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Última actualización: 2023-09-08
Pasos: definición de recibos de correo electrónico de gastos

Pasos: definición de recibos de correo electrónico de gastos

Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Su organización está en el Acuerdo de servicio principal (MSA) o en el Acuerdo de servicio principal universal (UMSA). Para determinar el acuerdo de servicio de suscripción de su organización:
  1. Seleccione su avatar de perfil en Workday Community .
  2. Seleccione
    Perfil
     .
  3. En su página de perfil, seleccione el nombre de su organización, que se encuentra debajo de su nombre y junto a su título de puesto.
  4. Consulte el valor de su
    acuerdo de servicio de suscripción
     .
Si el valor es:
  • UMSA
     , la función está disponible automáticamente. Puede omitir el paso
    Enable Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers
     . Para obtener más información sobre las contribuciones de datos de aprendizaje automático, consulte Concepto: Workday AI for Universal Main Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , debe activar esta función a través de Innovation Services mediante el paso
    Enable Innovation Services Feature and AI Data Contributions for MSA Customers
     .
Nota: los clientes de UMSA no tienen tareas e informes de Innovation Services en sus entornos de cliente, ya que estos son solo para clientes de MSA. Los clientes de UMSA pueden ignorar toda la información relacionada con Innovation Services.
Puede permitir que los perceptores de gasto y sus delegados envíen recibos de gastos por correo electrónico a Workday como archivo archivo adjunto o en el cuerpo del correo electrónico. A continuación, Workday creará gastos de introducción rápida que estas personas podrán incluir en sus informes de gastos.
  2. Seleccione
    Ingesta de datos de correos electrónicos
     en la ficha
    Servicios disponibles
     .
    Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community .
  3. Conceda permisos a grupos de seguridad al dominio de seguridad
    Set Up: Inbound Email
     en el área funcional System .
  5. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
    .
    En la sección
    Definición de sistema
    , seleccione la casilla
    Permitir archivos adjuntos en correos electrónicos
    .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tenant Setup - System
     en el área funcional System.
  6. Para configurar:
    1. dominio de recepción proporcionado por Workday, consulte Configuración de parámetros de ingesta de datos de correos electrónicos .
    2. dominio de recepción proporcionado por el cliente , consulte Pasos: definición de dominios de recepción proporcionados por el cliente .
    Workday recomienda configurar un dominio de recepción proporcionado por Workday.
  7. Si ha configurado un dominio de recepción proporcionado por el cliente, acceda a la tarea
    Configuración de parámetros de ingesta de datos de correos electrónicos
     (opcional).
    1. Seleccione el tipo de notificación
      Recibo de gastos
       y asócielo a su dominio de recepción . Ejemplo: introduzca recibos@gastos. empresa.com como dominio para el tipo de notificación
      Recibo de gastos
       .
    2. Para permitir que los remitentes de gastos envíen recibos de gastos, deje vacío la lista
      de remitentes permitidos
       .
      Los remitentes de gastos deben añadir una dirección de correo electrónico a su información de contacto en su perfil de Workday .
Los perceptores de gasto y sus delegados pueden enviar recibos de gastos por correo electrónico.
Si un correo electrónico contiene un recibo en el cuerpo del correo electrónico y como archivo adjunto, Workday solo crea un gasto de introducción rápida para el recibo adjunto. Si se produce un error al crear un gasto de introducción rápida, el perceptor de gasto recibe una notificación.
Workday recomienda enviar los siguientes tipos de archivos adjuntos compatibles con reconocimiento óptico de caracteres; OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF
Se muestra una tarjeta en el
centro de operaciones de gastos
 que permite a los usuarios saber cómo pueden enviar recibos de gastos. Puede especificar la dirección de correo electrónico y permitir que los usuarios envíen la información de la tarjeta a sus teléfonos con un mensaje de texto. Consulte Personalización de la tarjeta del centro de operaciones de gastos .
Puede acceder al informe
Ingesta de datos de recibos de gastos por rango de fechas
 para solucionar problemas relacionados con la ingesta de correos electrónicos .
Los perceptores de gasto pueden acceder a la tarea
Edición de mis transacciones de gastos
 para eliminar gastos de introducción rápida.