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Última actualización: 2025-12-12
Cuestiones relativas a la configuración: informes 1099

Cuestiones relativas a la configuración: informes 1099

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificación la configuración y el uso de los informes 1099. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

La función de informes 1099 genera formularios 1099 del IRS a partir de sus pagos a proveedores, trabajadores contingentes, inversores, perceptores ad hoc y perceptores diversos.

Beneficios para la empresa

  • Le ayuda a cumplir con el IRS al presentar los formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
  • Reduce la carga administrativa de exportar datos de pago a aplicaciones de terceros.
  • Respalda la integridad de datos mediante el cálculo automático de los importes retenidos por impuestos y ingresos federales y estatales a partir de sus datos de Workday .

Ejemplos de uso

Mientras su organización se prepara para el proceso 1099:
  • Ejecute el
    Informe de auditoría 1099
     para asegurarse de que ha configurado correctamente sus perceptores 1099. búsqueda (noun), buscar (verb) perceptores 1099 a los que les falta una dirección principal o un número de ID fiscal. Actualiza estos perceptores y vuelve a ejecutar el
    informe de auditoría 1099
     .
  • Obtiene una vista previa de los detalles de pago 1099. Identifica que falta un pago notificable que se produjo en un sistema heredado . Puede crear un ajuste 1099 para que el formulario 1099-NEC emitido al perceptor refleje todo lo que su organización le ha pagado este año. Vuelve a obtener una vista previa de los detalles de pago 1099 y continúa realizando correcciones en la configuración, los perceptores y los pagos según sea necesario.
  • Usted genera un archivo de prueba desde Workday y lo cargar en el sistema de prueba IRS FIRE durante el periodo de prueba.
  • Usted genera un archivo desde Workday y lo cargar en el IRIS Taxpayer Portal del IRS.
Cuando su organización inicie el proceso 1099:
  • Usted genera formularios 1099-MISC y 1099-NEC que imprime y envía por correo a todos los perceptores 1099. Selecciona Copia B e imprime en papel en blanco con IDs fiscales truncados.
  • Genere formularios electrónicos 1099-MISC y 1099-NEC en Workday y cargar en el sistema IRS FIRE o en el IRIS Taxpayer Portal.
Después de enviar los formularios 1099 a los perceptores y presentarlos ante el IRS:
  • Un proveedor se pone en contacto con usted porque nunca ha recibido su formulario 1099. Vuelve a imprimir el 1099 para este perceptor individual .
  • Un proveedor llama a su organización para comunicarle que su formulario 1099 lo notifica erróneamente como FATCA. Puede crear un cambio (noun), cambiar (verb) de proveedor en Workday, imprimir un formulario corregido para el perceptor y generar un archivo corregido que se envía al IRS.
  • Se da cuenta de que ha pasado por alto un perceptor. Puede crear una ejecución adicional del 1099, imprimir un formulario 1099 que se enviará por correo al perceptor y generar un archivo 1099 electrónico únicamente para el perceptor omitido, que se cargar en el sistema IRS FIRE o en el IRIS Taxpayer Portal del IRS.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas
Consideraciones
¿Sobre qué casillas 1099-MISC y 1099-NEC presenta sus informes?
Con la tarea
Actualización de configuración de 1099
 , puede hacer lo siguiente:
  • Asigne categorías de gasto o jerarquías de categoría de gasto a casillas de los formularios 1099.
  • Especifique importes de umbral en una o varias categorías.
Workday excluye los formularios con exceso de pagos de paracaídas dorados de los archivos electrónicos FIRE, ya que estos importes ya no se pueden enviar al sistema FIRE. Debe presentar estos formularios 1099 por separado. VerGeneración de archivos electrónicos 1099 .
¿Cómo se envían las declaraciones informativas 1099 al IRS?
Workday le permite:
  • Genere formularios 1099 electrónicos que pueda descarga y presentación electrónica manualmente con el sistema IRS FIRE o el IRIS Taxpayer Portal del IRS.
  • Imprima formularios 1099 para sus perceptores.
Puede presentar solicitudes para varias empresas con un solo código de control de transmisor.
¿Presenta declaraciones 1099 en estados que participan en el programa Combined Federal/State Filing (CF/SF)?
Workday puede generar declaraciones electrónicas 1099 que cumplan los requisitos del programa CF/SF.
Cuando consolida pagos a proveedor en representación de varias empresas al mismo proveedor, ¿qué empresa expide el formulario 1099?
Workday rellena el pagador en los formularios 1099 con la empresa que paga la factura o crea la ejecución de liquidación.

Recomendaciones

  • Al migrar a Workday a mitad de año y cargar los saldos iniciales del formulario 1099 con ajustes del formulario 1099:
    • Cree un ajuste en Workday para cada pago heredado .
    • Introduzca la información de pago heredado en el campo de nota para poder consultarla más tarde.
  • Utilice los ajustes 1099 solo cuando no pueda corregir la transacción original en Workday.

Requisitos

Para presentar electrónicamente ante el IRS:
Defina códigos de transacción y de retención de impuestos que contengan tipos impositivos para las siguientes entidades fiscales:
  • El IRS
  • Estados en los que declara ingresos 1099
VerPasos: definición de impuestos de transacciones yPasos: definición de retención de impuestos .
Para que Workday incluya un pago en un formulario 1099 para un ejercicio de informe y una administración tributaria (solo para Puerto Rico Payroll) federal o estatal , debe hacer lo siguiente:
  • Incluya el pago en una de estas transacciones:
    • Ajustes 1099
    • Pagos ad hoc
    • Pagos varios
    • Facturas de proveedor
  • Defina al destinatario de su pago como perceptor 1099 .
  • Seleccione las categorías de gasto y los importes que ha asignado a las categorías 1099 del IRS.
  • Utilice un código de impuesto que haya asignado a:
    • Un tipo impositivo federal
    • Un tipo impositivo estatal, cuando se declara al estado.
    Workday utiliza el código de impuesto de su pago para determinar la administración tributaria (solo para Puerto Rico Payroll) a la que debe notificar el pago. Ejemplo: notifica pagos sin retención de impuestos a California. Utiliza un código de impuesto que contiene el tipo impositivo federal y un tipo impositivo estatal de California del cero por ciento.
  • Pague o liquide la transacción durante el ejercicio de informe.
    Workday utiliza la fecha de pago para los informes 1099, no la fecha de transacción. Ejemplo: un trabajador contingente autónomo envía una factura de proveedor el 25 de diciembre y su empresa la paga el 2 de enero. El pago se aplica a los informes 1099 para el nuevo año.
  • Asegúrese de que el pago tenga el estado
    Aceptado
     cuando utilice la función de reconocimiento de pago.

Limitaciones

Workday solo soporte a los siguientes formularios:
  • 1099-MISC.
  • 1099-NEC.
  • 1096.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios
Consideraciones
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 y
Set Up: Payee Tax Authority Information
 en el área funcional Supplier Accounts .
Los usuarios con acceso en ambos dominios pueden seleccionar formatos de formulario 1099 y 1096.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 en el área funcional Supplier Accounts .
Los usuarios pueden:
  • Utilice la
    zona de trabajo 1099
     .
  • Ejecute el
    informe 1099
     .
  • Ejecute el
    informe de auditoría 1099
     .
  • Cree ejecuciones de 1099.
  • Cree ejecuciones corregidas de 1099.
  • Imprima los formularios 1099 y 1096.
Reports: Supplier Accounts
 en el área funcional Supplier Accounts .
Los usuarios pueden ejecutar el
informe de número de ID fiscal de proveedor duplicado
 .
Set Up: Payee Tax Authority Information
 en el área funcional Supplier Accounts .
Los usuarios pueden asignar:
  • 1099 categorías a categorías y jerarquías de gasto.
  • Una administración tributaria (solo para Puerto Rico Payroll) a la retención de impuestos federal o estatal 1099
Set Up: Tax
 en el área funcional Common Financial Management .
Los usuarios pueden definir los detalles de impuestos de la empresa para los informes 1099.

Procesos de gestión

Proceso de gestión
Consideraciones
Ajuste 1099
Los usuarios pueden ajustar las categorías de gasto 1099 y los saldos iniciales.
Evento de ejecución de presentación electrónica de 1099
Los usuarios pueden generar formularios 1099 electrónicos.

Informes

Informes
Consideraciones
Informe de auditoría 1099
Consulte los perceptores 1099 con actividad de factura o pago que requieren información fiscal adicional para mostrar en los formularios 1099, como:
  • Un ID fiscal de Estados Unidos.
  • Una dirección principal o de declaración de impuestos
Detalles de pago 1099
Revise todas las transacciones de pago a los perceptores 1099, incluidos los pagos:
  • Por debajo de los umbrales 1099.
  • En categorías de gasto y jerarquías de categoría de gasto que no ha asignado a ninguna casilla del IRS.
  • Con tipos de pago que excluye de los informes 1099.
Puede acceder al informe desde la tarea
Creación de detalles de pago 1099
 y el informe
Búsqueda de detalles de pago 1099
 . VerPasos: vista previa de detalles de pago 1099 .
Le recomendamos que no acceda a las tareas
Ejecución
 o
Programación
 desde el menú de acciones relacionadas del informe
Detalles de pago 1099
 , ya que podría mostrar información incompleta.
No puede copiar el informe
Detalles de pago 1099
 .
Informe de número de ID de contribuyente de proveedor duplicado
Identifique a los proveedores que puedan tener números de ID de contribuyente duplicado .
Buscar 1099
Consulte los detalles del formulario 1099 para la empresa y el ejercicio fiscal seleccionados .
Búsqueda de ajustes 1099
Consulte los ajustes del formulario 1099 para una o varias empresas, ejercicios fiscales o perceptores.
Búsqueda de ejecuciones de 1099
Consulte las ejecuciones de 1099 que ya ha generado para las empresas y los años calendario seleccionados.
Consulta de configuración 1099
Consulte la asignación de categorías de gasto o jerarquías de categoría de gasto y umbrales a las casillas 1099-MISC o 1099-NEC para el año seleccionado.

Integraciones

Servicios web
Consideraciones
Get 1099 MISCs
Recuperar datos de una ejecución de 1099-MISC o 1099-NEC, filtrados opcionalmente por empresa.
Get Company 1099 MISC Data
Recuperar todos los datos de una ejecución completa de 1099-MISC o 1099-NEC, incluida la información de resumen por pagador.
Introducción de código de ingresos 1042-S
Añada o actualice los códigos de ingresos 1042-S, así como las categorías o jerarquías de gastos de retención de impuestos.
Envío de ajuste 1099
Cuando migra a Workday a mitad de año, puede usar un EIB y crear ajustes para cargar sus saldos iniciales de 1099.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Efectivo
Workday utiliza los datos de los pagos ad hoc a proveedores, trabajadores contingentes, perceptores ad hoc e inversores para calcular los importes del formulario 1099.
Liquidaciones
  • Workday solo incluye los importes de documentos pagados o liquidados en los importes de 1099.
  • Cuando utiliza la función de reconocimiento de pago, el reconocimiento de pago debe tener el estado
    Aceptado
     de la institución financiera.
  • Workday utiliza los datos de pagos diversos a perceptores diversos para calcular los importes del formulario 1099.
Cuentas de proveedor
Workday utiliza los datos de las facturas de proveedor y los ajustes de factura de proveedor a proveedores y trabajadores contingentes para calcular los importes del formulario 1099.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.