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Última actualización: 2024-11-29
Consideraciones de definición: informes 1099

Consideraciones de definición: informes 1099

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los informes 1099. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

La función de informes 1099 genera formularios 1099 del IRS a partir de sus pagos a proveedores, trabajadores contingentes, inversores, perceptores ad hoc y perceptores diversos.

Beneficios para la empresa

  • Le ayuda a mantener el cumplimiento normativo con el IRS al presentar los formularios 1099-MISC y 1099-NEC.
  • Reduce la carga administrativa de exportar datos de pago a aplicaciones de terceros.
  • Respalda la integridad de los datos mediante el cálculo automático de los importes retenidos por impuestos y rentas federales y estatales a partir de sus datos de Workday.

Ejemplos de uso

Mientras su organización se prepara para el proceso 1099:
  • Ejecute el
    Informe de auditoría 1099
     para asegurarse de que ha configurado correctamente sus perceptores 1099. Encuentra perceptores 1099 a los que les falta una dirección principal o un número de ID fiscal. Actualice estos perceptores y vuelva a ejecutar el
    informe de auditoría 1099
    .
  • Obtiene una vista previa de los detalles de pago 1099. Identifica que falta un pago notificable que se ha producido en un sistema heredado. Crea un ajuste 1099 para que el formulario 1099-NEC emitido al perceptor refleje todo lo que su organización le ha pagado este año. Vuelve a obtener una vista previa de los detalles de pago del formulario 1099 y sigue realizando correcciones en la configuración, los perceptores y los pagos según sea necesario.
  • Genera un archivo de prueba desde Workday y lo carga en el sistema de prueba IRS FIRE durante el periodo de prueba.
Cuando su organización inicie el proceso 1099:
  • Genera formularios 1099-MISC y 1099-NEC que imprime y envía por correo a todos los perceptores 1099. Selecciona Copia B e imprime en papel en blanco con IDs fiscales truncados.
  • Genera formularios electrónicos 1099-MISC y 1099-NEC en Workday y los carga en el sistema IRS FIRE.
Después de enviar los formularios 1099 a los perceptores y presentarlos ante el IRS:
  • Un proveedor se pone en contacto con usted porque nunca ha recibido su formulario 1099. Vuelve a imprimir el 1099 para este perceptor individual.
  • Un proveedor llama a su organización para informarle de que su formulario 1099 lo notifica por error como FATCA. Puede crear un cambio de proveedor en Workday, imprimir un formulario corregido para el perceptor y generar un archivo corregido que se envía al IRS.
  • Se da cuenta de que se ha perdido un perceptor. Puede crear una ejecución adicional de 1099, imprimir un formulario 1099 que se envía por correo al perceptor y generar un archivo 1099 electrónico solo para el perceptor omitido, que se carga en el sistema IRS FIRE.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas
Consideraciones
¿Sobre qué casillas 1099-MISC y 1099-NEC informa?
Con la tarea
Actualización de configuración de 1099
 , puede hacer lo siguiente:
  • Asigne categorías de gasto o jerarquías de categorías de gasto a casillas de los formularios 1099.
  • Especifique importes de umbral en una o varias categorías.
¿Cómo se envían las declaraciones informativas 1099 al IRS?
Workday le permite:
  • Genere formularios 1099 electrónicos que pueda descargar y presentar manualmente con el sistema IRS FIRE.
  • Imprima formularios 1099 para sus perceptores.
Puede presentar solicitudes para varias empresas con un solo código de control de transmisor.
¿Presenta declaraciones 1099 en estados que participan en el programa de presentación combinada federal/estatal (CF/SF)?
Workday puede generar declaraciones 1099 electrónicas que cumplan los requisitos del programa CF/SF.
Cuando consolida pagos a proveedores en nombre de varias empresas al mismo proveedor, ¿qué empresa expide el formulario 1099?
Workday rellena el pagador en los formularios 1099 con la empresa que paga la factura o crea la ejecución de liquidación.

Recomendaciones

  • Cuando migra a Workday a mitad de año y carga los saldos iniciales de 1099 con ajustes de 1099:
    • Cree un ajuste en Workday para cada pago heredado.
    • Introduzca la información de pago heredada en el campo de nota para poder consultarla más tarde.
  • Utilice los ajustes de 1099 solo cuando no pueda corregir la transacción original en Workday.

Requisitos

Para presentar electrónicamente ante el IRS:
Defina códigos de transacción y de retención de impuestos que contengan tipos impositivos para las siguientes entidades fiscales:
  • El IRS
  • Estados en los que declara ingresos 1099
Consulte Pasos: definición de impuestos de transacciones y Pasos: definición de retención de impuestos.
Para que Workday incluya un pago en un formulario 1099 para un año de informe y una entidad fiscal federal o estatal, debe hacer lo siguiente:
  • Incluya el pago en una de estas transacciones:
    • Ajustes 1099
    • Pagos ad hoc
    • Pagos varios
    • Facturas de proveedor
  • Defina al destinatario de su pago como perceptor 1099.
  • Seleccione las categorías de gasto y los importes que ha asignado a las categorías 1099 del IRS.
  • Utilice un código de impuesto que haya asignado a:
    • Un tipo impositivo federal
    • Un tipo impositivo estatal, cuando depende del estado.
    Workday utiliza el código de impuesto de su pago para determinar la entidad fiscal a la que debe notificar el pago. Ejemplo: notifica pagos sin retención de impuestos a California. Utiliza un código de impuesto que contiene el tipo impositivo federal y un tipo impositivo estatal de California del cero por ciento.
  • Pague o liquide la transacción durante el ejercicio contable.
    Workday utiliza la fecha de pago para los informes 1099, no la fecha de transacción. Ejemplo: un trabajador contingente independiente envía una factura de proveedor el 25 de diciembre y su empresa la paga el 2 de enero. El pago se aplica a los informes 1099 del nuevo año.
  • Asegúrese de que el pago tenga el estado
    Aceptado
     cuando utilice la función de reconocimiento de pago.

Limitaciones

Workday no admite la presentación electrónica de formularios 1099 con Information Returns Intake System (IRIS).
Workday solo admite informes 1099 para empresas con una moneda base de USD.
Workday solo admite los siguientes formularios:
  • 1099-MISC.
  • 1099-NEC.
  • 1096.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios
Consideraciones
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 y
Set Up: Payee Tax Authority Information
 en el área funcional Supplier Accounts.
Los usuarios con acceso en ambos dominios pueden seleccionar formatos de formulario 1099 y 1096.
Reports: Supplier Accounts 1099 - USA
 en el área funcional Supplier Accounts.
Los usuarios pueden:
  • Utilice la
    zona de trabajo 1099
    .
  • Ejecute el
    informe 1099
    .
  • Ejecute el
    informe de auditoría 1099
    .
  • Cree ejecuciones de 1099.
  • Cree ejecuciones de 1099 corregidas.
  • Imprima los formularios 1099 y 1096.
Reports: Supplier Accounts
 en el área funcional Supplier Accounts
Los usuarios pueden ejecutar el
informe de número de ID fiscal de proveedor duplicado
.
Set Up: Payee Tax Authority Information
 en el área funcional Supplier Accounts.
Los usuarios pueden asignar:
  • 1099 categorías a categorías y jerarquías de gasto.
  • Una entidad fiscal a la retención de impuestos federal o estatal 1099
Set Up: Tax
 en el área funcional Common Financial Management.
Los usuarios pueden definir los detalles de impuestos de la empresa para los informes 1099.

Procesos de gestión

Proceso de gestión
Consideraciones
Ajuste 1099
Los usuarios pueden ajustar las categorías de gasto 1099 y los saldos iniciales.
Evento de ejecución de presentación electrónica de 1099
Los usuarios pueden generar formularios 1099 electrónicos.

Informes

Informes
Consideraciones
Informe de auditoría 1099
Consulte los perceptores 1099 con actividad de factura o pago que requieren información fiscal adicional para mostrarse en los formularios 1099, como:
  • Un ID fiscal de Estados Unidos.
  • Una dirección principal o de declaración de impuestos.
Detalles de pago 1099
Revise todas las transacciones de pago a perceptores 1099, incluidos los pagos:
  • Por debajo de los umbrales 1099.
  • En categorías de gasto y jerarquías de categorías de gasto que no ha asignado a ninguna casilla del IRS.
  • Con tipos de pago que excluya de los informes 1099.
Puede acceder al informe desde la tarea
Creación de detalles de pago 1099
 y el informe
Búsqueda de detalles de pago 1099
 . Consulte Pasos: vista previa de detalles de pago 1099.
Le recomendamos que no acceda a las tareas
Ejecución
 o
Programación
 desde el menú de acciones relacionadas del informe
Detalles de pago 1099
 , ya que podría mostrar información incompleta.
No puede copiar el informe
Detalles de pago 1099
 .
Informe de número de ID de contribuyente de proveedor duplicado
Identifique a los proveedores que puedan tener números de ID de contribuyente duplicados.
Buscar 1099
Consulte los detalles del formulario 1099 para la empresa y el ejercicio fiscal seleccionados.
Búsqueda de ajustes 1099
Consulte los ajustes del formulario 1099 para una o varias empresas, ejercicios fiscales o perceptores.
Búsqueda de ejecuciones de 1099
Consulte las ejecuciones de 1099 que ya ha generado para las empresas y los años naturales que ha seleccionado.
Consulta de configuración 1099
Consulte la asignación de categorías de gasto o jerarquías de categorías de gasto y umbrales a las casillas 1099-MISC o 1099-NEC para el año seleccionado.

Integraciones

Servicios web
Consideraciones
Obtener 1099 MISC
Recuperar datos de una ejecución de 1099-MISC o 1099-NEC, filtrados opcionalmente por empresa.
Obtención de datos MISC 1099 de empresa
Recuperar todos los datos de una ejecución completa de 1099-MISC o 1099-NEC, incluida la información de resumen por pagador.
Introducción de código de ingresos 1042-S
Añada o actualice los códigos de ingresos 1042-S, así como las categorías o jerarquías de gastos de retención de impuestos.
Envío de ajuste 1099
Al migrar a Workday a mitad de año, puede utilizar un EIB y crear ajustes para cargar los saldos iniciales del formulario 1099.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Efectivo
Workday utiliza los datos de los pagos ad hoc a proveedores, trabajadores contingentes, perceptores ad hoc e inversores para calcular los importes del formulario 1099.
Liquidaciones
  • Workday solo incluye los importes de los documentos pagados o liquidados en los importes de 1099.
  • Cuando utiliza la función de reconocimiento de pago, el reconocimiento de pago debe tener el estado
    Aceptado
     de la institución financiera.
  • Workday utiliza los datos de pagos diversos a perceptores diversos para calcular los importes del formulario 1099.
Cuentas de proveedor
Workday utiliza los datos de las facturas de proveedor y los ajustes de factura de proveedor a proveedores y trabajadores contingentes para calcular los importes del formulario 1099.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.