los programas de facturación y reconocimiento de ingresos.

Programas de facturación y cuotas

Puede realizar lo siguiente:
  • Vincular líneas de contrato que abarquen varios contratos para los mismos valores de empresa y cliente con el mismo programa de facturación.
  • Definir tipos de programa para poder clasificarlos. Este proceso simplifica las búsquedas, las aprobaciones y los informes.
  • Crear programas de facturación de cuotas o transacciones para gestionar determinados tipos de líneas de contrato o programas de facturación consolidada y, de este modo, gestionar líneas de cuota, de transacción y de contrato de pago anticipado en un solo programa.
Workday crea cuotas en función de las fechas inicial y final programadas, que pueden diferir de las fechas inicial y final de la línea de contrato. También puede configurar la fecha de factura que se asignará, que puede diferir de la fecha inicial de cuota.
Workday admite los siguientes métodos de facturación para cada programa de facturación y puede cambiarlos durante la duración del programa:
  • Cuota definida
    : defina el importe de la primera y la última cuota para cada línea de contrato. Workday distribuye el importe restante de manera uniforme entre las demás cuotas. No puede usar este método de facturación en programas de facturación consolidada.
  • Asignación equitativa
    : defina un número determinado de cuotas con importes iguales.
  • Personalizado
    : usted controla todos los aspectos de las cuotas.
Un programa de facturación incluye una o más cuotas. Cada cuota de facturación:
  • Crea una factura de cliente.
  • Se convierte en una línea de factura.
  • Obtiene atributos de la línea de contrato asociada.
Una vez generadas las cuotas, puede realizar lo siguiente:
  • Actualizar manualmente las cuotas individuales.
  • Volver a generar las cuotas de facturación automáticamente tras realizar cambios en los importes del contrato. Esta función solo se aplica a los métodos de facturación
    Asignación equitativa
     o a los métodos de reconocimiento de ingresos
    Asignación equitativa
     y
    Número de días
    .
  • Actualizar los programas automáticamente cuando realice cambios en las líneas de contrato.
  • Editar todas las cuotas a la vez cuando tenga un programa personalizado.
Workday asigna el estado
Descuadrado
 cuando sucede lo siguiente:
  • No programa exactamente las cuotas de la línea de contrato.
  • Un programa personalizado factura más de la cuenta.
Puede crear facturas de cliente a partir de cuotas de facturación después de aprobar el programa de facturación.

Facturación para satisfacción de pedido

Cuando registra la satisfacción de pedido para líneas de contrato de cliente, puede generar una facturación basada en las órdenes parcial o totalmente satisfechas.

Creación de facturas de cliente a partir de cuotas de facturación

Con la tarea
Creación de facturas de cliente a partir de cuotas de facturación
, puede ejecutar esta tarea según sea necesario o como un proceso programado. Esta tarea le permite realizar lo siguiente:
  • Seleccionar las cuotas de facturación disponibles para facturar.
  • Marcar las facturas para enviarlas para su aprobación automática.
Puede realizar lo siguiente:
  • Realizar cambios limitados en la factura de cliente y añadir más líneas.
  • Crear facturas que hagan referencia a líneas de contrato cuando realice ajustes de factura.
Workday refleja cualquier cambio en los importes de línea de factura en la cuota de facturación. El importe facturado de la línea de contrato refleja todas las facturas aprobadas.

Retención de facturas de cliente

Puede realizar lo siguiente:
  • Retener una parte de una factura de cliente, lo que le permite utilizar programas de facturación para realizar un seguimiento de la retención y reducir así los errores de entrada manual.
  • Contabilizar la contabilidad de los importes retenidos de las facturas en distintas cuentas de libro mayor mediante una nueva regla de contabilización.
  • Admitir varios tipos de programas de facturación, incluida la facturación de transacciones y cuotas.
  • Liberar la totalidad o una parte de los saldos de retención por línea de contrato para la facturación, cuando el contrato cumpla los requisitos.