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Última actualización: 2023-06-23
Creación de líneas de gasto

Creación de líneas de gasto

  • Cree ítems de gasto.
  • Cree informes de gastos para trabajadores, no trabajadores o aspirantes.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de informe de gastos
     y la política de seguridad en el área funcional Expenses.
Al crear las líneas de gasto, puede especificar detalles y adjuntar archivos e imágenes desde el dispositivo móvil para acreditar las transacciones de gastos.
  1. Acceda al informe de gastos al que desea añadir líneas.
  2. En la ficha
    Líneas de gasto
    , haga clic en
    Añadir
     para seleccionar el tipo de gasto que se va a incluir en la línea de gasto.
  3. Añada archivos adjuntos a las líneas de gasto (opcional).
  4. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Cotización de moneda
    Esta opción únicamente está disponible cuando cambia la moneda.
    Workday utiliza el tipo de cambio de moneda más reciente para el tipo de cotización de la moneda. Puede sustituir de forma manual la cotización de moneda que se haya introducido.
    Si descarga los detalles de línea de una transacción de tarjeta de crédito electrónica, Workday utiliza el tipo de cambio de la transacción en la línea de gasto.
    Importe convertido
    Esta opción únicamente está disponible cuando cambia la moneda.
    El
    Importe convertido
     es el importe reembolsable en la moneda convertida. Workday multiplica el
    Total de importe
     por la
    Cotización de moneda
    .
    Workday utiliza la
    Moneda por defecto
     que se ha configurado en el entorno de cliente en lugar de la
    Cotización de moneda
     para calcular el importe reembolsable siempre que:
    • Se sobrescriba la cotización de la moneda.
    • Se configure un valor de
      Importe máximo
       en la tabla de tarifas de gastos.
    Empresa
    Esta opción únicamente está disponible si su empresa ha activado el proceso interempresa para los informes de gastos.
    Seleccione una empresa diferente a la que aparece en la cabecera para asignar la línea de gasto.
    No puede cambiar la
    Empresa
     si:
    • La línea de gasto es un gasto personal.
    • El informe de gastos se ha vinculado a una autorización de gasto o a una contabilidad de compromisos.
    • La
      Empresa
       tiene asociado un worktag de proyecto de inversión.
    Worktags
    Utilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag
    . Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.
    Si está activado en el ítem de gasto, puede sustituir manualmente los worktags relacionados y seleccionarlos de una lista de valores configurados.
    En el caso de los gastos facturables, puede seleccionar worktags para asociarlos con ellos, como un proyecto o un cliente.
    Detalles de ítem
    Al introducir varias líneas en una tabla de tarifas de ítem de gasto con acumuladores, Workday acumula los importes de las líneas de la tabla de tarifas y los añade al total de ítem de gasto.
    Código de impuesto
    Esta opción únicamente está disponible cuando se marca la casilla
    Activar impuestos
    .
    Según las reglas de impuestos que se hayan definido para un país, Workday rellenará el código de impuesto en función de la
    Región de viaje
     o del
    País
    . Cambie el código de impuesto cuando sea necesario para garantizar que el importe de impuesto es correcto en la línea y coincide con el recibo.
    Si en el ítem que ha seleccionado no se incluye el atributo de país o región de viaje, seleccione manualmente el código de impuesto.
    Importe de impuesto
    Esta opción únicamente está disponible cuando se marca la casilla
    Activar impuestos
    .
    Mediante el campo
    Total de importe
    , Workday calcula el impuesto en función del código de impuesto y la aplicabilidad del impuesto asociados al ítem de gasto.
    El
    Total de importe
     y el
    Código de impuesto
     determinan el
    Importe de impuesto
     de la línea de gasto.
    Si el
    Importe de impuesto
     no coincide con el recibo, el revisor puede corregirlo.
    Facturable
    Seleccione esta opción si la línea de gasto se puede facturar a un proyecto o cliente.
Al crear una nueva línea de gasto o al hacer clic para salir de la línea actual, Workday lleva a cabo lo siguiente:
  • Guarda los detalles de la línea de gasto actual.
  • Actualiza los totales de la cabecera del informe de gastos y lo guarda.
Desglose las líneas del informe de gastos.